新時代高校人事檔案信息化管理探析

孫保惠

摘? 要：本文通過對大數據的概述，分析大數據時代高職院校人事檔案管理現狀及遇到的發展機遇，以及大數據時代人事檔案信息化管理的必要性和特殊性，并提出具體的應對策略。

關鍵詞：大數據;高職院校;人事檔案;信息化管理;信息化平臺

Abstract： Based on the overview of big data， this paper analyzes the status quo and development opportunities of personnel records management in higher vocational colleges in the era of big data， as well as the necessity and particularity of information management of personnel records in the era of big data， and puts forward specific countermeasures.

Keywords： Big data; Higher vocational colleges; Personnel file; Information management; Information platform

2018年11月，中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》要求把干部人事檔案作為新時代黨的重要執政資源，持續推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化。[1]如何利用大數據對人事檔案進行管理，是高職院校目前急需解決的問題。

1 大數據時代我國高職院校人事檔案管理現狀

1.1 管理制度不夠完善。目前，我國各高職院校雖明確了人事檔案管理制度，但缺乏完善和執行。高校普遍把工作重點集中在擴大辦學規模、搶占生源、科研等問題上，而人事檔案管理制度成為一紙空文，缺少執行力度和責任擔當，將對人事檔案管理制度的完善造成巨大的影響。

1.2 管理模式單一，管理意識薄弱。現階段，我國大多數高職院校仍采用傳統的管理方式對人事檔案進行管理，信息化管理意識極弱。且在人事檔案管理中，沒有充分認識到在高校發展中的重要作用，使得人事檔案管理發展比較片面，因此，出現硬件設施不達標，人員配備不齊全等現象，大大降低了高校人事檔案工作的效率。[2]

1.3 管理人員綜合能力不夠，難以保證數據安全。在互聯網環境下，數據安全非常重要，人事檔案是個人職業生涯中最重要的憑證，關乎到個人利益，[3]因此對管理人員的管理水平提出了更高的要求。

2 大數據時代人事檔案信息化管理的必要性和特殊性

2.1 必要性

2.1.1 有助于提高人事檔案利用率和效能。高職院校人才隊伍集中，近年來，隨著事業單位人事制度改革不斷深入，招才引智力度不斷加大，人才流動日趨頻繁。高職院校要加大人才培養力度，對人事檔案管理便捷化、信息化提出更高的要求。對高職院校人事檔案工作來說，其人事檔案的保管形式應當緊跟時代發展的潮流，更新保管模式，提高人事檔案管理的綜合效能。

2.1.2 有助于保證人事檔案真實性完整性。干部人事檔案是記錄干部個人從事各種社會活動的文件，是高職院校組織人事部門對干部管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，加強干部人事檔案信息化管理，對學校考察和識別干部、選拔優秀人才，加強高校師資隊伍建設，促進教學、科研、黨政管理的開展具有重大作用。[4][5]雖然我國的信息化發展已經達到一定程度，但是許多高職院校并沒有將人事檔案管理工作重視起來，目前高校急需加強人事檔案信息化建設，建立檔案數據庫，高效完整地保存有價值的資料。

2.1.3 有助于提升檔案管理規范化科學化水平。高職院校相對于機關仍存在重視不夠，專職人員不到位，沒有按照《檔案法》《干部人事檔案工作條例》要求建立健全人事檔案管理各項制度。

存入資料的收集和審核也存在著標準不嚴、把關不嚴，甚至還存在檔案丟失的情形，且高校人事檔案信息管理系統也不健全。對此，加強人事檔案信息化建設，必然要完善制度、規范工作流程和創新工作方式。

2.2 特殊性

2.2.1 以信息化的便捷性、高效性保障檔案的真實性和完整性。采用計算機、掃描儀等，將現有的檔案信息數據化，可有效降低檔案管理過程中的物力成本和人力成本。同時應注意，高校人事檔案管理工作具有規范性、嚴肅性、真實性的特征，這就需要把傳統檔案管理技術與現代信息技術有機結合，在保證檔案原始資料完整的同時，不斷完善高校人事檔案信息及管理制度，推動全面深化改革.

2.2.2 信息化普遍性開放性與人事檔案特殊性保密性。人事檔案由于保密和涉及個人隱私方面的原因，一直沿用傳統管理辦法，“養在深閨人未知”。對人事檔案信息化認識不足、定位不明、重視不夠，軟硬件技術落后，與大數據背景下人事檔案信息化建設要求不相適應，加快人事檔案信息化平臺建設和開發利用是當前人事檔案信息化建設的突出問題。

此外，數據化的同時，更應該做好檔案保密工作，重視大數據背景下人事電子檔案的安全工作，把信息化普遍性開放性與人事檔案特殊性保密性結合起來。

2.2.3 人事檔案信息化平臺開發規劃性統一性與推廣應用的階段性試點性。人事檔案信息化的目的是為了運用，但目前仍缺乏統一規范科學化的人事檔案管理信息化平臺。雖然干部人事檔案信息化管理在一些地方試行，也得到了預期的成果，但是這些成果很少被廣泛認可和推廣。

加快高校人事檔案信息化建設，必須加強頂層設計，按照國家相關標準和要求，建立健全高校人事檔案信息化管理體系和人事管理信息化平臺，加強檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力。

3 加強高職院校人事檔案信息化管理對策措施

3.1 搭建平臺，完善與信息化配套的管理體制。以《干部人事檔案工作條例》作為基本遵循，結合高職院校的特點，建立健全適應大數據新形勢和人事管理需要的人事檔案管理信息化平臺。政府有關部門要加強人事檔案信息化管理使用平臺的研究和開發，制定完善人事檔案管理相關制度，為人事檔案信息化提供軟硬件環境。

3.2 夯實基礎，加強人事檔案數據采集。建立健全高校人事檔案信息化管理體系是一項系統性工程，準確的數據源是基礎。

人事檔案管理工作人員要擔起責任，時常補充收集所需材料，并時刻注意甄別這些資料的真偽，確保檔案信息的真實可靠。[6]此外，人員進出、崗位變動、職稱晉升、工資調整等事項均納入電子檔案，建立完備的人事檔案數據庫。

3.3 強化監管，嚴格安全保密紀律。制定和完善相關人事檔案保密制度，進一步強化安全保密意識。一方面要注重人事檔案信息的保密，對人事檔案相關信息要進行科學合理區分，甄選出可以公開與非公開兩個部分;另一方面要注重人事檔案信息管理系統的安全，在保證信息安全的同時，防止篡改與偽造，強化日常監督，構建全方位多維度立體化的監督體系，來保證系統的可靠運行。[7]

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》[EB/OL].[2020-04-01]. http：//www.gov.cn/zhengce /2018-11/28/content_5344196.htm.

[2]朱歡.大數據時代高校人事檔案管理的價值及其優化路徑研究[J].才智，2019（16）： 234.

[3]吳彧一.大數據背景下高校人事檔案管理的發展[J].蘭臺世界，2018（10）： 53-54.

[4]婁楠.高校人事檔案信息化管理探索[J].產業與科技論壇，2016，15（13）： 234-235.

[5]王蔚麗.論述學校人事檔案管理信息化[J].檔案管理，2017（03）：95-96.

[6]鐘虹.大數據背景下人事檔案信息化建設的問題與對策研究[J].中國管理信息化，2019，22（08）： 179-181.

[7]干部人事檔案管理要邁向信息化[EB/OL].[2020-04-01]http：//finance.gmw.cn/2018-12/21/content_32241157.htm.

（作者單位：河南輕工職業學院? 來稿日期：2020-12-01）