創建世界一流示范企業檔案工作研究

文/高向麗 李 芳 汪艷霞

檔案室是企業的文件信息存取中樞、檔案資源保管基地、檔案知識服務中心、文化展示平臺。神東煤炭集團檔案室作為神東礦區唯一的檔案專業化管理單位，做好檔案管理工作，對于助力國家能源集團建成世界一流示范企業具有重要的意義。隨著企業內外部環境發生深刻變化，神東檔案室亟需突破傳統的思維方式和工作模式，創新理念，調整方式，拓寬領域，為創建世界一流示范企業做出貢獻。

一、神東檔案管理現狀

神東煤炭集團檔案信息開發利用工作采取“集中統一管理，分級負責”的體制，其中，公司機關各部室及中心區未設檔案室的單位所形成的檔案資料由公司檔案室統一管理；基層單位檔案室負責本單位形成檔案的保管利用。

公司檔案室承擔公司檔案保管、利用職責和公司檔案事業管理職能，主要負責公司各類檔案管理、檔案開發利用、檔案統計、檔案人員培訓及公司重大建設項目檔案業務指導和驗收工作；按規定及時接收、整理、歸檔、保管公司檔案，為各單位提供借閱利用服務；推進公司檔案管理信息化建設，提高檔案管理應用水平。公司檔案室配置了大型數據庫、服務器、交換機等設施設備，組建了數字化加工生產線，已建成數字化檔案館，系統存儲機讀目錄166萬余條，文字約1270萬頁，圖紙35萬幅，形成近18.2TB的檔案數據庫。

二、神東檔案管理工作面臨的困難和挑戰

神東檔案室成立于1998年，經過三十多年的發展建設，神東檔案室已發展成為藏量豐富、設施完善、人員齊備的綜合性檔案館。但隨著企業發展建設，區塊鏈、大數據等信息化技術的不斷進步，特別是在創建世界一流示范企業的大形勢下，對檔案管理工作提出更高的要求，神東檔案管理工作仍存在一些不足。

1.檔案管理工作效率亟須提高

檔案管理工作是一項長效工程，需要人財物投入和各部門、各單位的有效配合。但是檔案工作相對邊緣化，檔案管理得不到足夠重視，基層檔案管理人員多為兼職，檔案管理工作的有效投入時間不足；相關部門和單位配合檔案管理工作不夠，重要檔案收集不全、整理滯后和利用不足等。同時，檔案管理工作亟需應用高效率的替代性技術手段，推動檔案管理從粗放式的手工管理向精細化的系統管理轉變。

2.實體檔案管理基礎需要夯實

由于檔案員不掌握檔案形成過程，無法有效催收，仍有部分重要檔案留存個人手中甚至遺失。此外，現有檔案管理標準限于對已有實體檔案的保存管理，對實體檔案收集工作尚未建立管理考核機制，導致部分檔案流失。同時，個別基層檔案庫房未定期進行防蟲和防塵處理，溫度濕度不達標，影響實體檔案壽命。特殊載體檔案的存放環境不達標，且未進行定期復刻。

3.檔案信息化管理缺少頂層設計和統籌規劃

檔案信息化建設滯后信息技術的發展，制約檔案工作效率的提升，主要表現在：檔案信息系統分散建立，系統功能落后、數據管理和分析及轉化不足，無法實現檔案系統與前端各業務系統平臺的有效集成，影響檔案資產的質量和價值；電子檔案缺乏合理收集方式，網站信息、工業數據、系統數據等存在管理風險；傳統檔案收集不能滿足業務需求，如電子數據標準等收集存在難度，缺乏有效的實施規范標準。

4.檔案資源開發不足、價值發揮不夠

現有檔案資源缺乏深度整合，未形成特色檔案產品體系；檔案資源分析與挖掘不足，如重大價值的檔案編纂、編史修志等，不能滿足更深層次的服務需要。檔案資源價值發揮局限在利用查詢和憑據方面，為運營決策提供參考、為工作提供佐證等效能發揮不足；檔案的價值發揮方式被動，政治、文化價值幾乎未發揮。

