高校檔案信息化及數字化檔案室建設研究

徐微微

(吉林化工學院 團委，吉林 吉林 132022)

信息技術滲透于社會活動的各個方面，而檔案作為記錄人們生活軌跡的信息載體，理應跟隨信息技術的腳步讓自己走上信息化的進程。建設數字化檔案室，推進高校檔案信息化，能夠實現教學、科研、管理和生活的一體化，最終實現高校教育教學的全面信息化。以此，才能夠不斷完成高校的公共服務體系。

一、高校檔案信息化及數字化檔案室建設的價值分析

將高校檔案管理信息化，建設數字化檔案室，能夠讓檔案管理更加規范和標準。隨著高校招生人數的不斷擴大，檔案室檔案的館藏數量也不斷增加。久而久之，現行的檔案管理儲存空間不夠，那么只能借助數字化檔案室來緩解這種壓力。以信息技術為主的檔案信息化已經逐步引入高校的檔案管理中，它能夠高效地生成檔案，實現對檔案的鑒定、整理和有效利用[1]。檔案的信息化使得整個檔案管理的流程都更加的科學化、規范化以及專業化，并且還能夠將檔案信息的資源進行有效開發，以此實現檔案的有效管理。

高校檔案的信息化以及數字化檔案室的建設是對檔案管理方式的創新和升級，它能夠讓檔案方面的服務更加的方便、快捷，也能夠實現資源的共享[2]?？梢哉f，檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，也是社會發展過程中不可或缺的一種公共信息資源。特別是對于高校的大學生來說，他們的檔案管理是十分重要的，如果管理不當，會對他們今后的發展造成阻礙。所以高校在檔案管理中，應該與信息技術進行有機結合，推進高校檔案的信息化進程以及數字化檔案室的建設，這樣才能夠充分挖掘出檔案信息資源的潛力，最大可能地聚集檔案信息數據，實現數據的共享[2]。以此，也能夠充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值，從客觀層面來說，檔案的信息化管理將是傳統檔案工作的一個重大變革和創新。

二、高校檔案信息化及數字化檔案室建設的策略探究

(一) 完善數字化檔案室業務流程體系

基于數字化檔案室定位，以數字資源為對象，以檔案數據為基礎，在一體化管理的系統支撐下，應該借助網絡環境對檔案資源進行精細管理，不斷更新檔案信息，實現檔案的信息化處理。數字化檔案室業務流程體系主要包括以下環節。

1.接收：數字化檔案室一定要以實體檔案館為基礎，建立數字檔案的接收平臺。這樣才能夠讓檔案工作有參照對象，保證管理工作的有序進行；

2.鑒定：對所接收的檔案利用信息技術，進行系統地鑒定和分類。針對高校而言，有各種各樣的專業，不同的系就應該對應不同的數字化系統。而檔案的排列也可以以學號進行，方便以后的查找或調用；

