探討基于大數據的技工學校檔案管理信息化建設

孟 霞

（濟寧市工業技師學院 山東 濟寧 272000）

1 引言

大數據技術是現代數據技術的總稱，不僅代表巨大的數據量儲存技術，又代表從海量數據中提取有用數據的技術。大數據技術已經悄悄融入人們的生活，抖音、快手等短視頻平臺能通過用戶觀賞需求精準推送短視頻內容，淘寶能根據用戶購買需求分析出個人喜好推送指定商品，可以說大數據已經融入生活并改變了生活。同樣，大數據對各個培養層次的學校影響也是巨大的，在大數據技術的加持下，技工學校能夠完成檔案管理的信息化變革，為信息存儲和信息獲取提供便利條件，節省技工學校檔案管理的人力成本[1]。

2 技工學校檔案管理信息化改革

技工學校的檔案管理雖然種類較多，但大體上可以分為兩類。一類是技工學校的人事檔案信息，另一類是技工學校教學科研所需要的資料。人事檔案包括教職員工的個人信息、工作履歷，學生的信息檔案、學生階段成長履歷等信息；教學科研資料包括各種教材及配套書籍、報紙雜志期刊、文獻資料學術論文等。技工學校檔案管理人員針對檔案管理的收集、整理、歸檔、保管、統計等各個工作環節中要認真仔細，本著服務至上的原則為教師和學生提供檔案查詢服務。

鑒于此，技工學校進行檔案管理的信息化改革是順應時代科技發展的必然要求。檔案工作者需要利用各種掃描軟件將紙質版的文字資料轉換為電子檔案，轉換格式后的電子檔案信息具有便于編輯、易于處理的特點。將文字資料轉換為電子檔案之后需要對各種電子檔案進行分類整合，根據涉密情況對檔案進行分類，進而對各個學科、專業方向進行細分。最后建立詳細的目錄，便于讀者檢索閱讀。

3 對檔案管理信息化提出具體要求

技工學校檔案管理信息化建設一定要有具體的工作流程和操作規范，檔案的入庫管理到實現使用的各個環節都要仔細研究，進行細化分析。要使技工學校檔案管理發揮長效的作用就要規范管理制度。首先，技工學校要實現統一標準的信息化建設就要統一電子文件格式，文檔、圖片、課件都應采用主流的docx、txt、ppt文檔格式存儲，技工學校的教職員工在這種標準化的文檔格式下可以順利上傳或下載文檔，方便數據傳輸和獲取。其次，技工學校管理層應采取各種方式鼓勵教職員工整合學校教學資源，打包上傳共享，以便于學生下載閱讀，將有特色的學習科目、史料文獻歸納整合，建立特色電子檔案品牌，助力技工學校的信息化建設。最后，技工學校的檔案信息化建設一定不要忽略網絡安全問題，如果信息化建設一味追求建設速度就很容易出現信息化檔案系統建設的安全漏洞，造成較為嚴重的泄密問題。無論是個人檔案還是學術論文都是嚴重涉及個人隱私的檔案，一旦上述核心檔案外流會造成嚴重的損失。尤其是技工學校檔案管理涉及到的人數眾多，如果出現安全問題影響面較廣，很容易涉及到法律問題[2-3]。

4 加強檔案管理信息化隊伍建設

大數據技術不斷發展使技工學校的檔案管理呈現出各種新特點，例如數據信息的多元化、數據類別的瑣碎化以及檢索方式的復雜化特點。技工學校檔案管理功能正在從簡單的存儲管理豐富為復雜的存儲檢索一體化管理模式，這種技術更替需要管理人員進行大量的基礎性錄入工作、裝配適用于技工學校的信息化管理軟件，對檔案管理工作人員的能力提出較高要求。

首先，檔案管理工作人員要熟練掌握基礎檔案管理技能以外，還要了解并跟蹤前沿信息化檔案管理技術，利用現代化網絡技術手段完善技工學校檔案管理系統，學校應對信息化建設急需的各種技術開設講座和培訓，例如辦公軟件培訓、數據庫檢索技術培訓、光盤刻錄專項培訓以及掃描復印技術培訓等，上述技術雖然是一些基礎性的技術項目，但通過培訓能大大提高工作人員的工作效率，能夠降低檔案管理人員的工作量，縮短檔案錄入時間，降低檔案檢索的工作量。其次，信息化水平的提高也需要檔案工作者多涉獵一些相關知識，如統計學、目錄學、傳播學、心理學、社科情報、文史知識等學科知識，像在設計編制計算機檔案管理系統時，一定要注意著錄項目要統一，且每一個著錄項目的字節長度要統一。再次，檔案管理人員應切實提高主觀能動性。通常檔案管理系統在進行設計時無法將全部可能出現的應用場景和使用問題都考慮全面，因此對于技工學校檔案管理而言一定會在使用檔案管理系統時出現各類不匹配的問題，這就需要檔案管理工作者充分發揮自身的主觀能動性，遇到問題應該及時進行修改調整，遇到解決不了的管理系統問題應及時與廠家取得聯系，合力解決技術問題，為教職員工、廣大學生提供最優質的檔案服務。

5 結語

綜上所述，技工學校在大數據的時代背景下對檔案管理進行信息化建設已經是必須要面對的課題，各技工學校檔案管理信息化建設程度不同，但都需要經歷管理系統的軟硬件技術發展，管理制度逐步完善這兩個過程，不能否定以往檔案管理工作取得的成績，也不能固步自封，停滯不前。在繼承檔案工作“存”的傳統的同時，擴大對檔案工作“用”的開發，才能實現檔案管理信息化建設的最終目標。