醫院“智慧檔案”管理中大數據技術的應用研究

彭雅蓮

廣東省第二人民醫院辦公室，廣東廣州 510317

數字化建設為醫院檔案管理注入了新的活力，對傳統紙質檔案管理搜集、傳輸滯后等問題可進行有效規定，實現數據資源的高效收集、安全存儲、便捷利用，在電子檔原件的基礎上，借助數字化設備構建檔案信息庫，能提高信息收集、歸檔、查詢的精細化管理水平[1]。 但醫院檔案涉及到黨政、科研、設備、會計、病案等多種類型，管理活動具有門類多、信息量大的特殊性[2]，給檔案管理智慧化進展造成一定困難，在技術層面，數字化檔案建設雖然初步建立了多元化分享中心，提高了大眾利用檔案的便捷度，但并不能依據檔案信息用戶的思維進行信息篩選；在資源層面仍受到傳統檔案管理的限制，難以突破信息資源的局限性。 解決以上問題需從動態化、感知化等新思路入手，積極應用大數據、云計算等新技術，在鞏固數字化檔案建設的基礎上提高建設成果，實現智慧檔案管理。

1 智慧檔案服務方向和特征

“智慧檔案”起源于智慧地球理念和智慧城市愿景，這與數字檔案館建設、云計算檔案工作的緣起相同，都具備緊密結合信息時代特征和新技術融合的共性，檔案學術界[3]對智慧檔案有以下期待：①欲將檔案資源的信息、數據、知識的價值取向提升到智慧高度，數字化檔案功能推向新階段；②希望借助先進技術轉換檔案價值取向，促進檔案管理智能升級。在云計算、互聯網基礎上構建智慧檔案模塊可豐富檔案資源，時時采集檔案動態信息和環境信息，賦予信息提取的智能化，并可隨時執行和反饋，實現智能服務。從醫院角度分析，在數字化檔案管理的基礎上充分挖掘數字檔案的核心資源和傳播優勢，借助新的科技通信技術分析整合資源，感知動態檔案信息，能在收集整理檔案時考慮到院內外不同受眾的需求，做出智能響應和支持，為人與人之間的資源互通提供便捷性、人性化基礎。

智慧檔案管理體系可將檔案處理工作集中在一個綜合平臺完成，其特征體現在以下3 點：①資源多元化。檔案資源作為智慧檔案管理的核心，對智能化服務水平有決定作用，除院內醫藥、技術、設備、聲像、行政和院外黨政、人事、上級文件等資源外，各大媒體和網站信息均能作為智慧檔案的資源，資源越多，涉及的信息面越廣，檔案價值越高。此外，資源和信息面廣，不同性質檔案需要不同管理管理方式，因此資源多元化又決定了管理多元化。②感知全面化。感知是對檔案做出的預測能力，也是智慧檔案管理的第一要求，智慧檔案管理需要對檔案管理信息和具體內容進行交互式通訊和信息交換，通過無線射頻識別技術（RFID）能感知檔案內容信息和管理信息，從而抽取、挖掘有價值的內容，對檔案管理狀態進行智能化檢測評價[4]。 ③綜合處理。 在管理層面，完善的反饋機制和處理應對機制是智慧檔案的先進之處，通過識別、解析檔案信息需求特征，使之與相應管理策略對應，利用檔案管理人員的豐富經驗評價感知到的檔案信息，從而提高檔案信息的查全率、保障機制以及業務工作的應對和處理能力。

2 醫院檔案數字化建設中“智慧缺失”問題

我國醫院檔案信息化建設已有30 多年歷史， 檔案數字化日趨完善，日常檔案管理涉及到的科技檔案、醫療檔案、聲音和圖像檔案、人事檔案、會計檔案均進入數字化時代，但以上檔案管理只是依托信息化實現了檔案本身從紙質化到數字化的改革，管理檔案實體上并無顯著進展，尚不足以稱為“智慧檔案”管理。 具體存在以下問題：

2.1 信息孤島問題

醫院檔案管理系統相對封閉且信息分散，缺乏協調性和連續性，各類檔案信息存在孤島問題，交換共享的便捷性差。 電子病歷系統（EMR）、臨床信息系統（HIS）、檢驗信息系統（LIS）、圖像存儲傳輸系統（PACS）雖然已經完善，但區域信息化配套設施不足，導致檔案不能兼容共享[5]。此外，信息化整體建設與檔案管理體系各自為政，融合性有待提升。大數據背景下數據的規模宏大且處理難度增加，傳統采集方法不能確保收集到完整全面的檔案信息，若忽視對復雜、零散、動態數據流信息資源的收集整合，將會導致重要信息被瞬間淹沒在大數據洪流當中。

