信息化系統構建下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新

王颯颯

（天津社會科學院 天津 300191）

1 引言

現階段，傳統文書檔案管理中逐漸暴露出越來越多的不足與問題，而信息時代的到來，為辦公室文書檔案管理創新發展帶來了機遇。將信息技術應用于辦公室文書檔案管理工作中，可以解決傳統辦公室文書檔案管理中無法對數據信息進行大量收集、分析、儲存等弊端，還可以更多地釋放人力，為檔案管理人員減負解壓。此外，在文書檔案管理工作中通過對大數據、云計算等技術的應用，可以徹底實現文書檔案管理工作由傳統載體向數字化轉變，實現文書檔案從信息收集、整理、分析到存儲保管的全過程信息化操作，有利于辦公室文書檔案管理進一步朝著智能化的方向去發展。辦公室文書檔案管理中應用信息技術能夠提高效率與質量，但也帶來風險隱患，所以必須辯證地來看待這件事，提高風險意識，及時構建文書檔案管理信息化風險防范機制[1]。

2 辦公室文書檔案管理工作實現信息化發展的意義

辦公室文書檔案管理工作對單位發展非常重要，所以必須要想方設法保證其工作效率與工作質量，而推動辦公室文書檔案管理的信息化發展，則更有利于達到這一標準要求，所以落實辦公室文書檔案管理的信息化發展對我國檔案事業建設將具有深遠的意義。

2.1 更有利于辦公室做好檔案信息的查詢及管理

在傳統辦公室文書檔案管理模式下，單位、辦公室檔案管理人員想要查詢文書檔案，需要將整理入庫的文書檔案拿出進行查找，需要花費一定的時間，所以傳統辦公室文書檔案管理工作效率一直被人們所詬病。在信息化時代，通過利用信息技術可以實現辦公室文書檔案管理的信息化發展。信息化辦公室文書檔案管理最大的一個優點便是可以實現檔案資料的信息化存儲，這樣如果需要調用辦公室文書檔案時，就不需要像以往那樣花費大量的時間，而是利用信息系統直接查詢并調閱辦公室文書檔案資料，既節約時間，又操作方便。此外，在傳統辦公室文書檔案管理模式下，文書檔案資料不能夠實現同一時間內多人查閱、瀏覽等，而信息化的辦公室文書檔案管理可以實現這一操作。

2.2 有利于降低辦公室文書檔案管理成本

辦公室在管理與保管文書檔案時，需要花費一定的成本，這里面包括人力成本、時間成本、維護成本等，但信息化的辦公室文書檔案管理方式，可以進一步節約管理成本，但需要時間過程才能夠體現的更明顯。因為在信息化辦公室文書檔案初期，可能并不能夠達到節約成本的目的，但是隨著時間的深入，其在節約成本方面的作用會越來越明顯。在構建辦公室文書檔案管理信息化體系過程中，需要對檔案管理人員進行信息化培訓，需要引入先進的管理系統、管理軟件等，確實會花費一定量的資金，但在系統構建完成以后，后期對文書檔案管理系統的管理成本不需要像以往那樣持續投入，即便投入，成本也是比較少的。此外，辦公室文書檔案信息化管理系統構建后，可以分擔檔案管理人員的工作壓力并提高工作效率，以往在傳統辦公室文書檔案管理中，可能需要3名檔案管理人員才能夠完成辦公室文書檔案管理工作，但在信息化下，1名檔案管理人員就可以完成。由此可見，從長遠分析，辦公室文書檔案信息化建設將有利于節約單位的檔案管理成本。

2.3 有利于減輕從業人員工作負擔，推動從業人員轉型發展

信息化辦公室文書檔案管理建設，能夠起到減輕檔案從業人員工作負擔，推動其轉型發展的雙重功效。首先，在傳統辦公室文書檔案管理中，辦公室檔案人員需要日常通過手工收集、整理、保管各個工作環節和管理部門所產生的文書檔案資料，工作效率和工作質量一直被人們所詬病，而將信息技術應用其中，可以從傳統線下管理轉移到線上管理，在提高文書檔案收集整理與保管效率的同時，能夠減輕辦公室檔案人員的工作負擔，提高他們對工作的滿意度。其次，辦公室文書檔案管理以信息化方式開展工作，必然會提高對從業人員的工作能力要求，不僅需要處理好基本工作，還需要學會應用系統，在這種狀況下單位為了使管理隊伍能夠勝任當下的工作要求，會提高對其的管理與培訓要求，幫助辦公室檔案人員加速完成轉型發展。

3 信息時代辦公室檔案管理工作特點分析

3.1 管理對象由傳統載體向數字化轉變

信息時代，不管是檔案學研究對象還是檔案工作對象都發生了變化。傳統的檔案學理論研究與檔案工作，都是以傳統載體為客體和研究對象，而信息時代，傳統載體的文件和檔案越來越少，電子文件和數據越來越多。而國家檔案局也提出了存量數字化，增量電子化的要求。

3.2 管理過程向信息化轉變

在網絡信息時代下，信息化給我們日常的學習、工作、生活帶來了影響，而且我們逐漸意識到傳統的檔案管理已經不適應于當代社會的發展，對于檔案的管理還需要引進更為先進的設備。目前，越來越多的單位建立起了自己的檔案管理網絡體系，而且還將檔案管理工作的發展方向向著信息化轉變。

