信息化背景下水利部門檔案管理工作方法的探索

蘭海燕

摘 要：為了保證水利工程開展的穩(wěn)定、順利，全面提升水利工程質(zhì)量，強(qiáng)化對(duì)水利部門檔案管理工作的創(chuàng)新非常有必要。基于此，本文對(duì)信息化背景下水利部門檔案管理工作展開了分析，明確了檔案管理工作的重要性，闡述當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，并在明確成因的基礎(chǔ)上，制定了具有一定可行性的管理辦法，以期相關(guān)人員可以借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化背景下;水利部門;檔案管理;工作方法

在城市化推動(dòng)進(jìn)程不斷深入的當(dāng)下，我國(guó)建筑行業(yè)的發(fā)展規(guī)模也在逐步擴(kuò)大，建設(shè)水平越來(lái)越高。針對(duì)水利工程建筑而言，主要的作用就是要保證各項(xiàng)水利工程正常運(yùn)行，方便管理。但是，綜合目前水利部門檔案管理工作現(xiàn)狀分析，還存在很大的局限性，管理問(wèn)題頗多。因此，基于信息化背景下，為了能夠從整體的角度上提升檔案管理效率，水利部門務(wù)必要加大重視，合理應(yīng)用信息技術(shù)，保證檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化目標(biāo)。

一、信息化背景下水利部門檔案管理工作開展的必要性分析

在水利工程建設(shè)中，檔案管理是非常重要的組成部分。通常情況下，檔案需要長(zhǎng)時(shí)間的保存和管理。所以，為了保證紙質(zhì)檔案不會(huì)出現(xiàn)潮濕、腐蝕或者火災(zāi)等問(wèn)題，每年都需要投入大量的資金應(yīng)用于檔案的保護(hù)和管理。但是，由于檔案沒(méi)有備份的情況，使得相關(guān)人員在查閱信息時(shí)，不得不對(duì)檔案反復(fù)查閱，而這一情況的存在，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)受損或者遺失的現(xiàn)象，管理人員常常需要為損失的文檔而擔(dān)憂，為檔案管理工作的開展帶來(lái)了很大困難。隨著我國(guó)電子技術(shù)水平的不斷提升，信息技術(shù)也得到了廣泛的應(yīng)用和普及，很大程度上為水利部門檔案管理提供了便利，促進(jìn)了管理水平的

提高。

通常，若想健全水利檔案管理，應(yīng)該依照合理且先進(jìn)的管理手段，強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有管理措施的優(yōu)化、革新。同時(shí)，側(cè)重對(duì)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制的實(shí)施，能夠促進(jìn)工作效率以及工作質(zhì)量的大幅度提高，對(duì)水利部門的良好發(fā)展具有很大促進(jìn)意義。然而，結(jié)合目前水利部門檔案管理效果來(lái)看，即便水利部門的重視程度越來(lái)越高，但依舊存在很多不足之處，亟待改進(jìn)。故此，在信息化背景下，水利部門應(yīng)該結(jié)合水利檔案管理的具體需求，在辦公條件允許的情況下，利用合理的方式，制定高效、科學(xué)、合理并且具有較強(qiáng)可行性的規(guī)章機(jī)制，保證水利檔案管理可以在短時(shí)間內(nèi)得以實(shí)現(xiàn)，讓水利檔案管理工作的開展，能夠做到有章可循，從而在有效規(guī)避檔案管理問(wèn)題的同時(shí)，還能從整體的角度上促進(jìn)檔案管理效益的提高。

二、信息化背景下水利部門檔案管理現(xiàn)狀分析

早在1975年，我國(guó)對(duì)水利信息化管理就給予了高度的重視，而隨著2003年《全國(guó)水利信息化規(guī)劃》的出臺(tái)，也充分表明水利信息管理工作的開展實(shí)現(xiàn)了全面化以及標(biāo)準(zhǔn)化。從宏觀的角度上分析，若是想讓水利檔案管理更加完善和健全，應(yīng)該結(jié)合先進(jìn)的管理方法，對(duì)水利檔案展開規(guī)范化管理，并依照水利的具體發(fā)展現(xiàn)狀，科學(xué)制定管理制度，保證檔案信息的管理能夠呈現(xiàn)高效、實(shí)時(shí)的特點(diǎn)。

