OA無紙化辦公環境下的電子檔案管理分析

陳 達，王樸珍

（益陽職業技術學院 湖南 益陽 413055）

1 引言

在新形勢下，信息技術得到了快速發展，電子檔案管理方式逐漸取代紙質載體管理。在日常辦公中，購進大量自動化設備，因而無紙化辦公開始逐漸流行。無紙化辦公不僅能有效整理信息，在管理上也十分便利，能節省一定時間，達到提升辦事效率目的。

2 無紙化電子檔案管理優勢

在傳統檔案管理過程中，檔案存放需大量空間，同時在檔案資料整理及保護過程中，需較多工作人員操作，占用時間較多。但無紙化辦公可打破這樣局面，不僅能夠節省一定工作成本，還能提升工作效率。針對電子資料管理，只需少數人員操作，便可管理大量資料信息，節省時間，提升工作效率[1]。

3 電子檔案與紙質檔案之間的差異

3.1 檔案保管方式的差異

對于電子文件來講，實際操作過程中有多種優勢，例如操作簡單、便于存儲等。另外，信息傳遞速度也很快，對存儲空間要求較低。但是電子檔案在安全性能上卻不及紙質檔案。相對而言，計算機在實際工作中經常會面臨一些問題，導致數據丟失、被篡改，這就給電子檔案管理帶來一定挑戰。而對于傳統紙質檔案來講，管理過程復雜，但對檔案保存時間長。對其保存時只需進行防霉、防蛀以及針對破損紙張補救即可。但電子檔案操作多，應給予特殊性保護，避免發生數據泄露[2]。

3.2 檔案歸檔方式存在著較大不同

與紙質檔案相比，電子檔案歸檔方式有較大不同。電子文件歸檔方式有兩種，一種是邏輯歸檔，另外一種是物理歸檔。前者最大優勢體現在對電子文件能進行完整保存，同時能進行查詢、使用。后者則應用在電子文件進行備份脫機保存等。對于傳統檔案，在歸檔方式上主要是文件及項目完成后進行的一種歸檔，項目歸檔以科技類文件為主。電子檔案歸檔過程從時間上分為實際歸檔及定期歸檔。在歸檔過程中形成文件，最終由部門移交給管理單位，確保文件有電子數碼簽名。

3.3 文檔利用方式上存在著較大的不同

紙質文檔在利用過程中能為讀者提供紙質載體，例如檔案原件以及自制文件和經過二次加工的產品等。紙質載體可直接讀取。而電子文檔在利用過程中具備多樣化特征，能直接提供出加工產品，這種產品里面包含了電子文檔信息，能滿足讀者實際需求。但電子文檔的數據需要通過設備讀取，應對電子設備或相關閱讀軟件進行有效利用。

4 電子檔案管理中面臨的現狀

4.1 對電子檔案管理缺乏正確認識

當前形勢下，由于科學技術快速化發展，檔案管理部門在實際工作中購進大量辦公設備，在一定程度上取代以往紙質文件管理。但實際工作管理中，一些工作人員不能順應時代步伐，思想上陳舊，對電子檔案缺乏合理性認識，未能足夠重視電子檔案管理。他們內心沒有接受電子信息改變，在實際工作中往往采用消極心理對待。由于存在錯誤認知，沒有將電子檔案管理落實，致使一些電子文件無人管理。

電子檔案管理不嚴謹可能導致數據被刪除。另外，一些檔案管理機構由于設備自身存儲有限，新電子文件會覆蓋舊文件。同時還有一些電子文件和紙質文件在管理方式上不統一，最終導致電子文件經常丟失，對工作有一定阻礙。

4.2 缺乏專業化管理人才

隨著網絡技術快速化發展，要想真正意義上進行信息化檔案管理，應不斷提升工作人員專業化知識，使其具備一定技術水平。但從當前形勢上看，檔案管理部門中，大部分管理人員能靈活運用紙質檔案管理，但電子檔案管理運用不靈活，不能將信息化管理工作落實。因此，對一些管理部門而言，缺乏專業化管理人才。在一定程度上如果不能提高人員綜合素質，就算擁有先進機器設備，也不能有效利用，最終管理水平依然處于低等化水平中低下。

