建筑企業(yè)科技檔案管理信息化研究

丁立烈（上海建科集團(tuán)股份有限公司，上海 200032）

在建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，科技檔案的管理在整個(gè)企業(yè)管理過(guò)程中起著舉足輕重的作用。同時(shí)，在信息化技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，社會(huì)在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中信息化管理的重要性也日漸凸顯。對(duì)于建筑施工企業(yè)而言，做好科技檔案信息化管理能夠有效地推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展、提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。但是調(diào)查研究分析表明，我國(guó)建筑企業(yè)對(duì)于科技檔案信息化管理的重要性認(rèn)知仍存在一些問(wèn)題，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中仍存在著管理缺失以及創(chuàng)新力度不夠等各種問(wèn)題，而這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代信息技術(shù)在建筑企業(yè)科技檔案管理中應(yīng)用發(fā)揮。在高度信息化的社會(huì)，建筑企業(yè)若能夠充分地運(yùn)用現(xiàn)代信息化管理就可為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)大的動(dòng)力，提升企業(yè)的管理效率，節(jié)約企業(yè)的管理成本。下文主要針對(duì)建筑企業(yè)檔案信息化管理的具體內(nèi)容進(jìn)行分析。

1 建筑企業(yè)科技檔案信息化概述

1.1 建筑企業(yè)科技檔案的定義與作用

建筑企業(yè)科技檔案指的是建筑企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中通過(guò)信息技術(shù)等科技手段對(duì)企業(yè)的科學(xué)技術(shù)檔案進(jìn)行歸納整理的各種工作，建筑企業(yè)科技檔案管理主要包含收集整理鑒定、保留以及提供利用等多種內(nèi)容。首先，建筑企業(yè)科技檔案管理包含項(xiàng)目檔案管理，該部分內(nèi)容主要包含建筑項(xiàng)目的研發(fā)以及市場(chǎng)研究和項(xiàng)目立項(xiàng)、具體方案的設(shè)計(jì)以及施工圖的設(shè)計(jì)等各種資料。其次，建筑企業(yè)科技檔案還包含項(xiàng)目文書(shū)以及項(xiàng)目成果的管理，項(xiàng)目文書(shū)主要涉及建筑企業(yè)的科研成包含整個(gè)科研探索過(guò)程及相關(guān)材料等。建筑項(xiàng)目成果的管理主要是指針對(duì)建筑企業(yè)設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)成果及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的相關(guān)內(nèi)容的整理。

1.2 建筑企業(yè)科技檔案信息化的建設(shè)背景與意義

社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、科技創(chuàng)新不斷突破是建筑企業(yè)檔案信息化管理的社會(huì)背景和時(shí)代背景。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的時(shí)代背景之下，人們對(duì)于信息的獲取也愈發(fā)追求高效化，而檔案作為信息的主要來(lái)源已日益引起人們的重視，檔案信息的載體也隨著社會(huì)和時(shí)代的現(xiàn)代化發(fā)展不斷變化與進(jìn)步。過(guò)去的紙質(zhì)版檔案以及實(shí)物存檔的形式已經(jīng)難以滿(mǎn)足人們社會(huì)發(fā)展的需要，而檔案科技信息化管理將能更有效更系統(tǒng)的推進(jìn)建筑企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。與此同時(shí)，我國(guó)建筑企業(yè)近些年來(lái)發(fā)展速度相對(duì)較快。因此，做好檔案的管理工作對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展也至關(guān)重要。在這種情形之下，傳統(tǒng)的手工處理檔案的方式已經(jīng)難以滿(mǎn)足企業(yè)的發(fā)展需要。由此可見(jiàn)，研究建筑企業(yè)科技檔案信息化對(duì)檔案管理與企業(yè)發(fā)展的必要性不言而喻。

1.3 建筑企業(yè)科技檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)與原則

建筑企業(yè)科技檔案信息化管理的主要建設(shè)目標(biāo)及處理原是堅(jiān)持做到收集與歸檔并重，加強(qiáng)管理和基礎(chǔ)建設(shè)，同時(shí)注重基礎(chǔ)檔案的保存和歸納整理，保證企業(yè)的科技檔案信息可做到每一項(xiàng)目的基本檔案都能夠完整保存。此外，檔案的歸納需具有一定的科學(xué)性和合理性，保證檔案在后期利用過(guò)程中能夠真正實(shí)現(xiàn)快捷有效。

1.4 科技檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)

建筑企業(yè)科技檔案管理信息化的主要優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在可將建筑企業(yè)多項(xiàng)復(fù)雜的項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理和分析，可有效地解決傳統(tǒng)人文處理檔案的時(shí)效性不足等問(wèn)題。同時(shí)，通過(guò)對(duì)于建筑企業(yè)科技檔案進(jìn)行信息化管理還能夠有效地實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提升信息儲(chǔ)存的準(zhǔn)確性。此外，還可對(duì)于信息反饋進(jìn)行有效控制，從而更進(jìn)一步推動(dòng)建筑企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

2 建筑企業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 未正確認(rèn)識(shí)科技檔案的重要地位

