高校校友檔案服務平臺構建研究

苑婷婷

摘? 要：本文首先論述了目前高校校友檔案管理存在的問題，簡要說明高校校友檔案服務平臺構建的意義，認為這是編撰校史的重要依據;最后重點闡述高校校友檔案服務平臺構建途徑，建議保證高校校友檔案服務平臺構建部門的獨立性與專業性，并且通過跟蹤服務的方式不斷地完善校友檔案信息。

關鍵詞：高校;校友檔案;服務平臺;跟蹤服務;校史編撰

Abstract： Firstly， this paper discusses the problems existing in the management of alumni archives in colleges and universities. Then it briefly explains the significance of constructing the service platform of university alumni archives， which is considered to be an important basis for compiling the history of the university. Finally， it focuses on the way to build the service platform of university alumni archives， and suggests that the independence and professionalism of the department to build the service platform of university alumni archives should be guaranteed， and the information of alumni archives should be continuously improved through the way of tracking service.

Keywords： Colleges and universities; Alumni archives; Service platform; Tracking service; History compilation

校友檔案的記錄，最大程度上還原了學生在高校求學期間專業學習上的情況，以及組織的各項活動、參與的各個比賽及項目內容。現階段高校校友檔案服務平臺構建研究工作是十分有必要的。

1 高校校友檔案管理的問題

1.1 校友檔案的質量與形式大相徑庭。在實際的走訪研究當中，筆者發現，目前能夠利用信息化技術設備來完善校友檔案管理工作的高校為之甚少，而絕大部分高校甚至并沒有建立起專門的校友檔案管理工作制度。

在校友檔案管理方面，不同省份、不同高校所采取的措施都不同，有部分學校通過紙質文件的形式將校友檔案編撰成冊，留存在檔案室;也有部分高校采取復刻電子光盤形式，將所有的校友信息收入到光盤，形成電子檔案。

除此之外，絕大部分高校在校友檔案收集和制作上仍采取傳統的辦法，只收錄學生的高考錄取證書、學業成績表、畢業名冊和黨團信息等。這些內容缺少個性化的差異，過于簡單和基礎，沒有辦法完整地反映校友實際情況和個人特點，更無法作為各個校友在離開高校以后，懷念自己的青春時光和友情的依據。[1][2]

1.2 缺乏構建高校校友檔案服務平臺的意識。思想上不重視是造成目前絕大部分高校一直未構建校友檔案服務平臺的原因之一。

另外，目前高校在校生對自身檔案的內容、功能、類別和轉遞都不太了解，很有可能在畢業離校以后并沒有及時簽訂三方協議，報到證的去向也就沒有辦法明確下來，導致學生的檔案無法從高校方面轉遞到學生的用人單位。在轉遞過程中還存在檔案丟失情況，一旦出現丟失，對于校友本人很有可能影響他未來的職業發展。

1.3 缺乏完善的規章制度規范管理。目前，各高校現有學生檔案管理及信息平臺的構建存在著極大問題。

首先，由于很多高校并沒有注重校友檔案和資料的收集，導致檔案內容缺乏連貫性，沒有能夠體現出校友個人實際情況和綜合素質內容，而僅是將一些基礎的成績單、體檢報告單等放入校友檔案中。

其次，由于高校方面不重視，導致校友檔案沒有辦法建立起相應的信息平臺和服務系統，數據庫建設不完善，更無法滿足新時代下的檔案管理要求。

最后，由于制度的缺失，導致難以用統一的標準進行衡量，無法以嚴格的規章制度為依據，使得檔案內容的收集、錄入和轉遞都變得不規范及容易產生各種問題。

2 高校校友檔案服務平臺構建的意義

2.1 編撰校史的重要依據。校史內容非常豐富，而這些豐富的內容可以從高校校友檔案中獲取，這些檔案中，擁有歷屆優秀校友給學校帶來的成就，優秀的校友資料便是學校成就的證明。