2.2 信息化設備和功能利用率低

近年來各大醫院均加大了信息化建設支出，但以醫療服務日常基礎運行的投入為主，檔案管理信息化開發建設力度不足，信息化硬件、軟件方面仍有待改善，存在系統崩潰、存儲受限、維修困難、安全缺陷等問題，導致信息化功能單一，并未真正發揮數字化檔案管理材料整理、挖掘、保全、分析、共享等功能，且檔案管理系統故障會對信息安全造成影響[6]。

2.3 服務方式被動

醫院管理層和檔案管理人員缺乏檔案服務的緊迫性和重要性認識，主動開發檔案信息資源的積極性不足，多是采取“待客上門”“你來我查”的被動服務方式，不能發揮智慧檔案便捷共享的作用，若檔案管理部門固守保密思維，將檔案束之高閣，則難以實現大眾獲取信息的權利，影響到社會互信[7]。 且檔案歸類整理制度不夠完善，導致很多材料并不完整，缺乏對內容的深層編研和數據挖掘，綜合利用率低，影響檔案自身價值。

3 大數據技術對醫院智慧檔案管理的革新

3.1 大數據技術應用于檔案管理工作的可行性

根據科普中國百科詞條的定義，大數據（big data）是指以常規軟件工具無法在既定時間段內捕捉和處理的復雜數據集合，可將其視為需要新處理技術賦予其決策力、流程優化能力、洞察發現能力的海量信息資產[8]，其具有5V 特征：大量（Volume）、真實（Veracity）、多樣（Variety）、低價值密度（Value）、高速（Velocity）[9]。人工智能、互聯網+、云計算、物聯網均是大數據的適用領域。在醫療領域檔案管理中，大數據的實用性在于充分挖掘可靠數據并提取信息價值，通過云計算進行數據處理、整合、應用、共享、交叉復用，提供智力資源和知識服務，從而總結事物規律，預測未來發展。

3.2 智慧檔案建設的理論到實踐

2011 年南京市在《南京市“智慧檔案”建設規劃》中提出了“智慧檔案”的理論[10]，并對智慧城市背景下檔案信息化的發展進行前瞻性研究，同時國內大部分公立醫院開始嘗試“智慧檔案”的建設，例如在電子病歷的基礎上實施醫院區域信息化建設，將醫院科室—患者—社會反饋進行集成；隨著大數據物聯網技術的進步，衛生部統計信息中心開展了“中醫古籍檔案資料”修復整理的智慧檔案實踐工作，旨在挖掘有價值的中醫信息資源進行共享，在醫療物聯網技術論證的過程中，大型綜合性醫院通過區域醫療機構組織聯盟的方式實現醫療檔案的共建共享。 通過以上理論驗證，可將醫院智慧檔案的實踐重點可歸納為通過大數據技術實現檔案物與物、人與人、人與物的全面感知、高效利用和互聯互通，提供便捷的檔案服務。

4 智慧檔案管理中大數據技術的應用

4.1 技術層面

①優化數字化檔案系統建設。積極升級硬件設施和標準化檔案管理系統，在采購和開放信息化系統支持性構件時需確保符合通用標準，保證檔案能被兼容和共享，實現醫院內部和外部應用的銜接和傳遞。在升級和更換過程中需考慮檔案系統的原有功能，注重檔案原件的有效保存，且升級和更換后的新系統需滿足不同版本系統之間的銜接需求，對索引體系進行優化，提高數據存儲、檢索、獲取效率。

②構建智慧檔案云平臺。引入先進的管理技術方能讓醫院檔案管理與時俱進，在構建智慧檔案云平臺時需做好系統框架設計，對系統層級進行合理劃分，通常分為底層、平臺層、應用層、用戶層。 底層為云平臺基礎設施層，作為虛擬資源池對應物理資源的整合，起到采集網絡數據資源、檔案信息存儲、傳輸作用；平臺層用于部署和控制核心應用程序，無需直接管控底層設施；應用層對應檔案借閱和使用等綜合業務服務，功能包括身份查詢、檔案查詢、政務服務和資源利用；用戶層對應終端用戶之間的流程服務，靈活性較高，能根據終端用戶實際需求對檔案信息進行跟蹤修改，并執行回傳和反饋到用戶。

