高校采購管理信息系統的研究與設計

朱彥　閆妍

摘? 要：隨著信息技術的發展和國家“放、管、服”政策的推進，高校采購管理的信息化建設已成為必然趨勢。文章總結了高校采購管理面臨信息孤島、工作低效、服務能力較弱和缺少監督管理的問題，探討了國內高校采購信息化建設情況。在哈爾濱工程大學采購管理信息系統的基礎上，介紹了系統的設計思路、主要功能、整體架構、數據結構和建設成效，為高校采購管理信息化工作的完善和發展提供了參考和借鑒。

關鍵詞：采購管理;資產管理;信息系統;高校信息化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2021）17-0025-04

Abstract： With the development of information technology and the promotion of the national policy of “decentralization， management， and service”， the informatization construction of college procurement management has become an inevitable trend. This paper summarizes the problems faced by college procurement management， such as information islands， low efficiency， weak service capabilities， and lack of supervision and management， and discusses the construction of procurement informatization in domestic colleges. Based on the? procurement management information system of Harbin Engineering University， the design ideas， main functions， overall architecture， data structure and construction effect of the system are introduced， which provides a reference for the improvement and development of the? procurement management informatization in colleges.

Keywords： procurement management; asset management; information system; college informatization

0? 引? 言

高校國有資產的整個生命周期包括資產配置—使用—評價—處置—監管等階段。高校資產管理是對資產的全生命周期的管理，管理職責涉及多個部門。其中，采購是資產生命周期中重要的一環，采購管理包括預算、購置論證、采購申請、審核、招標、競價、合同簽訂、驗收等多個環節[1]，它不僅執行了采購過程，還對計劃配置、資產使用管理進行了評價反饋，對高校資源的合理利用和分配有重要影響[2]。高校采購工作具有特殊性，采購數量大，采購類別多樣，采購內容繁雜，經費來源復雜。因和教學、科研密切相關，高校采購的商品還往往具有專業性強、時效要求較高的特點[3]。伴隨著計算機信息技術的發展，以及國家“放、管、服”政策的不斷深入推進，高校采購管理工作的挑戰不斷增加，深入改革和完善高校采購管理工作至關重要。

1? 高校采購管理信息化面臨的問題

哈爾濱工程大學于2016年成立了招標與采購管理中心（后簡稱“采購中心”），具有管理和服務兩大工作職能，是學校集中采購的實施部門，行使政策法規落實、集中采購實施和分散采購指導等職能。然而，學校在2019年之前未建立統一的采購管理信息系統。隨著學校的改革和信息化建設的不斷推進，采購管理和服務的各項工作在開展中遇到了困難，具體為：

（1）采購工作中各環節由于信息無法即時共享造成信息孤島[3，4]。

（2）業務辦理過程中老師們需線下逐級簽批，工作效率低[4]。

（3）對資產需求、資產使用與采購業務無法完全對應，未實現全流程實時監督。

（4）采購業務無法與采購預算計劃系統及財務系統實現對接，對采購環節中的經費使用過程無法做到很好的監督管理[3]。

總之，現有的采購管理和服務模式在業務功能、信息資源共享、服務共享、對采購過程的監督管理等方面已經不能滿足學校采購業務和信息化建設的要求。因此，亟待建設一個統一的采購信息管理平臺，滿足管理要求和提高用戶服務體驗。

2? 高校采購信息化建設調研

基于逐步建設并完善采購管理信息化建設的目的，哈爾濱工程大學信息化處和采購中心共同調研了國內多所高校。調研發現，經過多年的探索發展，國內大部分高校已經利用先進信息技術從傳統的采購管理模式轉變為了在線采購管理模式。然而，受多種因素的影響，各高校的采購管理信息化水平存在一定差距，采購形式、管理模式和取得的成果也不盡相同[3，5]。

部屬院校由于受國家政策的寬松性影響，在該領域的發展較各省市普通省屬院校發展較為超前，以四川大學、中山大學[6]、上海交通大學[3]等高校為首的部分部屬院校，均通過多年的探索實踐，形成了各有特色的高校采購管理模式及信息化管理手段，其各自的管理模式也在國內其他高校得到快速復制并獲得良好用戶使用體驗。以“中山大學模式”為例，軟件支持從預算、購置申請開始到執行完成的整體流程管理，強調的是全流程管理。系統重點關注在線采購的執行環節，含有校內發布審核流程，快速采購服務形式有網上競價、快速采購等，形成了“大額采購講規范，中額采購倡高效，零星采購求便捷”的多層次電子化采購系統[6]。

同時，部分部屬院校由于其學校管理方式的獨特性，在采購管理信息化道路上選擇了純定制開發軟件系統的模式。這樣的模式的優勢在于系統應用可以完全按照學校的管理制度和流程進行全面定制，在應用體驗上可以完全符合學校參與采購工作的老師的使用習慣，但其不足之處也是顯而易見的：由于承接開發的企業大多對于高校的采購管理工作不甚了解，所有的軟件開發需從零開始，開發周期長，實施運維成本高，風險大。導致最終得到成功應用的院校不多。