5.檔案工作人員隊伍建設亟待加強

缺乏針對性檔案實操業務培訓，基層檔案人員業務能力薄弱，影響檔案工作效率和成效。檔案業務指導人員不了解業務工作，不能有效發揮指導作用。

三、創建世界一流示范企業檔案工作的思路

創建世界一流示范企業檔案工作要瞄準世界一流示范標桿，著力推動檔案工作智慧化、專業化、精益化、價值化、品牌化，提高檔案工作服務質量和效益。

1.檔案工作智慧化

一是推進企業數字檔案館建設。以數據為驅動，完成檔案室所有館藏實體檔案數字化，推進基層單位實體檔案數字化建設；嘗試非結構化數據的結構化轉化，推進檔案系統的升級改造；推進電子檔案的收集，逐步完成檔案向信息轉化，信息向資源轉化，為檔案的價值創造和效率提升奠定基礎。

二是提升檔案服務效率和效益。借助數字化、網絡化手段，實現在公司內網直接全文檢索和瀏覽電子檔案，推動檔案實體管理向信息資源管理轉型。構建檔案大數據，加大檔案信息利用統計分析、科技檔案過程管控以及檔案資源開發，運用信息化手段做好檔案借閱的統計和指導利用服務工作。變機械檔案服務為主動檔案服務，借助智能技術對用戶檢索、瀏覽和下載信息開展分析，并獲取用戶個性化需求，從而針對性豐富檔案服務產品。

2.檔案工作專業化

一是培養專業的檔案工作人員。通過人才培養、優化績效考核和人力資源配置，充分、合理地利用人力資源。從創新工作方法、調整工作流程、工器具改進三個方面著手提效，配合定額量化、精細化管理，激發人員能動性，進一步提升效率。

二是打造專業的檔案服務團隊。選擇高精尖技術人員組建檔案服務專家，指導幫助用戶快速、準確找到所需知識和信息。選取不同專業的人員臨時組建服務團隊，全面梳理、分析檔案資源，提取有效信息，為公司決策、技術攻關和管理運營提供檔案支撐。

3.檔案工作精益化

分析神東檔案管理特點，細化檔案收集范圍，做到應收盡收；優化作業規程，改進作業方法，改善檔案作業工器具；提升檔案整理入庫效率；搭建簡道云平臺，建立神東檔案企業微信公眾號，開放檔案條目數據庫，提升檔案利用服務的質量和效率；改善檔案實體存放環境，科學布局庫房管理，提升庫區管理水平。

4.檔案工作價值化

一是變“檔案庫”為“思想庫”。檔案文獻是企業資產的載體和證據，具有珍貴的價值。要深度挖掘神東精神背后的故事，編研高質量的理論成果，教育引導職工回望神東開發建設初心，堅定干事創業的信心，共同推進世界一流示范企業建設。

二是變“神東檔案”為“神東方案”。神東檔案蘊藏著諸多有價值的信息，面對企業高質量發展要求、能源科技革命新挑戰和打贏污染防治攻 堅戰形勢，要強化戰略思維，挖掘、總結、應用好這些珍貴的檔案信息，貢獻“煤炭清潔高效利用”的“神東方案”。

5.檔案工作品牌化

一是提供定制檔案服務。檔案室要改變服務策略，預先了解各單位、各部門的職責范圍，了解用戶的信息、知識需求，有選擇地收集、匯總相關信息，提前將用戶所需的信息、知識傳遞到用戶手中。

二是搶占行業檔案標準話語權。對空缺規范進行研究，實現收集整理標準的固化，資料審定標準的統一，建立信息化項目和基礎業務管理檔案的標準，規范信息化檔案的歸檔范圍、歸檔流程，填補行業檔案標準空白，提高公司的影響力。

三是發出檔案的聲音。扎實做好檔案宣傳工作，從業務、成果、方法、作用、意義入手，組織案例、創新、評優工作，同步進行宣傳，改變員工對檔案工作的認識，獲取理解和支持，打造神東特色的檔案品牌。