新時代背景下高中檔案管理的問題與對策

◎ 林 燕

一、高中檔案管理中存在的問題

1.檔案管理重視力度較低

在新時代的背景下，高中對于校園文化的建設越發的重視，旨在為學生營造一個良好的學習環境，而檔案作為文化建設的依據，管理的重要性也開始得到凸顯。但是，大部分高中將管理放在了教學方面，對檔案管理投入的人力、財力較少，促使學校發展過程中很多資料不能得到有效搜集，尤其是各時期的政策資料、黨的會議精神等也出現了缺失的情況，紙質檔案損壞、丟失的情況也較為明顯，降低了檔案資料的使用效率。

2.缺乏檔案管理的人才

人才是實施檔案管理措施的主體，管理人員自身的素養是影響檔案管理質量的關鍵。但是從目前高中學校的檔案管理情況來看，管理人員的整體素養較低，缺乏專業化的管理人才，很多學校的管理人員是由在職教師兼職，對于檔案管理力不從心[1]。有些管理人員為校外聘請，缺乏專業性，管理經驗也較少，導致高中檔案管理工作無法有序推進。

3.信息化管理水平低

在信息技術快速發展的背景下，各種依托信息技術的工具和手段開始在學校中進行應用。在檔案管理中應用信息化技術手段已經成了必然。但是，目前的高中檔案管理的信息化水平整體偏低，即使應用計算機設備進行資料錄入，存儲，也沒有及時的更新檔案資料，檔案難以有效檢索，導致檔案的應用效率較低。

二、新時代背景下高中檔案管理的對策

1.強化對檔案管理的重視力度

只有自身重視檔案管理，才能逐步的提高檔案管理的水平。高中學校的領導以及相關的管理人員，要提高自身對檔案管理的重視力度，全面對學校發展過程中涉及的檔案資料進行搜集，并進行科學管理。為了保證檔案搜集的全面性，學校可將檔案管理和搜集工作，落實到每個班級中，讓每一個教師都成為檔案資料的搜集人、管理人，讓檔案對教師的教學、學生的學習起到促進作用。為了保證檔案管理的質量，還可以制定檔案管理制度，規范檔案管理工作人員的行為，如制定“紙質檔案管理制度”“檔案資料更新制度”“檔案管理責任制度”等，促使檔案管理工作可以有序進行[2]。同時，學校還需結合當下的法律法規、政策要求對教師以及檔案管理人員進行培訓，全面提高檔案管理人員的管理意識。

2.提高檔案管理人員的素質

優化高中檔案管理工作的首要任務，就是讓相關管理人員的素質得到全面提高，保證每一個檔案管理人員都具有專業素養和責任意識。高中學校在發展的過程中，涉及的檔案管理資料較多，不僅包括了日常的教學管理資料，還有學生的學籍資料等，尤其是學生的學籍資料非常重要，無效的管理會影響學生的大學生發展，甚至是走向研究生以及更高級的學校階段，也會受到影響。這就要求高中學校要重視對檔案管理人員的培養，可通過檔案管理講座、專題培訓等方式培養管理人員的專業知識，強化管理人員的責任意識，讓檔案管理人員可以秉承著認真負責的態度，謹慎、細致的進行工作，對檔案資料進行有效的搜集、編碼、歸檔以及保存，減少工作的失誤[3]。如果條件允許，教學可選擇合適的管理人員外出進行學習進修，或者參加實際的培訓活動，全面提高檔案管理人員的工作效率。

3.提高檔案管理的信息化水平

隨著信息技術的不斷發展，各種依托信息技術的手段開始在教育管理中進行廣泛的應用，在檔案管理中應用信息化手段已經成了必然。高中學校必須要把握新時代發展的優勢，對互聯網+技術、計算機設備、打印機設備等進行全面應用，對檔案資料進行信息化的管理，進而促進高中學校的檔案管理水平持續得到提高，為各項教育管理措施的實施奠定基礎，彌補傳統管理模式的不足。

首先，制定信息化的管理制度，這樣可以有效避免人事檔案鑒定的不確定性缺點，在信息化管理制度的要求下，我們對于檔案管理的分工會更加的明確，信息化水平也會更高。在制度的要求下，可以對不同類型的檔案資料進行合理的劃分，如教學檔案、人力資源檔案、史料、學籍檔案等，將這些檔案分類管理，并將檔案管理責任落實到每一個人身上，如每一個班級的班主任老師都承擔著班級學生學籍檔案管理的任務，每一個學科教師都具有教學檔案管理的責任，大家各司其職，互相配合對檔案資料進行高效管理[4]。同時，還要注意檔案管理的實效性，檔案管理人員要全面利用信息技術手段的及時性優點，對檔案資料進行及時的錄入、管理和更新，隨時對產生的檔案資料進行錄入管理，并利用計算機系統篩選出有效的檔案信息進行處理，確保檔案資料的及時性和有效性，與時俱進的提高檔案管理的信息化水平。

其次，立足信息技術的時代背景，培養綜合型的檔案管理人員，不僅要重視對管理人員專業知識、職業素養的培養，還要培養相關人員的信息技術素養，掌握檔案管理的技術性手段。現階段，部分高中已經開始應用計算機、打印機等設備進行檔案管理，但是操作水平也只是處于初級階段，還需繼續提高信息化水平，可結合學校自身的發展情況，建設檔案信息管理系統，設置管理員界面，為了增加檔案管理的私密性，還可設置登記查詢密碼，只有輸入正確的密碼，驗證身份以后，才能對檔案資料進行查詢并有效應用。

最后，要最大化地利用互聯網+技術傳播快速、共享能力強、更新及時等優點，進行高中檔案管理工作。互聯網+技術自身所具有的優勢，可以為檔案的及時搜集和整理提供便利，并且能快速地在各個部門之間實現檔案資源的共享，促使檔案資料的價值可以得到有效的應用。

三、總結

在高中學校發展的過程中，檔案管理是非常重要的一項工作，但是在實際的發展中，很多學校都將發展的重點，放在教學管理方面，導致檔案管理存在很多問題，降低了檔案資料的使用價值。在新時代的背景下，高中學校必須要結合自身的發展情況，對檔案管理中存在的問題進行具體分析，實施針對性的管理策略。同時，在新時代的背景下，信息技術得到了快速發展，高中學校還需對信息技術手段進行全面應用，提高檔案管理的信息化水平，以便為教學工作、校園文化建設等工作提供支持。