數字化在不動產檔案管理中的應用分析

不動產檔案管理關系人們的財產安全，檔案管理的質量備受關注。傳統的檔案管理，依靠人工進行，經常因為工作疏忽等原因造成檔案管理問題百出。數字化技術的發展是當今時代的最大特點，為各行業發展進步提供了必要的支持。在不動產檔案管理中，融合數字化技術，可以有效收集和整理我國不動產檔案，提升管理質量，保證有機統一我國各地區不動產檔案管理的一致性。單位在管理不動產檔案的時候，若是利用數字化技術，需要借助于計算機技術和網絡技術完成，由于我國具有較為發達的網絡體系，所以在數字化管理不動產檔案時具復雜性。

一、數字化技術管理不動產檔案的目標和出發點

（一）數字化技術管理不動產檔案的目標。在管理不動產檔案的時候，需要建立一套能夠將檔案資料進行集中錄入和分級管理的檔案管理系統，將傳統的紙質化不動產檔案資料轉換成為圖像化不動產檔案資料，從而實現電子化存儲、檢索、管理等。對不動產交易市場自身業務系統的發展情況和發展趨勢進行調查和了解，在管理不動產檔案時，應用電子化技術需要實現以下目標：第一，集中控制不動產檔案資料的電子版本，并且實現電子版不動產檔案資料的信息共享；第二，構建的系統具有靈活性和可操作性，能夠根據不動產檔案管理中心業務量的變化而表現出連續性擴容能力；第三，應用電子化技術需要保證足夠的安全性，并且要同時顧及業務安全、網絡安全和系統安全，堅決保證安全性和效率相統一；第四，能夠為管理人員提供具有統一化的接口，對于其他業務工作的內容所涉及的應用系統請求和本系統所存儲的資料查詢請求進行快速響應。

（二）數字化技術管理不動產檔案的出發點。為了便于利用不動產檔案資料，當不動產業主需要將房屋買賣的契約以及其他資料進行復印的時候，檔案管理中心的工作人員只需要通過電腦調取不動產的相關圖片直接進行打印，省卻進入庫房提取檔案的時間。之前的檔案管理工作，經常在提供檔案服務時出現檔案丟失現象，歸根結底是因為管理的方式不恰當。基本上有以下三種情況：第一，不動產業主根本未在不動產登記處進行不動產的權屬登記；第二，在歸為房產檔案的時候，由于工作疏忽而導致位置放錯；第三，利用完成檔案以后，工作人員將檔案資料與其他資料混合一起，導致“丟失”。但是，通過運用數字化技術建立電子檔案以后，將會直接看清楚不動產業主是否完成不動產的權屬登記工作，從而有效防止出現上述問題。從利用房產檔案的安全層面而言，不動產業主但凡需要查看房產檔案，多是為了解決所發生的民事訴訟、行政訴訟等產權糾紛。若是有人趁工作人員不注意時隨意增添或者是涂改部分內容，甚至將委托書或者其他重要內容抽出，將會造成原本符合法定程度的不動產資料登記工作出現不齊全、不嚴密的現象，造成不良后果。所以，在檔案管理中心的工作人員，需要實時監督檔案查閱人員，保證查閱人員不能出現任何錯誤。甚至有的檔案查閱室內安裝攝像頭，全程監督資料查閱人員的行為。若是利用電子檔案，能夠解決這些后顧之憂。

二、數字化不動產檔案管理系統的結構和流程

（一）掃描不動產檔案資料。1.對紙質化檔案清晰填寫，并且保證無任何項目遺漏，對交接單等所有的資料進行掃描；2.糾正所有文件中的偏差，保證錄入的電子資料能夠符合人們的閱讀習慣；3.在掃描不動產檔案資料的時候，若是出現因為操作不當或者是因為紙張的質量而導致檔案資料發生破損，那么要按照原來的縫隙進行粘貼，再通過使用平板掃描儀完成掃描工作；4.每完成掃描一套不動產檔案資料，掃描人員應該仔細核對張數是否一致，若是存在不同，將具體原因寫明，或者是詢問現場管理人員；5.在核對完成以后，便可以將已經完成的影像數據資料保存在相應的數據庫當中。