國內各省市所屬高校，由于各省市對于高校給予的政策的不同，發展水平也大相徑庭。總之，目前，中國高校的采購管理部門信息化水平參差不齊，中山大學、四川大學等高校起步較早;在其引領下其他高校信息化建設逐步完善，應用情況相對成熟，也各具特色，取得了一定的成果和效益。

3? 采購管理信息系統設計

3.1? 設計思路和原則

在總結其他高校經驗的基礎上，我校采用“互聯網+采購”，貫徹“國有資產全生命周期管理”的理念，梳理采購業務流程，利用物聯網、云計算、大數據、人工智能等先進的信息化技術和管理手段，結合學校已有校園網、數據共享交換平臺和流程平臺等系統，為學校規劃并完整構建全流程信息化的采購服務管理體系，實現采購工作效率的提升、采購流程的優化、采購周期的縮短和采購成本的降低。系統在設計和建設過程中，要注意以下幾點：

系統遵循公開公平公正的建設原則，陽光高效運行采購管理平臺。

系統以用戶需求為導向，為不同用戶提供便捷的服務，讓辦理業務的老師少跑路，節約供應商、專家參與采購活動的時間和成本，降低管理者的工作量，提升各級用戶體驗。

系統根據采購業務的類別、科室職能、人員分工不同實現多崗位、跨部門、流程化協作，讓采購工作更高效。

系統與智慧校園基礎信息化平臺和資產管理系統等實現數據、業務的多方集成和整合，更加智能，更加開放，并充分利用有價值的第三方資源或行業數據服務。

系統需提供基于角色的授權體系，嚴格實施信息安全策略，實時監督，安全運行。

采購管理涉及合同、財務、招標、采購等業務，系統設計應遵照國家和行業的法律法規，財政部、教育部及學校對采購的有關規定，以及學校采購管理辦法及實施細則。

3.2? 建設內容

采購管理系統的用戶包括報送采購的教職工、經費負責人、部門領導、采購中心管理員、供貨商。

采購信息門戶是招標與采購管理中心門戶網站，除了提供采購管理系統登錄入口之外，還整合集成宣傳通知、辦事指南、政策法規等常規內容發布管理，并能夠自動發布采購需求公告、采購結果公示公告等;集成供應商服務平臺，提供供應商注冊、登錄入口;提供采購評審專家注冊入口;提供采購日歷、違規曝光臺、優質供應商查詢等功能。

采購管理信息系統的主要功能包括：采購計劃管理、采購申請管理、采購項目管理、采購執行管理、采購合同管理、采購驗收管理、采購檔案管理、統計報表管理、信息發布管理、網上商城業務、供應商庫管理及服務、專家庫管理等功能。

其中，采購執行管理支持的組織形式有政府集中采購、部門集中采購、分散采購。支持的采購方式有：招標、競談、磋商、網上競價、備案詢價、單一來源、協議供貨等多種方式[5]。

網上商城支持與主流電商平臺對接，實現設備、辦公用品、耗材等資產的網上商城直購業務。

供應商庫支持供應商實名注冊和申請認證，支持與國家工商行政總局企業信息公示系統對接查驗供應商資質和違法違規信息，為學校提供全流程的供應商管理服務平臺。

專家庫管理全校專家資料，為采購申報、驗收等環節提供數據支撐。支持專家的隨機抽取、自動候補，通過短信方式自動與專家交互確認。

采購管理系統與學校財務系統、資產管理系統、學校數據共享庫對接，避免信息孤島。

采購管理系統是智慧資產管理的重要組成，與智慧校園體系下的網上辦事中心、統一通信平臺、統一身份認證、移動校園APP、校園信息門戶等系統對接，共同構建智慧校園。系統整體功能如圖1所示。

3.3? 系統架構

采購管理信息化系統建設采用分布式架構設計，將數據庫服務器和應用服務器分開部署。系統基于Web技術開發，采用B/S架構。系統以業務流程為驅動，業務處理節點根據學校實際業務需要進行定制開發。系統軟件采用模塊化的架構設計。系統遵循分層設計原則，各業務功能、服務功能、安全保障均體現在分層體系中。系統架構有以下特點：

（1）整個系統架構采用分層的結構，各層間接口相對穩定，使維護和升級變得更容易。

（2）系統突顯開放性、擴展性和適應性。各層之間既有良好的相關性與支持性，同時又保證平臺之間各自獨立，從用戶、服務、業務、安全等方面合理規劃，確保平臺體系結構適應資產管理業務變更以及發展的需要。

（3）采購管理系統是學校智慧校園建設的一個重要組成部分，采購管理系統應和學校現有智慧校園體系下的其他信息系統有良好的連接性，并預留適合學校未來建設發展的信息系統接口。通過統一數據接口，實現采購管理業務與學校其他應用的動態管理，減少將來業務發展與系統改造的矛盾。

