大數據背景下高校人事檔案管理研究

王艷婕,王艷秋

(1.吉林化工學院 人事處，吉林 吉林 132022；2.吉化第一實驗小學，吉林 吉林 132022 )

隨著互聯網的發展，計算機技術的靈活應用給人們的生活帶來了許多的便利，“大數據”也算是網絡發展的必然產物[1]，有人認為大數據是一種信息技術，能夠整理、分析、存儲、應用數據，又有人將大數據定義為更科學的分析數據，提升數據應用的科學性。無論怎樣定義，大數據與生活、工作的融合是必然的，帶來的便利也是不可否認的。而大數據與高校人事檔案管理的結合同樣是大數據背景下一個突出的成果，高校人事檔案管理工作從人才的錄用、組織、管理許多方面起著重要的管理作用[2]。相較于傳統的管理方式，大數據背景下面對我國如此龐大的人才數量，有效使用大數據管理就更加的得心應手，因此要對大數據背景下高校人事檔案管理進行合理的探究，加強工作的開展，為人事檔案管理工作帶來更大的效益。

一、人事檔案管理的基本內容

(一) 人事檔案的特點

人事檔案主要由人事組織等部門產生，經上級主管部門審批生效產生的材料。材料來源嚴格控制，形式統一規范，處理程序特殊，涵蓋內容與本人人事信息息息相關。人事檔案材料主要包括履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學歷、學位材料，職業資格和評聘專業技術職務材料，反映科研學術水平的材料，培訓材料，政審材料，黨團材料，獎勵材料，違犯黨紀、政紀、國法等材料，工資、任免、出國等材料。人事檔案在人員所在單位存儲，由檔案部門專門整理。內容全面真實反映了個人履歷、業務政績、考核、個人職務晉升、干部任免等人事組織變動，對個人職業生涯的全過程進行了完整真實的描述，同時對人員甄別、干部提拔、各類信息鑒別提供依據[3]。

(二) 人事檔案發展歷程

自唐朝起，為保存管理官員甲歷檔案，專門成立了人事檔案管理機構。中華人民共和國成立后，檔案管理逐漸步入正軌。1956年中組部公布《干部檔案管理工作暫行規定》，1991年印發《干部檔案整理工作細則》，2014年印發《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》嚴肅提出“嚴禁干部檔案弄虛作假，重點審核‘三齡兩歷一身份’”，2017年提出“完善干部人事檔案材料”“更好地發揮干部人事檔案在服務從嚴管理干部和精準科學選人用人的重要作用”，2018年指出“高校組織人事部門集中管理黨委(黨組)管理的干部和本單位其他干部的人事檔案”。充分發揮干部檔案在人事檔案管理方面的指導作用，為人事檔案的全面發展打下堅實的基礎。

二、大數據特征與高校人事檔案管理的匹配

大數據雖然沒有統一的定義，但是其特點可以簡單地分為數據量大、科學性高、數據模式多樣、處理速度快四種特征，而這四種特征剛好和高校人事檔案管理的需求所匹配。數據量大，高校吸納的人才數量多，必然需要儲存、整理大量的數據，而且數據的種類繁多、復雜，但大數據剛好能夠收集大量的數據信息，能夠滿足高校人事檔案管理需要大量數據的要求；科學性高，大數據的分析系統更為完善，能夠通過分析多種數據來進行更科學的分配管理，對于高校人事檔案管理同樣有著輔助的作用[4]；數據模式多樣，大數據背景相較于傳統的信息模式具有更加豐富的數據模式，在圖像、文字、表格等基礎上增加了動畫、音頻等多種數據模式，能夠更好地保存高校人才的信息數據[5]；處理速度快，面對大量的、繁多、復雜的數據，快速的處理、整合、分析和應用，幫助高校進行更高效、準確的人事檔案管理，提升管理效率和管理的科學性[6]。