同時(shí)，在信息化背景下，水利部門在開展檔案管理工作期間，通過(guò)對(duì)管理機(jī)制的嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)，也使得檔案工作具備較強(qiáng)的法律效應(yīng)，可以真正意義上做到有法可依，有章可循。在檔案管理中，水利部門在綜合自身發(fā)展情況的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化了業(yè)務(wù)方面的拓展，加大了利用程度。此外，借助信息技術(shù)，在進(jìn)行水利檔案管理的時(shí)候，無(wú)論是在硬件方面，還是在軟件層面，都增強(qiáng)了資金的投入力度，促使水利檔案信息科學(xué)化且規(guī)范化，確保水利檔案能夠得到高效整理，并編輯好目錄，再應(yīng)用信息技術(shù)，快速、精準(zhǔn)地對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)時(shí)查閱，進(jìn)而不斷促進(jìn)水利部門檔案利用率的提升。

三、信息化背景下水利部門檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

在信息化背景下，水利部門在實(shí)際的發(fā)展中，在檔案管理方面，雖然管理人員已經(jīng)加大了重視，并有意識(shí)的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，積極應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案。但是，因?yàn)樗麢n案信息涵蓋的內(nèi)容較多，涉及到了很多的方面。所以，在對(duì)檔案管理工作開展期間，經(jīng)常會(huì)受到來(lái)自多方面因素的影響，致使檔案管理越來(lái)越復(fù)雜，問(wèn)題更是逐漸增多，不僅阻礙了檔案管理工作實(shí)效性的提升，也在一定程度上制約了水利部門的穩(wěn)定、持續(xù)

發(fā)展。

1.水利部門檔案管理工作指導(dǎo)理念相對(duì)落后

現(xiàn)階段，水利部門檔案管理人員對(duì)檔案的重視力度不夠，沒(méi)有充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性和價(jià)值，也無(wú)法將檔案管理放在信息化背景下整體考量，依舊沿用傳統(tǒng)手工管理的辦法，運(yùn)用以往陳舊的檔案管理指導(dǎo)思想，致使檔案工作質(zhì)量以及效果遲遲得不到提升，滿足不了預(yù)期制定的標(biāo)準(zhǔn)。

同時(shí)，在工程實(shí)際建設(shè)階段，很多工程項(xiàng)目的管理人員以及負(fù)責(zé)人員意識(shí)薄弱，忽視了檔案管理所發(fā)揮的意義和作用，在工作中只側(cè)重關(guān)注水利工程建設(shè)的進(jìn)度、工程質(zhì)量以及工程監(jiān)理等問(wèn)題，而針對(duì)工程資料和檔案的形成、收集、管理，則關(guān)心程度不足。比如，在具體的水利工程建設(shè)和項(xiàng)目運(yùn)行期間，制表人員不依照規(guī)定格式或者要求，認(rèn)真且仔細(xì)的填寫表格，經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容缺失、漏項(xiàng)等問(wèn)題，信息的整理十分不規(guī)范。因而，諸多問(wèn)題的存在，都導(dǎo)致水利工程資料在歸檔的時(shí)候，效率較低，效果不明顯，進(jìn)而從根源上造成水利部門檔案管理工作存在缺陷，問(wèn)題較多，質(zhì)量不高。

2.水利部門檔案管理信息化建設(shè)水平較低

當(dāng)今社會(huì)下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度在逐漸加快的同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展也越來(lái)越好，并廣泛應(yīng)用在了多個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展進(jìn)程。但是，結(jié)合水利部門檔案管理工作現(xiàn)狀分析，在信息化建設(shè)層面，存在的問(wèn)題偏多，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

第一，硬件設(shè)施缺乏?；谛畔⒒尘跋?，雖然CAD等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)越來(lái)越成熟，水平越來(lái)越高，應(yīng)用更是日益廣泛。水利部門在發(fā)展過(guò)程中，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化、數(shù)字化辦公，力求可以全面提升工作效率，滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求。但是，水利部門在管理檔案期間，相應(yīng)的硬件設(shè)備卻十分缺乏，仍然停留在紙質(zhì)檔案材料的存檔方面，或者對(duì)部分電子文件展開單機(jī)管理。從整體的角度上分析，水利檔案管理比較封閉，并沒(méi)有構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的開放型數(shù)據(jù)庫(kù)，不能面向水利部門提供經(jīng)數(shù)據(jù)對(duì)比、合理分析、綜合統(tǒng)計(jì)等高層次的檔案利用服務(wù)，更不能將水利檔案資源中所涵蓋的規(guī)律性知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)等充分挖掘出來(lái)，從而導(dǎo)致水利檔案管理問(wèn)題不斷增多，嚴(yán)重影響了水利部門檔案管理工作水平的提高。