（4）系統構架自下而上分為：用戶層、服務展示層、業務核心層、數據層、數據交換層、硬件保障層，如圖2所示。

用戶層：系統根據用戶需要設定相應的功能權限，提供個性化展示功能。各級用戶可在該系統中通過授權其他用戶，管理其有權限管理的各類信息。

服務展示層：系統提供的人機交互界面，為用戶提供查詢統計、網上信息服務、業務辦理等服務，所有服務的數據均來自基礎數據層。

業務核心層：涵蓋了所有的資產管理業務，業務數據來源于基礎數據層，所有的資產管理業務全部抽取到該層，本層為服務展示層提供業務支持。

基礎數據層：該層是系統數據的重要基礎，大部分基礎數據來源于學校共享數據庫中的其他系統數據，也有一部分基礎數據來源于系統自身的業務數據。

數據交換層：保證所有應用系統能進行數據交互。

硬件保障層：該層為網絡和服務器等硬件環境，用來保障資產管理和服務信息化系統正常運行。

3.4? 數據結構

采購管理平臺的系統數據包括基礎庫和應用庫，基礎庫存儲用戶、組織機構等基本數據，應用庫存儲系統的業務數據，各子系統都有自己的應用庫。基礎數據和業務數據都可以通過學校數據交換平臺和學校共享數據庫進行交互，保證了系統基礎數據與學校共享數據庫的同步，也實現了采購系統的業務數據根據需要進入學校共享庫，達到不斷豐富和完善學校數據資源，實現數據全面共享的目的。數據架構關系如圖3所示。

4? 建設成效

采購管理系統信息化建設的核心就是要實現采購的全流程管理。系統建成后，覆蓋了采購計劃導入管理、采購申請管理、采購項目管理、采購執行管理、采購檔案管理、采購合同管理、采購驗收管理等各個階段，滿足我校采購業務的信息化管理要求，規范采購程序，提高采購效率，從而降低采購成本。采購管理系統使得我校的采購過程透明化，資產配置合理化，進而調控預算執行，加強監督管理，實現采購的動態信息化管理。

采購管理系統的特色包括：

（1）系統支持多種采購形式：招標，競談，磋商、單一來源，委托招標，自購等。

（2）為供應商、外貿代理和招標代理等參與單位提供公共服務平臺，全程網絡化，能夠在線提交業務相關數據、跟蹤業務辦理進度，業務流程的自動化提高了采購效率。

（3）建立了供應商評價體系，能夠促進和提升服務質量。

（4）申購人可對采購進程自主查詢，對項目執行全程跟蹤，隨時掌握動態。

（5）系統能夠反映經費項目已申購、已執行、已簽合同、已驗收等統計情況。

（6）系統支持智能年度預算分析，內建預警機制。

圖4所示的采購管理信息系統自投入使用后，為學校的采購工作帶來了顯著的改變。在服務層面，系統協助學校采購主管部門構建服務型職能部門，積極促進了各級用戶參與到采購工作中，讓辦理業務的老師少跑路，通過信息化提升了用戶體驗。從管理層面來說，利用信息化手段使校內教職工、計劃歸口管理部門、采購中心、財務處、供應商實現協同，推動了學校采購工作信息化的高效運行。從決策監控層面來看，傳統采購模式下，購前論證及采購過程中經常找不到相應的數據支撐，造成大量物資設備重復購買造成的浪費及預算超支。采購信息化建設改變了這一問題，為學校的決策層提供采購領域完整的數據支持。

5? 結? 論

資產管理工作是一個較為復雜的整體工程，需要整體規劃，搭建靈活可拓展的系統框架，有計劃、有步驟的分期建設。

隨著采購業務管理和服務工作的開展，未來將根據實際需要，不斷優化已有流程和功能;同時建設新的功能，將電子合同、電子簽章、電子發票等結合起來，實現全流程電子化服務。另一方面，在今后的工作中，要不斷增強管理人員的信息技術水平，提高網絡信息安全意識，健全資產和采購工作管理制度，真正發揮系統的作用。

參考文獻：

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[2] 黃立林.高校國有資產集中采購信息化應用的探究 [J].湖北開放職業學院學報，2018，31（23）：40-41+47.

[3] 支琴，王彥文，黃繼紅，等.“互聯網+”視角下高校招標采購信息化建設策略探析 [J].實驗技術與管理，2019，36（11）： 277-281.

[4] 楊柳，黃開勝，江永亨.高校設備全生命周期管理的“清華實踐” [J].實驗技術與管理，2019，36（10）：1-5+35.

[5] 田宇欣，戰宇，馮金輝，等.高校采購管理平臺建設實施方案探討 [J].江西電力職業技術學院學報，2018，31（10）： 111-112.

[6] 李達亮，楊元紅，賈延江，等.高校陽光采購信息化體系的構建 [J].實驗技術與管理，2019，36（10）：6-11+39.

作者簡介：朱彥（1986—），女，漢族，河南鄭州人，工程師，碩士，研究方向：信息技術應用;通訊作者：閆妍（1981—），女，漢族，黑龍江哈爾濱人，工程師，碩士研究生，研究方向：信息技術。