2.2 反映學生的全面情況。高校校友檔案的內容包括學生在校四年學習過程中所獲得各種獎項，包括學生的大小考試及其成績，也包括高校每年為學生提供的體檢項目及最終檢查結果。而這些都是對學生四年大學生活的一次階段性的總結，是屬于過程性的評價內容，可以非常全面地反映出學生的具體情況。

高校校友檔案服務平臺還是畢業生發展的重要載體，也是校學生向優秀校友學習的第二課堂。

3 高校校友檔案服務平臺構建途徑

3.1 保證高校校友檔案服務平臺構建部門的獨立性與專業性。首先，需要成立專門性和獨立性兼備的部門，通過熟練地掌握信息化網絡平臺的使用規則開展工作。學校方面還需要聘請計算機編程構建專業團隊。一些經費比較緊張的學校，可以采取第三方外包的形式，尋找網絡公司進行平臺的設計。[3][4]

其次，需要通過線上線下協調互動的方式，不斷地完善檔案內容，對信息進行核查。建議各大高校由校領導牽頭成立不同地區的校友分會，通過與校友緊密聯系，使得校友分會十分清晰地掌握每一屆學生的實際情況，了解校友的最新發展，尤其是對于在某些領域頗有建樹的校友，通過校友分會的力量建立密切聯系，高校就能隨時了解和掌握校友的最新信息，并將這些信息及時充實到校友檔案中，對原始的校友檔案進行完善，并將其融入到校史編制工作中去。[5][6]

3.2 通過跟蹤服務的方式不斷地完善校友檔案信息。將校友檔案信息不斷完善，保障時間的連貫性和內容的充實性，是服務平臺構建的真正目標之一。[7]

筆者建議，可以采取信息化的技術手段對校友進行跟蹤服務，使每一名校友都可以登錄這個平臺，輸入自己近年來的實際信息，高校校友檔案服務平臺的工作人員進行審核、辨別信息真偽和有效性，最后選擇適當的信息作為校友檔案的更新內容。其次，對于畢業生的檔案管理工作，高校方面也需要特別注意，尤其是需要明確每一名校友的轉遞檔案單位。

學生處和教務處都需要利用網絡不斷核實和確認，避免檔案在移交過程中丟失和遺漏，切實做好校友檔案的歸檔工作。與此同時，也要注意保護校友的隱私。對校友檔案進行查閱時，必須對查閱人的身份和目的進行驗證;一些資料公開時，不得公布對校友產生負面影響的信息，對于校友家庭狀況，要經過校友同意才能公布。在平臺上上傳校友檔案資料前，校方要把這些資料傳給相關校友，征得他們本人同意后，才能對這些資料進行上傳。

面對高校學生，各大學校也需要開設畢業生檔案管理課程，這門課程必須要以必修課的形式出現，讓每一名大四應屆畢業生都去了解校友檔案的重要性，了解畢業生檔案對個人未來發展的重要性，培養學生的檔案意識，使得校友在畢業之際不會出現檔案無人接收和無處托管的問題。

參考文獻：

[1]曾虹.發揮學籍檔案的作用為開發利用校友資源服務[J].檔案與建設，2007（05）： 25-26.

[2]劉燕婷.活用學籍檔案 拓展校友資源[J].中國檔案，2005（10）： 28-29.

[3]林堅.高校校友檔案服務平臺的設計與應用研究[J].浙江檔案，2018（09）： 55-56.

[4]吳曉茹，張歡.構建校友檔案信息化管理新模式[J].山西檔案，2016（04）： 73-74.

[5]孫慶娟.檔案是百年高校歷史的“記憶”[J].檔案管理，2017（05）：95.

[6]朱彤，楊灝.基于“高校記憶”視角發揮檔案在大學文化中育人作用[J].檔案管理，2020（04）：90-91.

[7]周美華.高校圖書館面向校友服務探討[J].大學圖書館學報，2012，30（02）： 87-90.

（作者單位：華北理工大學? 來稿日期：2020-11-25）