第二，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)具有較強(qiáng)的滯后性。水利部門在對(duì)檔案管理工作開展過(guò)程中，不能嚴(yán)格依照具體情況，高效落實(shí)和執(zhí)行檔案管理各類規(guī)章機(jī)制，致使憑借經(jīng)驗(yàn)開展工作，整體的隨意性非常強(qiáng)，表面形式嚴(yán)重，無(wú)法達(dá)到檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化程度，不僅對(duì)水利部門檔案的利用造成了嚴(yán)重影響，也導(dǎo)致水利管理人員不能精準(zhǔn)掌握到工程建設(shè)的具體現(xiàn)狀，從而加大了水利工程安全調(diào)度的難度，不利于檔案管理工作的有序

進(jìn)行。

3.水利部門檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)比較滯后

通過(guò)對(duì)水利部門檔案管理工作人員的實(shí)際構(gòu)成分析，在信息化建社層面，存在的問(wèn)題主要可以體現(xiàn)在兩個(gè)方面，具體分析如下：

第一，部分檔案管理人員的水平以及素質(zhì)偏低。通常情況下，針對(duì)檔案管理工作，水利部門通常會(huì)安排年齡較大的人員擔(dān)任，或者是不適應(yīng)其他崗位而轉(zhuǎn)到檔案部門中，甚至有一些檔案管理人員還會(huì)身兼數(shù)職，在工作中非常容易出現(xiàn)檔案管理不齊全、案卷無(wú)序或者混亂等問(wèn)題，從而對(duì)水利部門檔案管理工作的開展造成了嚴(yán)重影響，制約了管理水平的提高。

第二，部分年輕檔案管理人員在工作中，雖然自身的學(xué)歷非常高，也可以熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代信息技術(shù)。但是，從工程技術(shù)崗位轉(zhuǎn)到檔案管理部門，因?yàn)椴痪邆鋵I(yè)的檔案知識(shí)。所以，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，工作主動(dòng)性不強(qiáng)，缺乏主動(dòng)推進(jìn)水利工程檔案信息化的意識(shí)，動(dòng)力不足。

四、信息化背景下水利部門檔案管理工作方法分析

1.加強(qiáng)水利部門檔案管理人員的重視程度

為了可以不斷提升水利部門檔案管理水平，在信息化背景下，水利部門應(yīng)該加大重視。一般而言，影響水利檔案管理信息化建設(shè)的因素有很多，比如，資金不足、管理不到位、管理人員重視程度偏低等。但是，如果從整體的層面分析，管理人員缺乏重視是阻礙檔案管理水平提高的主要成因。

簡(jiǎn)而言之，水利部門管理人員是決定檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的主要核心，能夠直接影響檔案管理效率。因而，在今后的工作中，應(yīng)該科學(xué)利用信息技術(shù)，明確水利電子政務(wù)，切實(shí)落實(shí)檔案信息化建設(shè)，讓其與管理工作能夠同時(shí)進(jìn)行。同時(shí)，在資金以及人力方面，應(yīng)該加大資金投入力度，定期聽取檔案管理匯報(bào)情況，對(duì)水利檔案管理工作的現(xiàn)狀有所了解，提出具體要求，精準(zhǔn)的下達(dá)命令，保證高效且快速的將現(xiàn)存的實(shí)際問(wèn)題解決掉。

此外，部門管理人員應(yīng)該加大對(duì)檔案管理交流活動(dòng)的關(guān)注力度，互相學(xué)習(xí)和補(bǔ)充，彌補(bǔ)存在的不足，一同提高和發(fā)展。需要明確的是：在開展檔案管理工作期間，應(yīng)該側(cè)重對(duì)每項(xiàng)工作程序的落實(shí)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，在技術(shù)上加以創(chuàng)新。