4.3 缺乏法律效力

傳統紙質檔案因為是原件，相對嚴謹。與其相比，電子檔案一些文件被存儲在電腦中，缺乏固定載體，因此電子檔案在法律效力上缺乏嚴謹性。另外，針對電子檔案日常管理工作，沒有針對不同部門進行管理，電子文件轉換成電子檔案后，不能得到有效確認，導致電子檔案缺失檔案資格，不能發揮作用。

5 電子檔案管理問題解決對策

5.1 完善法律法規，加強電子檔案管理工作

從目前電子檔案管理工作來看，應積極完善其法律效力等問題，針對電子文件向電子檔案轉換中存在法律失效情況進行探討。

第一，尊重電子檔案管理主體地位，給予檔案館一定的權力，這樣才能確保其將電子文件向電子檔案轉換，更好展開電子文件相關工作，例如保存、歸檔和管理等。

第二，針對電子文件，在制作流程及保存要求上應具有明確規定，制定相關制度，建立健全電子檔案的簽名制度等。電子檔案管理具有一定特殊性，從法律層面來講，電子文件在向文檔轉化時應具有嚴格遵守流程，這樣才能保證檔案的真實性。

第三，只有在真正意義上保證檔案具有真實合理性特征，才能確保電子檔案具備一定法律效力。

5.2 維護管理設備，完善管理體制

想切實保障電子文件的安全性，應積極完善管理體制。作為管理機構，針對工作人員內容、職責等進行明確規定，證電子文件的完整性。在完善的管理制度下，電子文件能被有效保存、歸檔。另外，電子檔案存儲形式上還可尋求一種新方式，以優化管理制度。對于設備維護，作為管理機構應定期維護，管理人員還應排除一些安全隱患，定期修補安全漏洞。針對硬件維護應注意環境問題，保證設備傳遞過程中存儲文件能有效運行。

5.3 加強對軟件、硬件管理

新形勢下應創新電子檔案存儲方式，給檔案管理部門設備。另外，針對歸檔的電子檔案和數據等應使用通用格式，利用光盤、硬盤進行有效存儲，防止管理系統中出現漏洞。防火墻應定期升級，做好上傳檔案的工作。

硬件管理中對于數據存儲應嚴格控制好溫度，20℃為宜，濕度保持在35%左右。給予有效防磁措施，對于服務器主機及硬件設施應不斷升級，保證電子信息數據在保存中能夠安全、真實。

5.4 加強專業化團隊建設

要想真正意義上提升管理水平，應加強專業化人才團隊建設。作為單位，在實際經營過程中，針對管理人員素質給予一定投資，打破以往傳統性觀念，認識電子檔案的重要性。另外，在建設人才隊伍過程中，應積極培養學員綜合能力，順應時代發展，招聘一些復合型人才，完善管理人才機制，確保人才綜合素質的提升。防止利用計算機進行相關違法行為及篡改電子檔案信息的情況。作為檔案管理人員應學習科學技術內容，對信息技術有效掌握，確保成為多重內容理論的復合型專業人才。只有提升人員綜合素質才能對管理設備進行有效利用，嚴格管理電子檔案，最終給用戶提供良好服務[3-4]。

6 結語

總而言之，在當前社會發展形勢下，無紙化電子檔案管理模式是一種主流形勢。與傳統管理方式相比，管理程序十分精簡，但日常會產生較多電子文件，對電子檔案管理人員提出要求。作為檔案部門應利用科學技術手段，解決日常工作中難題，更好地為人民服務。另外，檔案管理機構應積極完善管理制度，加強人員監督管理，真正提升電子檔案管理水平，滿足人們所需。