高職院校行政秘書管理工作研究

陳亞民

【摘要】高職院校行政秘書管理工作的重要性、繁瑣性及綜合性等特征，對行政秘書的職業素養和工作能力提出了很高的要求。要想充分發揮行政秘書管理工作的作用價值，需本著具體問題具體分析的原則，采取多措并舉的方式，切實解決其工作中的問題。本文主要對高職院校行政秘書管理工作的職責、問題及改進對策進行闡述，希望對其工作質量與效率的持續改進起到積極參照作用。

【關鍵詞】高職院校? 行政秘書? 管理工作

【中圖分類號】G717.2 ? 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2021）15-0006-02

高職院校行政秘書在學校工作中扮演著領導助手的角色，起到上傳下達、內務管理、會務組織和關系協調等多方面的作用。要想做合格的行政秘書，需緊跟時代發展步伐，在工作觀念與手段等方面加強創新，確保行政秘書管理工作順利展開，充分發揮崗位作用，以積極推動高職院校各項工作的開展。

一、行政秘書崗位職責概述

（一）工作內容

行政秘書是學院日常工作的管理者，師生和領導是其主要的工作服務對象，同時要做好與總務處、人事處及教務處等部門工作對接。行政秘書的崗位職責與工作內容如下：（1）會務管理。活動舉辦與會議召開時，做好會議的宣傳報道、會議接待、會議場所布置、會議組織、會議紀要撰寫等工作。（2）印章管理。學校文件、登記退學與休學學生用章申請，學生就業推薦表、學生在讀證明及綜測測評表等各項文件用印管理。（3）人事工作。做好教職工申報人員的材料收集整理，輔助初審職稱申報條件，在領導的指示下，規范展開評審工作。（4）物料管理。負責申請、購買、增置及定時領用教學辦公用品，維持教學與辦公的正常秩序。同時為了滿足正常上課所需，行政秘書需提前達到辦公室，便于學生借用鑰匙上課。統籌管理鑰匙，便于社團與學生會的開會和彩排等活動順利展開。（5）考務工作。收集歸檔分析表與試卷等材料，安排落實考試，英語AB級與普通話和計算機等級考試的報名通知。（6）學籍異動管理。掌握全院學生的轉專業、退學及畢業等情況，做好各類手續辦理工作。（7）完成領導交代的其他各項工作，輔助領導完成各項行政事務的處理，履行自身職責。

（二）工作特點

主要體現在以下幾方面：（1）重要性。高職院校行政工作之間的銜接、上傳下達、計劃、安排等內容大多是由行政秘書來完成的。其起著潤滑、連接、紐帶的作用。（2）繁瑣性。行政秘書的管理內容繁瑣，涉及傳達學校領導的指示、收集整理資料、組織安排活動及報賬采買等。行政秘書每天都要面對大量的工作，而且很多時候是各種事物同一時間發生。（3）機動性。院校各部門、各崗位的工作職責劃分明確，但行政秘書崗位職責的界限模糊，需要行政秘書完成大量瑣碎的與臨時指派的工作，工作的機動性與不固定性特征明顯，哪里需要哪里去。（4）綜合性。行政秘書所負責的工作多樣化，對其自身的職業素養和業務能力要求較高，包括溝通能力、執行能力及扎實的專業知識等。（5）輔助性。秘書并非行政工作的主導，領導是工作主導，由于工作繁忙，無法做到全面顧及，而秘書需承擔其協助領導的責任，輔助領導做好管理等工作。

二、行政秘書管理工作中的問題

（一）學校方面的問題

首先，行政秘書的待遇不理想。行政秘書的工作量與強度較大，但待遇并沒有多勞多得的合理績效計算，不利于秘書工作積極性的提升。秘書崗位未設立專門的編制，大部分為勞務派遣制或人事代理，與編內人員的待遇差別較大。其次，晉升空間局限。行政秘書對應的晉升崗位不多，行政工作人員的職稱評定名額少，競爭壓力較大。考核任務重，無法在任務中投入大量的精力。轉崗與晉升的機遇不足，不利于工作人員潛能的激發和職業水平的提高。最后，領導不重視。高職院校對學術科研等工作較為重視，認為行政部門屬于服務性質，不利于行政秘書工作問題的及時發現與糾正。除此之外，將培訓、科研及教學等納入行政秘書工作考核，直接弱化了行政秘書考核的合理性[1]。

（二）自身方面的問題

首先，高職院校行政秘書的工作狀態懈怠。高職院校對行政秘書的輔助性崗位不重視，導致行政秘書的工作熱情與效率低。其次，自我認知定位模糊。行政秘書對自身的認知定位不準確，對領導工作的輔助者與師生的服務者及學校日常工作的推進者的角色定位認識片面，直接影響工作狀態，將不利于推進學校的正常運行。最后，工作計劃制定不合理。雖然行政秘書的工作內容繁瑣，但都需要認真與細致地對待。由于行政秘書的工作狀態與習慣不理想，導致工作計劃的制定不周全，工作缺乏預見性、系統性及完整性，將無法做到其工作總結與反思及糾正。