2.加快水利部門檔案信息化管理進(jìn)程

在水利部門檔案管理工作中，檔案信息資源建設(shè)是較為重要的一部分內(nèi)容，同時(shí)，也是水利部門穩(wěn)定發(fā)展的保障。可以說(shuō)，水利檔案管理的專業(yè)性、規(guī)范性，對(duì)水利工程的有序進(jìn)行非常有益處。

因此，在信息化背景下，針對(duì)檔案管理工作的開展，應(yīng)該在結(jié)合部門實(shí)際現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，科學(xué)制定具有一定信息化的檔案管理規(guī)范，從戰(zhàn)略的角度加以創(chuàng)新，強(qiáng)化綜合管理力度，強(qiáng)化行業(yè)監(jiān)督，對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的缺陷或者漏洞，客觀指導(dǎo)，健全檔案管理機(jī)制，構(gòu)建水文數(shù)據(jù)，然后制定歸檔流程。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)各類信息的高效收集，讓檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)，有效對(duì)檔案進(jìn)行電子存儲(chǔ)。

此外，強(qiáng)化檔案管理人員的信息化利用程度，加大對(duì)信息化軟件的使用率，健全水利工程檔案管理目錄，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查閱，精準(zhǔn)開展電子文件歸納工作，熟悉硬件和軟件的應(yīng)用流程，以便檔案信息能夠安全儲(chǔ)存，切實(shí)達(dá)到電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的目標(biāo)。

3.加大檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度

在信息化背景下，水利部門在開展檔案管理工作期間，應(yīng)該側(cè)重對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的增強(qiáng)。一方面，根據(jù)《檔案法》《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)范》等規(guī)章制度，并結(jié)合水利部門實(shí)際情況，科學(xué)制定檔案管理辦法，建立完善的檔案管理規(guī)范化框架。另一方面，在數(shù)字化檢索、信息錄入等層面，需要積極借鑒其他類型科技檔案的經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)水利部門檔案管理收集、整理、管理一體化。

4.強(qiáng)化對(duì)人才的培養(yǎng)

管理部門在對(duì)檔案管理過(guò)程中，信息化建設(shè)固然重要，但人才培養(yǎng)也十分關(guān)鍵。因此，為了可以全面促進(jìn)管理水平的提升，應(yīng)該加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，保證人員能夠掌握基本的檔案學(xué)知識(shí)，可以熟練應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)。同時(shí)，組建復(fù)合型人才管理團(tuán)隊(duì)，不斷促進(jìn)管理人員檔案管理工作技能的提高。應(yīng)該積極引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才和科技人才，建立計(jì)算機(jī)人才隊(duì)伍，讓水利部門的內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)能夠得到全面優(yōu)化，提升檔案管理水平。

5.信息化水利檔案優(yōu)點(diǎn)

利用信息化手段進(jìn)行我國(guó)水利工程的檔案管理之后，就使其采集和管理的手段變得多樣化，可以根據(jù)所管理檔案的不同特點(diǎn)，如時(shí)間、內(nèi)容、應(yīng)用方向等等來(lái)將我國(guó)水利工程的檔案進(jìn)行分類，并且將分類好的檔案標(biāo)上自己特有的編號(hào)，這樣不僅一目了然，而且使日后應(yīng)用查找也變得十分方便，為全面的掌握我國(guó)水利工程檔案管理的詳細(xì)內(nèi)容提供了一個(gè)方便快捷的基礎(chǔ)平臺(tái)和技術(shù)支持，使得我國(guó)水利工程檔案管理能夠更加順利的進(jìn)行。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜合而言，水利檔案管理工作的高效開展，對(duì)水利部門檔案管理工作效率以及質(zhì)量的提升具有很大促進(jìn)意義。因此，面對(duì)現(xiàn)階段水利部門檔案管理存在的問(wèn)題和不足，水利部門應(yīng)該給予高度的關(guān)注，深入剖析分析，了解成因，并在結(jié)合實(shí)際現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，采取科學(xué)的辦法，有針對(duì)性的制定問(wèn)題處理方案，建立完善的檔案管理機(jī)制，認(rèn)真落實(shí)水利工程建設(shè)工作，保證在有效提升水力檔案管理水平的同時(shí)，還能為水利部門的長(zhǎng)久發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：四川省廣安市廣安區(qū)水務(wù)局）