③完善智慧檔案系統功能，加強對數據資料的搜集和檢索管理。在完善檔案系統內部網的前提下對數據信息進行搜集匯總，信息來源應不僅限于醫院內部資源，可對接網絡、電視、電子書刊等媒體資源，征集民間資源，并與相關檔案部門、高校館際資源進行交流，或將檔案管理系統與辦公自動化系統（OA）進行有機銜接，實現與多個應用系統的數據集成、整合、交換，提高數據的全面性和真實性，根據數據的動態更新和使用需求完善系統功能。積極應用云計算、大數據技術處理異構化數據，構建智慧檔案數據庫，對檔案治療進行綜合管理，滿足不同科室、不同用戶的需求，并關注信息利用、查詢等檔案資料服務功能，考慮到傳統檔案管理中檔案資源、情報資源、辦公資源信息孤島的問題，在完善系統功能時需實現統一管理，從整體上整合利用信息資源，拓寬檔案的服務范圍。

④創建科學的關聯性數據標注系統。數據標注系統能精準標注有價值的信息資源，工作人員可結合管理需求、用戶需求、檔案使用情況等動態變化指標對數據信息進行科學的關聯性標注，準確把握不同數據間的邏輯關系[11]，按照邏輯分類進行標注，便于查詢利用。

⑤提高信息化建設和服務水平。 檔案管理的規范化、智慧化需要高度信息化支撐，醫院需將信息化建設納入到發展規劃當中，借助智慧云平臺實現數據資源的利用管理，對重要的紙質檔案可進行電子化備份，通過檔案系統可隨時查閱和應用，同時可利用RFID 技術設置身份認證模式，避免重要資料泄露，提高檔案傳輸和共享的安全性。 存儲檔案時可借助PHP 編程系統和HTML+PHP 語言技術實現分布式存儲管理，提高檢索的便捷性。與文本資源相比，影像資源更加直觀，考慮到用戶群體的閱覽習慣，管理人員需重視文本資源的可視化處理，利用計算機可視化技術分析對比結構化檔案數據，借助算法工具精準統計資源類型、內容、時間，通過網絡深度分析后獲得可視化數據模型報告[12]。 此外，在可視化處理時可結合關聯性數據標注系統，對資源主題進行分析后轉化為可視化圖表，便于用戶迅速有效的檢索。

⑥應用智能管理工具。基于大數據技術產生的智能管理工具提高檔案管理智能化水平，增強檔案與用戶之間的智能化連接，例如在大數據技術的支持下，檔案系統可根據臨床醫生的輸入法用詞變化自動化篩選數據資源，為其提供針對性價值更高的信息，為其醫療決策提供更為科學合理的參考。

4.2 管理層面

①轉變管理思維。智慧檔案管理的智能化不僅體現在技術革新方面，還體現在智能管理思維方面，在大數據背景下檔案管理工作人員需積極轉變管理思維，基于數字資源生命周期基礎完善管理制度。首先要樹立互聯網思維。 動態性、發散性、整體性是互聯網思維主要特征，這要求管理人員靈活應用大數據技術研究分析檔案資源，挖掘信息的深層價值，滿足不同用戶的多樣化需求，為其呈現更多創新、真實、有效的信息；其次要樹立共享思維。 智慧檔案的一大特征為感知全面化，共享思維重點在于不斷整合信息資源，豐富完善檔案數據庫，促進各科室、醫院、學校、媒體間的相互合作，提高醫院檔案資源的開放性，提高檔案服務社會、促進社會發展的作用；最后要樹立技術性思維。 將新技術積極應用到檔案管理當中，借助新技術高信息化水平實現對檔案資源和用戶需求的雙向理想控制，例如在挖掘信息資源時要考慮到服務創新，根據日漸多元化的用戶需求從內容廣度、深度挖掘潛在資源，并進行歸類整理，讓用戶搜索檔案能時看時新。

②做好數據管理。 海量數據是大數據的明顯特征，醫院日常運營中每天都可產生大量信息數據，隨著時間推移，很大一部分陳舊數據屬于沒有利用價值的冗余數據，冗余數據增多不僅會占用系統內存，還會影響到檔案管理工作的正常進行，例如導致檢索速度慢、獲取信息錯誤、后期難以維護等。因此需定期處理冗余數據，加強信息前端管理，為智慧檔案系統創造平穩運行的正常環境。

5 結語

綜上所述，大數據時代對醫院檔案管理工作提供了新的管理視角，在“創新、綠色、共享”理念和“智慧檔案”管理模式的要求下，醫院檔案管理需發揮信息化服務作用，管理人員需認識到現有管理技術和管理思維的局限性，結合具體問題進行分析，探討問題成因，并結合智慧檔案資源多元化、感知全面化、綜合處理以及大數據5V特征，從管理目標、管理技術、管理理念、檔案數據等方面進行針對性優化，提高檔案系統數字化、智能化，促進醫院檔案管理縱深發展。