新時代檔案信息服務定位的調整與優化探討

何秀清

摘? 要：檔案信息服務主體需要從供給導向為主向需求導向轉變，成為文化的傳播者，并與其他主體加強合作以實現服務主體的多元化。在檔案信息服務內容上應加強檔案信息資源的管理與配置，實現檔案信息應用的個性化、行業化和專業化。服務策略上應實現服務方式的多元化和現代化，并以檔案信息服務過程的安全性和法制化作為保證。

關鍵詞：經濟高質量發展;檔案信息服務;定位;主體和客體;服務策略

Abstract： The subject of archival information service needs to change from supply-oriented to demand-oriented， become the disseminator of culture， and strengthen cooperation with other subjects to realize the diversification of service subjects. In the content of archival information service， we should strengthen the management and allocation of archival information resources， so as to realize the individualization， industrialization and specialization of archival information application. In terms of service strategy， we should realize the diversification and modernization of service methods， and guarantee the security and legalization of the service process of Archival information.

Keywords： High quality economic development; Archival information service; Positioning; Subject and object; Service strategy

本文將重新梳理我國檔案信息服務的主體定位、客體定位、內容定位、策略定位，修正不符合經濟高質量發展需求的定位和內容，對我國檔案信息服務定位進行調整和優化，以實現檔案信息服務更好地促進經濟高質量發展的目的。

1 檔案信息服務主體的再定位

在相當長的時期內我國檔案信息服務主體僅按照自身業務范圍及館藏情況為檔案信息服務客體提供服務，服務形式表現為被動的應答式服務。

由于受館藏內容限制，所提供的檔案信息服務常常不能滿足客體的需要;受業務范圍的制約，檔案信息服務主體也未能成為文化的傳播者，也未能和其他機構與媒體一起為社會提供多元化的信息服務。

1.1 從供給導向為主向需求導向轉變。檔案信息服務的被動式必然導致檔案信息的準備不充分、不系統，檔案價值與檔案部門社會功能得不到應有發揮。[1]

隨著經濟和社會的發展，人們的意識形態、價值觀念、思維能力都發生了很大的變化。檔案信息服務主體應變供給導向為需求導向，對客體的檔案利用行為進行分析研究才能真正將以人為本落到實處。檔案信息服務者也是檔案信息服務主體中的一員，作為社會成員在日常生活中也會產生檔案利用的需要。

檔案信息服務質量需要通過客體的滿意程度衡量。檔案信息服務者在獲得檔案信息服務的過程中發生的角色變化，應通過換位思考去感受檔案信息服務客體的需求，并借鑒其他社會服務部門的經驗，探索能滿足檔案信息服務客體需求的途徑。

1.2 服務主體應成為文化的傳播者。檔案機構不僅要守護檔案、提供服務，更要充分利用提供檔案信息服務的機會發揮本組織檔案信息資源的優勢，發揮檔案信息資源的價值，傳播本組織的文化理念，與組織成員共同開創更美好的未來。

1.3 服務主體應加強與其它相關機構的合作。在更高的檔案信息服務要求下，檔案信息服務主體也應該從單一主體向多元主體轉變。

檔案機構可與聯系密切的博物館、校史館、圖書館等進行合作，發揮各自優勢共同提供檔案信息服務。檔案機構也可以與傳統媒體合作，通過報紙或電視臺進一步傳播檔案文化。檔案機構也可以與新媒體合作，在檔案信息服務現代化的進程中借助新媒體平臺力量促進檔案信息服務的社會化。

在市場經濟蓬勃發展的今天，檔案信息服務主體還可以是第三方外包機構，檔案機構通過與其他機構跨界合作，更好地為客體提供優質檔案信息服務。

同時，可以利用信息技術和網絡技術，將館藏檔案信息資源與專業技術等進行融合，促進各種資源最大程度發揮其價值，實現雙贏或多贏。

2 檔案信息服務客體的再定位

2.1 追求更高服務水平的檔案信息需求者。隨著社會檔案意識的增強，人們對于檔案信息服務水平的要求也越來越高。

馬斯洛需求層次理論將人的需求分為五大類，并認為人們需求的層級會在被滿足后逐步攀升。在檔案信息得到了深層的開發后更能激發客體利用檔案的需求。

檔案信息服務客體需求的變化對檔案機構來說既是考驗，也是提升自身工作水平的新機遇，準確把握新時期我國檔案信息服務客體的定位才能提供令客體更加滿意的服務。

2.2 檔案信息服務過程的參與者。檔案信息服務水平的提升需要客體積極參與和主體引導幫助共同發揮作用。很多后現代檔案學者曾指出，傳統檔案著錄的不足，認為利用者的聲音、利用者在檢索信息時所運用的語言，及在檔案利用中出現的意義很少被捕獲在檔案著錄中。[2]

目前，我國檔案館雖未能展開大眾標簽活動，但我們在日常學習中也能感受到客體間會受到彼此利用的影響，我們查看論文的過程中很可能也會查看該論文的引文。

重視檔案信息服務客體的聲音，將主體對客體的單向輸出變成雙向合作。檔案信息服務客體也需要通過反饋的形式表達自身的服務體驗，主體對接收到的反饋信息加以分析并找出服務流程中的不足才能提升檔案信息服務水平。

