“互聯網+”視域下高職院校檔案信息化建設路徑探析

王 琴

（甘肅林業職業技術學院，甘肅 天水 741020）

1 概述

2015 年7 月4 日，國務院印發《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，為此，“互聯網+”成為一種國家發展戰略，代表著一種新的社會形態。近幾年，互聯網的創新成果深度融合于經濟、社會各領域，從而提供更精準、個性化、人性化的服務。“互聯網+”締造了一個又一個行業的新機遇、新生命，在這種大環境下，檔案事業也應該緊隨時代發展風向標，抓住機遇。但是當前的高職院校檔案管理存在諸多的問題，如檔案存放空間嚴重不足，檔案管理制度不健全，信息化水平低，缺乏有效的檔案管理與監管平臺，學生檔案轉遞費時費力，查詢和獲取檔案信息困難等。互聯網時代節約了成本，帶來了機遇。檔案管理急需改造升級，主動適應大趨勢，不斷探索創新，推進學生檔案電子化、數字化工作的同時，建立一個龐大的檔案信息數據庫，信息中心構建互聯網高職數字檔案館，進行檔案信息的共享與融合，使學生對檔案信息的獲取更便捷。

2 “互聯網+”視域下高職院校學生檔案信息化建設的意義

2.1 “互聯網+”視域下的高職院校檔案管理

“互聯網+”的誕生來源于計算機技術與互聯網技術的高度普及。起先，高職院校檔案管理進程中,憑借“互聯網+”不但能提升檔案管理的效率而且還能顯著地服務于其他行業。再者因為“互聯網+”技術帶動了許多行業的飛速發展,通過互聯網平臺上可以讓諸多行業實現信息交流從而達到資源共享。檔案信息化可以讓人們非常方便的查詢與查閱。從而讓學生對檔案信息的獲取更為便捷，最終，借助互聯網平臺，可以實施資源、信息的共享,這樣不僅能使高職院校的學生檔案資源得到合理配置。而且可以將這些資源借助于信息化的技術實現資源的整合,使檔案信息化管理通過互聯網平臺展現前所未有的亮點。

2.2 高職院校檔案信息化建設的意義

“互聯網+”視域下，給高職院校的學生檔案管理帶來了全新的挑戰。檔案信息化已迫在眉睫。信息化就是指將紙質文件都通過其他介質轉換成數字的形式進行保存。針對高職院校檔案來說，信息化就是將紙質檔案轉換成數字的形式進行長期保存,來節省材質及空間。因此,高職院校學生檔案信息化建設主要有以下特點：一是提高工作效率，節省資源；二是人才匹配，發揮優勢；三是提升服務質量。

（1）節省資源,提高工作效率。目前高職院校的檔案管理都是運用傳統的人工進行整理紙質檔案的方式,如此費時也費力，工作效率也不高，一旦出現差錯。將有可能前功盡棄，要想通過便捷方式進行檔案管理，檔案信息化應是不二之選。它不僅能節省時間，還可以將檔案進行規范歸整，防止出現遺漏。因此，檔案信息化不但省時省力，而且提高了高職院線檔案管理的效率。

（2）人才分類培養，發揮個體優勢。高職院校是為國家和社會培養高質量的技能型人才。為了避免人才培養的盲目性,要求高職院校在人才培養的進程中要有的放矢。也就是要取長補短，充分發揚學生的優點,揚長避短，使其成為某些行業的能工巧匠，技術能手。但是,目前在諸多高職院校中,這一點都被忽略。教育活動也沒有推崇學生的發展差異。而經過對高職院校檔案進行信息化管理,運用信息化技術手段就可以進行篩選,選出具有不同差異類型的學生，針對各自的優勢特點來進行分類培養。以此來實現人才的分類培養，充分展現各自亮點,從而實現人才資源的有效整合。

（3）使用方便快捷，提升服務質量。紙質檔案的保存不僅浪費時間，也浪費空間，對存儲空間的環境條件有一定的要求，紙質檔案的保存,時間越久，越容易失去檔案的價值和作用。所以紙質檔案的保存盡管浪費大量的人力和物力，但是保存效果往往不理想。因此,與信息化檔案管理相比,紙質檔案有很多不足之處。檔案信息化創建之后,所有紙質檔案均以數字的形式進行長久的存儲。這樣，不僅有利于長久保存，而且查詢檢索也很快捷方便，省事省力，從而為學生提供更加優質服務。

3 目前高職院校檔案管理中擬解決的問題

3.1 檔案管理制度不健全

目前高職院校缺乏有效適應學校自身發展的學生檔案管理制度，使檔案在收集、整理、歸檔、督查、專遞等環節無法可依、無章可循，因此會出現高職院校有些職能部門的學生檔案管理存在著各自為政的現象。