（二）糾正錯誤圖像。掃描完成影像之后，所獲得的影響分辨率一般是200DPI。掃描完成的交接單與圖像的數量要始終保持一致性，不能出現任何的錯誤。所有的畫幅所出現的順序，均應該與原來的紙質檔案所保持的順序相一致。掃描完成的影像資料要具有高度的清晰度，文字內容要完整無缺，保證可讀性和科學性。所有的影像資料的清晰度，最好要達到能夠清晰辨別文字和每個照片的細節。倘若圖像文件并非原件，或者是不能夠清晰辨別圖像或者是字跡，那么便應該重新操作。

圖1 系統結構圖

（三）分類管理檔案資料。分類管理不動產檔案資料，要始終以實際的管理情況作為依據進行調整，保證能夠一一對應完成圖像文件名稱與每份檔案資料的內容，從而實現圖像文件與檔案目錄兩者之間的有效銜接。

（四）完成數據對接。以文件的業務編號作為依據，對接完成圖像文件和目錄數據，保證對接完成的信息沒有出現任何失誤。倘若是目錄數據以及電子文件內容存在問題，與原文件之間存在偏差，那么要以原文件為準。

（五）整理檔案。對完成掃描的產權資料展開詳細的檢查和驗收工作，之后再將其進行訂裝建卷，將其轉交給負責編排檔案的管理人員。不能夠拆分檔案原件，特別是不能復原的檔案原件。可以將老檔案拍照，直接輸入產權管理系統之中。

（六）編排檔案號。檔案在經過接收環節、掃描拍照環節以及整理環節時，均需要有專門的負責人員進行管理，通過使用不動產資料管理系統自動為檔案排列序號，以檔案的屬性不同，分別進行歸類。以每卷檔案所在的位置狀態作為依據，對所有的檔案展開細致排列，查看檔案最后的狀態，保證以后能夠精準找到檔案的詳細位置。在拍老檔案照片的時候，要盡可能做到不要拆卸，根據檔案的目錄完成案卷號的建立以及流水號的編排。這樣能夠充分保障拍攝老檔案時速度得以提升，還可以保證不會造成老檔案丟失，做到安全無遺漏。

（七）合理校對數據。以抽樣檢查的方式對數據和圖像文件進行檢查，保證檢查的內容具有準確性。倘若在檢查的過程中發現了問題，要及時做好記錄，并且通知相關工作人員在短時間內進行改正。若是全宗的合格率低于95%，那么不予以通過驗收。

（八）刻錄光盤。所有的檔案資料均需要刻錄成光盤以進行保存。在光盤刻錄時要保證圖像信息具有完整性。在刻錄完成之后，相關工作人員要進行完整性檢查，保證質量達到標準。對于合格的光盤內容，用只讀光盤復制兩份，進行兩地分別保存。

（九）公開查詢和利用檔案。以前在利用不動產檔案時處于雜亂無章的狀態，同時再加上傳統的不動產檔案管理理念的束縛，導致檔案管理人員在工作當中注重對于檔案的保管，而忽視對于檔案的利用。所以，在查詢不動產檔案的時候，因受到重重條件的限制而導致利用率不高。在不動產查詢系統當中設計了不動產檔案的查詢功能，從查詢受理、查詢內容、查詢目的、出具證明等環節共同著手，使其形成數字化管理。在設計系統的時候，對前臺所需要實現的功能和后臺所需要實現的功能進行合理分配，通過高效運用檔案信息系統，保證能夠自動檢索不動產檔案，自動變更不動產檔案數據，對不動產檔案進行自動化編目、匯總和打印。為不動產檔案管理人員帶來了較好的影響，提升了工作效率的同時，也保證了社會效益。

三、結語

我國在房地產經濟發展當中，只有不斷提升不動產檔案的數字化管理技術，才可以保證其穩定協調發展，國家以及相關部門要積極制定相關的法規和法律制度，強化對相關企業的責任落實和約束。企業也應該注重參與到檔案管理工作當中，保證房產檔案管理工作逐漸完善，提升我國房地產經濟發展質量。