可以建立相應的檔案信息服務反饋體系，確立服務指標、服務有效性、服務滿意度評價、服務建議采集機制，主體通過科學利用客體的反饋數據改進自身工作。

3 檔案信息服務內容的再定位

3.1 加強檔案信息資源的整合與優化。檔案信息服務不僅局限于將已有的館藏內容提供給客體，更需要在客體檔案信息需求和主體館藏檔案信息資源的基礎上進行檔案信息資源的共建共享。

檔案信息資源是檔案信息服務的基礎，主體要對這一物質基礎進行合理管理與優化配置，才能在海量檔案信息資源中為客體匹配最能滿足客體需求的檔案信息。

3.2 實現檔案信息服務的個性化和專業化。主體應在變供給導向為需求導向后根據客體需求制作用戶畫像，根據客體特點提供更個性化、行業化的服務。

檔案信息服務與養老、醫療、房產等緊密關聯，不同行業在尋求檔案信息服務的過程中有不同的要求，應根據行業特點將檔案應用行業化，促進傳統檔案信息服務升級。

在這方面已有類似案例，如2015年底恒大“互聯網+”社區健康管理中心在湖北成立，為社區居民提供健康評估、健康檔案等全方位服務;2017年南京市棲霞區“e站通”已覆蓋全區并為社區居民提供遠程查檔服務，可查詢計生、婚姻等五大類檔案。因此，要將檔案信息服務內容與行業結合，立足于客體的實際需求提供便捷化的檔案信息服務。

4 檔案信息服務策略的再定位

4.1 服務方式的多元化和現代化。將檔案信息服務流程網絡化可大大方便客體的利用，例如檔案展覽中利用VR技術等給客體帶來感官刺激并增加檔案信息服務的趣味度。

如今許多檔案網站及社交媒體平臺上的檔案賬號利用率并不高，許多網站的功能也尚不健全，停留在檔案館簡介、政策法規、服務指南等簡單介紹層面;服務指南也僅提供線下檔案利用流程的指導。新時代檔案信息服務主體要將檔案網站進一步完善，設計便于操作且安全的檔案信息服務系統。[3]

大數據環境下共建檔案信息資源共享平臺，通過公共信息服務平臺讓更多公眾不受時間和空間的限制利用檔案信息并參與互動。

新時代檔案信息服務無論是在網上咨詢服務上還是在精準式服務上都尚處于初試階段，相當一部分檔案機構的軟件和硬件條件還跟不上，但與傳統服務方式相比已經結合時代有了一定創新。

新時代是一個交互與融合的時代，需要檔案信息服務主體與客體增強合作，從做好檔案信息資源建設、增加檔案信息服務深度與廣度、加強彼此間的交互性等多方面進行深入思考，豐富檔案信息服務方式，促進檔案信息服務現代化。

4.2 檔案信息服務過程的安全性和法制化。要保證檔案的真實可靠性必須確保檔案信息的安全。信息技術雖然是檔案工作現代化的助推力，但在促進檔案信息服務方式更加豐富的同時檔案信息安全也不容忽視。

電子檔案具有可復制性、與載體可分離等特點，既提升了檔案信息服務效率，也增加了檔案信息服務的安全風險。

電子檔案存在著諸如物理層、網絡層、傳輸層等方面的威脅，檔案信息服務過程的安全化不僅僅是在硬件設施和軟件設計方面需要加強，更要從人員意識、安全管理、法制建設等多方面入手。[4]

目前從事檔案人員素質參差不齊，部分人員缺乏相關的專業知識及業務能力。為確保檔案信息服務現代化的有序推進，需要借助專業人員的力量，并通過如身份驗證技術、防病毒技術等網絡安全技術進行安全防護，做好檔案信息備份以應對挑戰。

實體檔案信息服務過程中也要注意保護實體檔案的安全，防止遺失或盜竊，做好檔案館基礎設施建設，對于有破損的實體檔案及時采取先進技術進行修復。

除了在業務操作上對威脅檔案信息服務安全的因素進行預防外，還要制定相應的安全規范制度，從前端控制到服務過程做好安全管理規范。

高質量發展需要全面“依法治檔”，不僅要對檔案安全方面的條款進行加強，還要對檔案信息服務中涉及的知識產權、檔案信息資源開發、保密責任等加以規范。

參考文獻：

[1]楊雯，劉少朋.信息化背景下高校檔案工作管理體制變革與服務模式創新——基于“互聯網+”概念[J].機電兵船檔案，2020（05）：88-91.

[2]向宇，文傳玲，周文泓.服務型社交媒體信息保管機構的案例分析與啟示[J].檔案管理，2019（02）：16-20.

[3]張忠良.信息化時代創新檔案管理服務模式探究[J].檔案管理，2019（02）：94-95.

[4]孫文.電子檔案研究的四大特征和兩大熱點[J].檔案管理，2020（06）：102-103.

（作者單位：安徽省皖西學院檔案館? 來稿日期：2020-11-23）