4 信息時代辦公室文書檔案管理工作中存在的常見問題

信息時代辦公室文書檔案管理工作必須要全力推進信息化發展，加強信息化應用力度與深度，但往往部分單位在落實辦公室文書檔案信息化管理中還存在信息安全意識淡薄、風險隱患高等較為常見的問題，這既不利于充分運用信息技術，又會增加單位的檔案管理風險，必須要及時對這些問題做好分析，以便為后期制定解決方案打好基礎[2]。

4.1 文書檔案管理中信息安全意識仍需提高

辦公室文書檔案在不斷推進信息化發展的同時，一些信息化方面的應用問題也逐漸暴露出來，尤其是信息化風險防范落實不到位引起了各方的關注。現階段，一般企事業單位在落實辦公室文書檔案信息系統構建中，往往將更多的關注點放在辦公室文書檔案信息化建設速度、基礎配備等方面，缺少風險意識，對信息化風險沒有一個科學的認知，導致辦公室文書檔案管理系統的風險隱患較高。一方面，辦公室文書檔案管理系統防御等級不夠高，系統極易遭到外部入侵與攻擊，導致系統中存儲的檔案信息遭到破壞、盜取等，從而誘發文書檔案管理風險。另一方面，辦公室文書檔案管理系統建成后，并沒有定期對管理系統進行安全檢查和更新等，不僅降低了系統的運行速度，還會增加系統漏洞。

4.2 辦公室文書檔案管理中信息化風險防范水平仍需提高

信息化技術在辦公室文書檔案管理中的應用，一方面有利于推動辦公室文書檔案管理的創新發展，另一方面也顯著增加了辦公室文書檔案管理風險，所以一定要客觀認識信息化的辦公室文書檔案管理。現階段，很多單位在構建辦公室文書檔案管理系統時，往往風險意識淡薄，并沒有對文書檔案管理系統進行定期更新與升級，導致管理系統工作一段時間后，運行速度會越來越慢，嚴重耽誤工作效率及質量。最關鍵的是辦公室文書檔案管理資料中，往往記錄著大量的數據信息，這些數據信息有很多可能是機密性文件，如果因系統安全性不夠遭受到入侵，將會給單位帶來巨大的損失與風險。此外，不同類型文書檔案在風險防范中，應該有針對性地運用不同的風險防范手段，但往往一些單位在辦公室文書檔案風險管理中卻沒有這樣去做，對風險的防范沒有針對性。

5 推動辦公室文書檔案管理改革的方法

5.1 加強云計算在辦公室檔案管理中的應用

現階段，云計算技術已經受到了廣泛的關注，其也被應用于我們日常生活中的各個方面。對于云計算技術來說，其是通過許多運算技術組合而成的，是目前我們所接受的較為新型的計算方式之一。在辦公室檔案管理的過程中引入云計算技術，不僅能夠實現對檔案數據的分析、整理、總結和歸納，還能大大降低計算的時間，進而減輕了工作人員的壓力，使得檔案管理更加真實可靠。通過運用云計算方式，可以有效整理、分析、儲存來自政府、企業等大量的數據。由于科學技術的不斷進步，檔案資料也越來越復雜，不僅包括視頻、音頻，還有大量的圖片需要進行處理，這無疑增加了處理的難度以及儲存的容量，而利用云計算，可以有效處理這些檔案，提高了檔案管理工作的效率[3]。

5.2 構建完備的辦公室文書檔案信息化管理體系

辦公室文書檔案管理的現代化與精細化發展，離不開信息技術的支撐，所以必須要利用信息技術打造完備的辦公室文書檔案信息化管理體系，但必須要保證其在硬件與軟件上的科學配備。首先，在辦公室文書檔案管理信息化建設過程中，一定要保證硬件配套設施與軟件配套設施齊全，一定要拿出足夠的資金來及時購置高速掃描儀、高拍儀等硬件配套設施，還要及時建立完備的辦公室文書檔案管理格式轉化系統、文書檔案管理系統等，實現辦公室文書檔案管理的信息化、數字化發展。

5.3 提高風險意識，做好辦公室文書檔案信息化風險防范

辦公室文書檔案信息化系統構建中，如果風險防范不得當，很容易誘發風險，所以一定要做好信息化風險防范與管理。為了進一步提高辦公室文書檔案管理的信息化風險防范能力，需要在系統中添加必要的殺毒軟件、攔截軟件等，還要提高系統的密鑰等級，設置安全系數高的登錄密碼，并保證辦公室文書檔案管理系統密碼不外泄。此外，需要進一步提高辦公室文書檔案管理系統維護管理的專業性。為此，可以選擇與專業的IT企業進行合作，通過這種方式來提高辦公室文書檔案管理系統維護的專業性，以便更好地提高管理系統的安全性。這種合作方法也是現代社會發展中比較常見的，互相之間通過優勢互補、互換來實現各自的發展需要，在不增加各自成本的前提下，能夠創造更好的管理效應。

6 結語

本文主要分析了在信息化時代下，辦公室文書檔案管理工作中存在的常見問題，并提出了幾點優化策略，希望能夠為做好辦公室文書檔案的信息化建設提供有價值的幫助。