3.儲存：關于檔案的儲存，應該做兩手準備，當數字檔案儲存完畢，那么結構化數據和非結構化數據檔案就應該集中儲存在實體檔案館；

4.管理：針對數字檔案的管理，高校應該分門別類，給予不同的權限管理，進而建立統一的管理平臺，防止信息的泄露；

5.安全維護：高校應該加強學校防火墻的升級和優化，防止病毒入侵，導致檔案有損。其次，學校還應該圍繞實體檔案館建立安全管理系統，實現雙重防護；

6.檔案編研：高校應該對檔案信息進行組織、儲存、共享以及創新，盡可能地完善檔案管理服務系統，滿足客戶需求，以此實現高效管理[4-6]。

(二) 注重一體化管理系統的完善

數字檔案室是儲存和管理檔案信息的中心，所以要想推進檔案信息化，建設數字化檔案室，就一定要完善一體化管理的系統，只有這樣，才能夠實現數字化檔案室的有效建設。對此，高校就應該充分利用先進的科學技術，建立檔案信息綜合管理系統，分門別類，對其中一些文字、圖像、音頻、視頻等結構化數據和非結構化數據進行數字化的儲存和管理。并且還應該利用信息技術，將這些多元化的數據資源進行加工和集成，豐富檔案信息資源的有效利用，這樣才能夠實現檔案信息自動化處理和一體化管理。在這個基礎上，檔案信息才能夠實現自動化檢索，進行遠距離、無障礙的交流與共享，以此，才能夠提高檔案利用服務能力以及檔案現代化管理水平。此外，一體化管理系統還能夠實現檔案之間的線上調用和儲存[7-8]。比如，高校學生在結束高考之后，學校會統一將學生的檔案郵寄到報考學校。而高校每一年所招的學生來自五湖四海。收到各個檔案之后，學校需要安排大量的人力物力進行整理和記錄，最后再進行歸檔。那么，當學校一體化管理系統得以創建并完善之后，各個高中就可以直接和高校對接，將學生的檔案進行云儲存，進而實現對檔案的線上對接。這樣也能夠避免一些檔案遺失、管理遺漏的問題。

(三) 重視檔案信息化人才隊伍的建設

數字化檔案館的建設是一項高科技的項目，它需要結合學校本身的實際情況，有針對性地設計一些系統，將整個檔案進行信息化處理，進而妥善保管。所以，這需要一些擁有高技術的人才。因此，高校要想建設數字化檔案室，就應該引進并培養一批先進的人才，要積極構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍。讓他們能夠熟悉學校檔案管理的基本工作，在此基礎上，進行創新升級，確保數字化檔案室能夠正常運行。對此，學校應該注意以下兩個方面。

其一，應該注重提高檔案管理人員的政治素養。因為檔案管理關乎學生，關乎社會，更關乎國家。所以檔案管理人員一定要有較高的政治素養，才能夠保證檔案工作的正常運行。除此之外，學校還應該加強檔案管理人員在應用新技術、新設備以及新方法方面的培訓，要給他們定期普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能，提高他們的綜合素養[9]。

其二，應該根據數字化檔案室建設的情況，不斷吸收高素質的現代化管理人才。數字化檔案室的建設并非一朝一夕的事情，而是一個不斷完善，不斷優化的過程。所以學校應該積極引進人才，讓他們參與學校的檔案室建設，盡可能地將學校的檔案管理工作打造成一道亮麗的風景線。在此基礎上，這些信息技術人員還可以根據學校發展的需要，開發檔案信息化的項目和產品，以此實現檔案的有效管理。

(四) 重視檔案工作標準化

檔案管理工作的標準化是檔案信息化的基礎，標準化和規范化是數字環境下，檔案有序組織和管理的必要條件。所以數字化檔案室的建設一定要注重方向的選擇。高?？梢愿鶕约旱膶嶋H發展需求，往國際化、標準化、專業化以及集成化方向發展。比如，很多學校的檔案管理其實是比較凌亂的，很多時候需要調用檔案都需要尋找很久，或者存檔的時候隨意找地方存放，這樣就對以后檔案調用、選取工作造成了很多不必要的麻煩。要想真正實現檔案的信息化，就一定要注重檔案的現代化管理，要切實符合現代化和信息化的標準，制定要采取統一的標準規范進行管理。比如，在收取檔案的時候，相關工作人員就應該對其進行標注。針對學生的檔案，就應該在旁邊加上這樣的標簽：“專業”“年級”“學號”“性別”等等，以此，在后面檢索和調用的時候，就能夠快速尋找到相關的檔案。又比如，針對教師檔案的管理，相關工作人員應該另行設計一個地方進行存檔，將其基本信息做一個標注，進而儲存，這樣就能夠讓整個檔案信息的管理得以多元化、順利地儲存和應用。通過這樣的方法，整個高校的檔案信息管理才會更加人性化、系統化、科學化，在一定程度上，還能夠減少管理的任務，提高管理效率[10]。

三、結 語

綜上所述，高校在檔案管理的時候，應該注重信息化和數字化檔案室的建設。首先，高校應該明確檔案信息化和數字化檔案室建設的重要價值，它對于打破傳統檔案管理的桎梏有著積極作用，也是現代化時代背景下，高校檔案管理所需要轉型的途徑和方向。其次，高校就應該在此基礎上，提出一系列的建設意見和策略。比如完善數字化檔案室業務流程，注重一體化管理系統的完善，重視檔案信息人才隊伍的建設以及注重檔案工作的標準化。各個高校應該根據自己的實際情況，做有效調整，針對數字化檔案室建設中出現的問題，想出解決策略，進而提高管理效率，推進學校檔案管理信息化水平。