淺談信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

趙杰惠

（紅河州彌勒市檔案局 云南 紅河 652399）

1 引言

檔案是用于保存人類在社會生活中主要實踐的一種文件記錄，它完善地保存著人類在社會生產(chǎn)生活中一切真實的信息。同時，檔案工作也是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，檔案就在我們身邊與每個人息息相關(guān)。檔案對于人事管理者而言更是一種重要且不可或缺的工具，而且對于后人也有很大的借鑒、回顧意義，也有益于人類的歷史文化傳承。然而，數(shù)不勝數(shù)的檔案給檔案管理工作者帶來了很大的挑戰(zhàn)，即使在信息化管理的背景下，仍然暴露出不少亟待解決的問題，影響檔案管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。因此，本文將立足于信息化檔案管理的概念，深度分析信息化檔案管理中存在的問題，從而挖掘出信息化檔案歸檔整理分類的技巧。

2 信息化檔案管理的概念

由于信息浪潮的沖擊，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理檔案機構(gòu)面臨電子文檔、數(shù)字文檔的挑戰(zhàn)，順勢過渡轉(zhuǎn)型為信息化檔案管理。隨著21世紀(jì)計算機應(yīng)用技術(shù)的高速發(fā)展，信息化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理的主要模式，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理并行不悖地發(fā)展。信息化檔案管理就是緊密結(jié)合網(wǎng)絡(luò)、計算機、信息通信等技術(shù)工具，在國家部門的規(guī)范和要求下，對公民的檔案地進(jìn)行歸檔、整理、分類、保管、開發(fā)、利用的現(xiàn)代化信息管理過程。

3 信息化檔案管理歸檔整理分類中存在的問題

信息化檔案管理的目的是提供高效便捷的檔案服務(wù)，并且保障公民的信息安全。然而目前，在歸檔整理分類過程中，仍然有一些不足。首先，很多事業(yè)單位檔案工作人員素質(zhì)、專業(yè)技能參差不齊。其次，目前很多單位的信息化檔案管理，并未對電子化檔案的歸檔整理分類制定出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也沒有針對整個檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)部具體順序形成規(guī)范[1-2]。最后，信息化檔案資源是基于大數(shù)據(jù)時代的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，安全問題尤為重要，但是被不少單位的檔案管理者忽視。

4 信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

4.1 提高信息化檔案管理從業(yè)者的專業(yè)素質(zhì)

信息化檔案管理建設(shè)對檔案管理從業(yè)者的素質(zhì)和專業(yè)技能都提出了較高的要求，有的從業(yè)者僅憑借基礎(chǔ)的計算機知識來管理檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，出現(xiàn)問題后就束手無策，坐等更高水平的技術(shù)人員來解決，這非常影響檔案管理的進(jìn)程。所以單位應(yīng)對檔案管理從業(yè)者定期開展關(guān)于信息化檔案管理新系統(tǒng)、新技術(shù)、新思路等方面的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的信息化檔案管理歸檔整理分類能力[3]。其次，要適當(dāng)吸收高學(xué)歷高素質(zhì)人才，通過人才引進(jìn)、柔性流動等方式，使其在信息化檔案管理中大放異彩、取得成效。

4.2 實用為主，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

信息化檔案管理中要以實用性為目的，重視檔案資源的質(zhì)量[4]。因此，對沒有必要的檔案納入信息化檔案管理過程，而是要適當(dāng)揚棄，實用為主。檔案管理工作者應(yīng)該實地走訪單位各部門的辦公室，去向各部門負(fù)責(zé)人及其工作人員了解他們的主要業(yè)務(wù)活動。檔案管理者在收集到各部門詳細(xì)業(yè)務(wù)信息后，要進(jìn)行深入分析、探討，從而確定標(biāo)準(zhǔn)化的立卷、歸檔、整理、分類流程報告。再將報告請示領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)商制定出單位的檔案管理規(guī)范。此外，規(guī)范還可以借鑒國內(nèi)外現(xiàn)存的信息化檔案治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范文件。并且從業(yè)者還應(yīng)將檔案管理規(guī)范中的立卷流程制成電子文檔，以微信等形式分發(fā)給各部門，使他們在工作中重視保存有價值的資料，能在規(guī)定時間內(nèi)及時立卷并且定期向檔案部門歸檔。而在信息化檔案管理中，對于歸檔的電子材料，要在做好區(qū)分的同時保持它們之間的邏輯連續(xù)性或者時間順承關(guān)系。而在歸檔、整理、分類時，要取簡潔明了的標(biāo)題，使人一目了然，能夠更好地為利用者服務(wù)。

4.3 堅持文檔一體化、歸檔雙軌制，重視檔案安全性

文檔一體化是指，將紙質(zhì)檔案與其對應(yīng)的電子版檔視為一體進(jìn)行管理，并且將其一起納入到辦公自動化管理過程中去，使信息化檔案管理與辦公自動化全過程緊密結(jié)合，并且結(jié)為整體一起運行。其次，紙質(zhì)檔案雖然向數(shù)字檔案、電子檔案過渡，但是這個過程中必須堅持歸檔雙軌制。因為在未來很長一段時間內(nèi)，電子檔案、數(shù)字檔案在法律上的作用仍未能取代紙質(zhì)檔案。

加強信息化檔案管理的安全性，要從管理上入手。深入探索檔案信息加密手段，多層次的保障檔案數(shù)據(jù)庫的安全。此外，還要建立多媒體信息檔案、電子檔案、數(shù)字檔案等的異地備份庫，要專門設(shè)置這些電子數(shù)據(jù)檔案的安全儲存和備份空間，實行專人管理、專庫管理。

5 結(jié)語

檔案可以如實反映公民在過去社會生產(chǎn)生活中的主要活動，其主要特征是真實性、歷史性。從這個意義上來講，檔案在人事管理中具有無可替代的作用。然而，信息化檔案管理建設(shè)仍然存在著不少不足，這些不足在一定程度影響了信息化檔案管理建設(shè)的科學(xué)有效性，尚未能完全滿足公民對檔案資源管理的需求。信息化檔案管理建設(shè)是一個系統(tǒng)性、長期性工程，不是只依靠單個人的力量，因此探討信息化檔案管理歸檔整理分類技巧十分必要。