三、行政秘書做好管理工作的對策

（一）端正工作態度

行政秘書的工作性質復雜繁瑣，極易影響工作狀態和情緒。要求行政秘書在處理管理工作時，需具備良好的心態，客觀看待崗位工作職責和任務，全身心地投入到崗位工作中來，實現工作質量與效率的穩中求進。行政秘書需積極學習自我調整心理狀態與負面情緒的措施方法，加強自身工作心態的管理，熱愛本質工作，力求工作做到細致與完美。行政秘書屬于需要多方面協作配合才能高效完成的工作，要求各行政職務人員間做好團結凝聚，以盡快實現秘書工作績效與學校的管理目標。同時還需從建立制度與端正秘書工作態度和處事方式等手段入手，切實強化行政秘書隊伍的團結力。

（二）減少工作失誤

行政秘書工作繁雜，但需確保各項工作的正確處理，這就要求行政秘書嚴謹對待各項工作，加強對細微與小錯誤的把控，發現問題及時處理。對于無法解決的問題，虛心向領導與上級部門反饋?？b密考慮會務等行政秘書工作的展開，盡量避免發生不必要的失誤。制定多種可行的工作方案，遇到危機時，及時轉換方案，確保工作任務保質保量的完成[2]。加強行政秘書工作的創造性展開，杜絕大鍋飯心態，實現即說即做，及時轉發與處理上級部門發送的通知，提高自身的執行力，得心應手地展開崗位工作。要想減少工作失誤，就要求行政秘書具備規則意識。規則意識不是指固守成規與按部就班和一成不變。行政秘書需遵守職場規則、職業道德及職業操守，具備保密意識，維護學校部門的利益，在參與重要會議與領取行政機要文件時，掌握與靈活運用各種保密方法。保持嚴明的紀律，做到不該說的不說、不該聽的不聽、不該看的不看。一絲不茍的精神，不僅體現在具體的工作上，要清楚工作的輕重緩急，明白秘書無小事的道理，更體現在言行舉止上，行政秘書要根據不同的工作對象與工作環境，采取恰當的行為方式。

（三）提高工作水平

行政秘書需具備終身學習與自身建設的意識，積極參與各項業務培訓活動，確保工作的流暢性，改變以往形式化與機械化的工作模式。要求行政秘書具備鍥而不舍的精神，在做好日常工作之余，不斷提高自身的專業素養，以尋求自身的發展與高校的重視。注重自身多方面能力的提升，尤其是注重自身信息素養的強化，熟練運用OA系統處理工作業務，提高行政管理工作的有效性。高職院校應當完善人才引進與培訓考核和激勵等機制，不斷優化行政秘書的隊伍結構體系，全面提高其工作素養能力水平。

行政秘書管理工作，應當力求達到四個維度：（1）高度。行政秘書應當具備大局意識，想領導所想，急領導所急，大事要考慮，小事做到位，減少冗余的工作。（2）速度。行政秘書的工作千頭萬緒，甚至會身兼他職，所以更追求工作效率，在有效的時間完成各項工作，避免重復勞動[3]。（3）力度。注重工作效率與效果，減少出錯的同時，在最短的時間內完成規定工作。高校行政秘書工作涉及到各部門，任何環節出現問題，都會影響最終成效。因此，要求行政秘書不僅要有速度，更需要有力度。（4）熱度。始終維持高漲的工作熱情，是做好崗位工作與推動自身不斷進步的先決條件之一。高職院校的行政秘書工作相對特殊，要求其具備良好的心理調適能力，還需具有較大的工作內驅動力，這就需要領導加強關心與支持，采取獎勵和肯定等措施，全面激發行政秘書的工作激情。

（四）持續改進師生服務質量

在精細化行政管理的過程中，對行政秘書的職業道德要求較高，需要行政秘書做到自尊自重與甘于平凡，同時具備較強的溝通表達能力、辦事能力和獨立應對的能力。具有較高的責任意識，能夠獨立處理各項事務，全程跟進工作狀態，通過網絡交流平臺溫馨提示教師，并積極配合教師完成各項工作。在日常工作中，可通過周表格的方式，規范有序地展開各項事務。時間管理方面強調輕重緩急與主次之要，先完成近期較急且重要的任務，做好周日志記錄，有條不紊地展開各項工作。提高工作效率的同時，將更多的精力與時間投入到服務師生方面，做好與師生的溝通交流工作，盡全力幫助師生完成各項工作。尤其是在意見出現分歧時，應當用清晰的思路和理性的頭腦及熱情的服務態度進行解決，減少正面沖突，做到相互尊重與幫助。行政秘書同時要具備服務意識，要心懷寬容之心，學會換位思考，根據服務對象和工作內容的不足，創新各種服務方法和對策，以推動服務質量持續改進。

四、總結

加速行政秘書管理工作的轉型升級，對實現行政秘書的自我價值與推動高職院校的現代化發展有著積極意義。但行政秘書的管理工作仍處于摸索性前進階段，存在諸多的問題，有較大的完善空間，還需采取追求極致工作與正確處理事務及提高工作水平和精細工作管理等多措并舉的方式，確保行政秘書能夠保質保量地完成崗位工作，從而實現行政秘書崗位職責的高效落實與作用價值的充分發揮。

參考文獻：

[1]黃加敏.新建高職院校系級行政秘書職業倦怠現象探析[J].2021（6）：155-156.

[2]劉曼姝.高職院校行政秘書工作的實踐與思考[J].長江叢刊，2019（2）：190-191.

[3]郭姝君.高校二級學院行政秘書工作研究[J].科教導刊（下旬），2019（3）：21-22.