3.2 廣大師生對檔案嚴肅性認識不足

廣大師生對檔案的重要性，嚴肅性認識不夠、因此會出現檔案丟失、檔案任意拆封的現象，填寫個人檔案時不夠準確、完整、規范，字跡潦草、建檔工作人員缺乏應有的責任心。所以，應從思想教育入手，提高學生對自身檔案重要性的認識，讓他們能夠規范、準確、完整地填寫個人檔案，同時也要加強檔案管理人員對檔案重要性認識。

3.3 缺乏必要財政支持

檔案信息化所需的現代化設備需要一定量的資金，然而，在高職院校建設中將大量的資金運用到學科建設，或者實訓室建設中，在檔案室建設或者管理方面投入資金甚少，信息化的建設需要必要的設備支持，因此，在資金不到位的情況下，無法建立信息化的學生檔案室，也就無從談起高效率的檔案管理。

4 “互聯網+”視域下,高職院校檔案信息化建設的路徑

4.1 更新管理理念,創新管理方式

要實現檔案信息化管理，不僅要求檔案管理人員要轉變管理理念，而且要求檔案管理人員要順應信息化時代發展的要求，接受“互聯網+”視域下對各行各業的挑戰，足夠認識新視域下“互聯網+”技術對檔案管理的推動作用。具體的實施中要充分展現“互聯網+”的優勢,讓“互聯網+”技術與檔案管理服務完美融合。當然檔案管理人員除了更新管理理念,創新管理方式外，還要不斷地學習信息化技術，學習互聯網知識，這樣加快檔案管理信息化進程，最終形成檔案信息化管理系統。

4.2 加大財政支持,配套信息化的相關設備

高職院校學生檔案信息化建設進程中資金是不可或缺的。首先一定要有檔案信息化所需的相應設備，這樣才能更好地促進高職院校檔案信息化建設。當然，信息化設備是檔案信息化建設的前提，是必要的硬件設施，比如:數據存儲服務器、數據應用服務器，光纖交換機，備份一體機等硬件設備，除了必要的硬件設備以外，還需一些軟件系統，如防火墻、檔案管理系統軟件、人臉識別系統及指紋識別系統等，防火墻主要給系統建立起天然屏障，防止非法用戶的侵入，起到控制訪問的作用，人臉識別系統主要是對人臉的捕獲與跟蹤功能，防止他人利用非法手段頂替用戶進入系統，因此，不管是硬件設備，還是軟件系統，二者不可缺一。其次，還需建立信息安全保障系統，目的是保護信息網絡的硬件、軟件及其系統中的數據，不會受到偶然的或者惡意的緣由而遭到破壞、更改、泄露，系統持續可靠正常地運行，信息服務不會中斷。檔案信息區別與其他信息，是真實的歷史記錄，具有一定的保密性和限制性，所以在檔案信息化建設過程中,保障數據的安全是不容忽視的關鍵問題。

4.3 組建專業的檔案信息化建設團隊

高職院校檔案信息化建設需要人的參與,所以要建立起具有專業的信息化知識和技術復合型團隊，這在檔案信息化建設中是毋庸置疑的。團隊的組建要求人員具有管理型、技能型、知識性和研究型這四種類型，并且團隊人員能夠與時俱進，責任心強，適應“互聯網+”的背景，具備基本的檔案信息化系統運用能力。團隊在建立的過程中還要考慮優勢互補,對團隊人員要合理配置。爭取建設成為一支管理型，技能型、知識性和研究型的技能型團隊。當然還要考慮團隊人員要有把握時代特征，開拓進取，勇于創新的奉獻精神。

4.4 檔案信息化、法規化、標準化的建設

檔案信息化、法規化、標準化是促使檔案信息化發展，規范檔案信息化的重要依據和標準，也是檔案信息化建設與管理的重要手段，是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源的標識、描述、存儲查詢交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準和規范，并指導實施的過程。它相當于信息高速公路上的交通規則，對于確保檔案信息化的建設和網絡運行的安全具有重要的意義。

4.5 確保存儲空間的安全

信息化檔案建設中必然會用到大量的信息化設備,對于設備存放的環境條件也是有要求的,如溫度和濕度的管理。所以，在建設檔案信息化的過程中要注意防水防潮，選擇適當干燥、通風的環境來確保信息化設備的正常運行。

4.6 在互聯網下，確保檔案信息的安全

不管是傳統檔案管理還是還聯網+環境下，檔案信息的安全是至關重要的，在“互聯網+檔案”的模式下，檔案運用的快捷便利也會給檔案信息不安全造成一定的影響，因此，在該模式下，檔案用戶身份認證及權限設置顯得尤為重要，必須對用戶身份核實并將使用權限準確歸類，如此才能確保檔案信息的安全。在互聯網視域下，主要實現數據的互聯互通和共享，避免信息出現孤島現象，同時也加速了多元信息平臺的有效重組，防止數據的重復建設。