建筑企業(yè)在檔案信息化管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題在于信息化管理意識(shí)薄弱。一些企業(yè)并未充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案資料、信息化管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用，在實(shí)際檔案工作過(guò)程中并未真正地將信息化管理落到實(shí)處，仍采用傳統(tǒng)的處理方法。檔案管理人員的信息管理觀念薄弱會(huì)造成實(shí)際操作過(guò)程中對(duì)于檔案的管理規(guī)范性造成影響，檔案管理出現(xiàn)混亂。

2.2 檔案信息化管理水平落后

做好檔案信息管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展意義重大，但目前在實(shí)際企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題不僅是信息化管理的意識(shí)較低，運(yùn)用信息化管理的水平也相對(duì)較低。如一些建筑企業(yè)的檔案管理人員在實(shí)際檔案處理過(guò)程中仍然采用手工處理的方式導(dǎo)致檔案的丟失或檔案的整體歸納程度較低。此外，還有一些檔案信息化管理存在著對(duì)信息化管理平臺(tái)的建設(shè)相對(duì)落后的問(wèn)題，因此檔案管理人員在檔案處理過(guò)程中可能會(huì)導(dǎo)致信息泄露等情況。

2.3 檔案項(xiàng)目管理人員素質(zhì)水平較低

經(jīng)研究調(diào)查表明，當(dāng)前我國(guó)建筑企業(yè)科技檔案管理信息化停滯不前，一個(gè)重要原因在于檔案項(xiàng)目的負(fù)責(zé)管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低，管理水平難以達(dá)到管理要求。一些企業(yè)為了節(jié)約管理成本，在檔案信息管理崗位上通常安排一些非專(zhuān)業(yè)人士，缺少專(zhuān)業(yè)人士的引導(dǎo)和操作。非專(zhuān)業(yè)的科技檔案信息管理人員只是單純模仿其他單位的相關(guān)做法，之后再通過(guò)個(gè)人的主觀意愿對(duì)檔案信息進(jìn)行處理。此類(lèi)檔案管理不僅失去了其應(yīng)有的作用，同時(shí)還很難真正有效地將檔案完全精確地展現(xiàn)出來(lái)，甚至有可能出現(xiàn)檔案整理不全面或檔案丟失錯(cuò)誤等惡性情況。此類(lèi)情況都有可能會(huì)為企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展埋下隱患。

3 建筑企業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高科技檔案收集與整理效率

在建筑企業(yè)科技檔案信息管理化過(guò)程中企業(yè)的管理水平提升必須要依賴(lài)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，充分地運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)提高創(chuàng)新水平。如可采用磁盤(pán)或新型的感光材料作為企業(yè)檔案處理的載體和介質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的歸納管理。此外，還可充分利用網(wǎng)絡(luò)化管理以及資源等各種共享技術(shù)提升電子化和信息化水平，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息的收錄和整理工作。上述的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用會(huì)提升企業(yè)對(duì)于檔案信息的利用程度。

3.2 優(yōu)化建筑企業(yè)科技檔案歸檔流程與信息化管理制度

為了能夠保證建筑企業(yè)的科技檔案管理可滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要，就必須要對(duì)檔案的管理機(jī)制進(jìn)行完善和創(chuàng)新。從客觀水平來(lái)說(shuō)，很多建筑企業(yè)的管理部門(mén)還缺少對(duì)檔案機(jī)制的建立和責(zé)任機(jī)制的確立，因此很難對(duì)檔案管理人員形成強(qiáng)有力的約束。針對(duì)此情形，企業(yè)必須要?jiǎng)?chuàng)設(shè)和完善檔案管理機(jī)制，采用多種方式對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行調(diào)節(jié)。首先企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確檔案管理責(zé)任制，確保人人都應(yīng)承擔(dān)應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，從而提升檔案管理水平。其次，科技檔案管理還需設(shè)立科學(xué)的信息化管理流程，提升檔案信息化管理的規(guī)范化。

3.3 提高建筑企業(yè)檔案管理者的專(zhuān)業(yè)能力與業(yè)務(wù)水平

提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提高企業(yè)檔案管理有效性的重要因素，只有具備較高素質(zhì)和較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)水平的檔案管理人員才能夠真正地推進(jìn)企業(yè)檔案的可持續(xù)發(fā)展管理。因此，作為建筑企業(yè)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)當(dāng)致力于提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平，可定期開(kāi)展專(zhuān)業(yè)水平學(xué)習(xí)活動(dòng)以幫助企業(yè)員工提升自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。此外，企業(yè)還需定期安排管理人員外出學(xué)習(xí)，讓他們積極學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的管理手段，開(kāi)拓企業(yè)員工的事業(yè)，以此來(lái)提升企業(yè)員工的責(zé)任感和使命感。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，將建筑企業(yè)科技檔案管理進(jìn)行信息化處理是時(shí)代發(fā)展的特征，亦能夠很大程度地推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。作為企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持以科學(xué)技術(shù)作為核心的現(xiàn)代管理方式，不斷地對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行完善創(chuàng)新，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，綜合各種因素以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息管理水平的提升。