三、大數據背景下高校人事檔案管理的問題

大數據背景下高校人事檔案管理的問題主要有以下幾方面。

(一) 對檔案管理的不重視

對人事檔案建立的不重視會引發多種問題，例如，校方和教師員工不重視人事檔案的填寫，沒有統一的標準和要求會出現教師員工在進行檔案填寫時不細心、不詳細或是抄襲他人信息的狀況，如此就會導致檔案信息不能夠準確定位教師員工的特征，甚至出現錯誤或是雷同的信息，使人事檔案的信息出現涵蓋的內容不準確、不充分、甚至存有的內容重復度高等問題。這些問題所導致的檔案數據信息提供不及時、數據偏離實際、人員類型界定模糊等現象可能會造成定位不準，決策失誤，進而影響檔案本人利益，造成一系列損失。如果校方對于人事檔案的建立不重視，造成資金的分配不合理，人事檔案管理工作的信息化建設由于資金的缺乏會導致硬件、軟件設備等條件的欠缺，進一步加重檔案管理的不完善[7]。

(二) 對信息化人事檔案管理的利用度低

各高校在人事檔案管理方面的人員安排數量就相對較少，隨著師資隊伍人數的不斷壯大，人事檔案管理的數量也逐漸地增多，較少的管理人員勢必會導致人事檔案管理的問題[8]。而且，多數學校還僅僅停留在將原有數據信息化的基礎上，只是將原有的數據進行了利用，沒有達到信息的完善和更新，如此即使想要運用信息化的人事檔案也無法查找到想要的信息，以上都是沒有很好地從傳統形式向大數據時代進行轉變而導致的問題。

四、大數據背景下高校人事檔案管理的策略

(一) 提高高校檔案數字化的重視程度，為檔案數字化建設提供政策支持

針對現有的問題和技術需要進行一些策略上的改變。從傳統到大數據人事管理的轉變最首要的任務就是建立正確的大數據人事檔案管理觀念，提高校方領導和管理級別對信息化人事檔案管理的重視程度，如此才能夠進一步提升教師員工的重視程度，從根本上提高人們的認識，樹立正確的觀念，完善信息、凸顯出不同人檔案信息的特點，能夠使檔案更加的完善。而且增強大數據觀念，增強理論宣傳意識，能夠讓更多的人主動參與到信息化的人事檔案管理中，促進高校發展。

(二) 為檔案數字化建設提供資金支持、技術支持和人才支持

為加強大數據人事檔案管理的建設力度，不僅要從資金上提供合理的支持，讓學校的人事檔案管理工作有能夠匹配大數據的硬件、軟件，有進行信息的錄入、儲存的空間等物質條件[7]。要提供技術上的支持，需要管理層對檔案管理提供相應的大數據人才。同時為管理人員提供合理的培訓，加強培訓教育工作，組建管理隊伍，增強信息化人事檔案管理的管理效率和利用率。可以考慮通過開展系統的知識培訓、專業人士的專題講座等多種途徑，增強對專業知識的學習和討論來提升管理隊伍整體的工作能力，提升管理水平[9]。

(三) 創建人事檔案信息的大數據管理平臺

隨著大數據管理平臺的構建，當今社會對教師員工的數據需求是極大的[10]。人事檔案管理主要存有在編教職員工檔案、退休教職員工檔案以及離職員工未提走的檔案，檔案數量繁多。內容涵蓋個人基礎信息，學歷等級，入職履歷，身份變動，職務晉升，工資核定以及各類數據，能夠提供的數據以及隱含數據量極為巨大。由于教師員工的流動、換崗非常常見，人員入職辭職退休等使數據變化明顯，人事數據的動態性以及數據的重要性需要對人事數據進行及時更新。因此想要科學地進行管理，就一定要建立大數據管理平臺，建立相關分類，動態管理，以便進行人事數據的深度挖掘，并及時根據具體政策的實施進行數據矯正。一方面將已有的紙質版本信息進行信息化的錄入；另一方面將新數據錄入，將不同種類進行區分，為每一名教職員工建立單獨的數據庫，便于查找和調轉，提升數據的共享性、完整性和準確性。

五、結 語

從傳統的人事檔案管理辦法向信息化的大數據方向發展需要經歷漫長的發展、改變、適應的過程，但是針對信息化時代的發展和大數據的多種特征可以確定信息化的人事檔案管理是十分必要的，能夠提升數據的全面性和管理的科學性，并且提高管理效率。所以為了使大數據背景下高校人事檔案管理發揮其最優化的效果，一定要根據現有的問題進行一定的調整，逐步地完善建設策略，為人事檔案管理信息化建設提供強有力的支撐。