PDCA循環在急救指揮中心檔案管理中的應用效果分析

文/菏澤市急救指揮中心 劉麗

急救指揮中心檔案是急救指揮中心在指揮調度、醫療救治、急救培訓、應急預案、應急演練等相關急救活動中形成的以文字、音像、圖表等不同載體保存的歷史記錄，檔案管理是急救指揮中心一項必不可少的日常工作，是協調保障正常工作運轉并對醫療實踐提供指導的重要參考資料，但在傳統的檔案管理中，存在檢索準確率低、管理效率差等缺點，難以滿足新形勢下人們對檔案資料的應用需求。PDCA循環是一種全新的檔案管理方式，是融合計劃、實施、檢查、處理四個階段并使其高效、和諧、循環運作的過程。PDCA循環又被稱作戴明循環，PDCA是四個英文首字母，分別代表plan（計劃）、do（實施）、check（檢查）、action（處理），也是在質量管理中要嚴格遵循的四個步驟，應用到檔案管理當中，就是要制定詳細計劃并嚴格執行，計劃完成后要檢查實施結果，總結經驗和教訓，對于好的做法要給予肯定并推廣，對存在的問題放到下一個PDCA循環中加以解決。

本文回顧性分析了2019年2月至2020年1月菏澤市急救指揮中心的檔案管理資料，比較了PDCA循環管理與傳統管理方式的實施效果，報告如下。

一、資料與方法

（一）研究對象。2019年2月至2020年1月中心管理的檔案資料，共856份，其中2019年2月至7月采取的是傳統的檔案管理方法，定義為傳統組，共有檔案426份：89份為行政及組織建設檔案、154份為醫療救治檔案、127份為人事職稱檔案、26份為榮譽獎勵檔案及其他檔案30份。2019年8月至2020年1月采取的是PDCA循環管理，定義為PDCA組，共有檔案430份：92份為行政及組織建設檔案、158份為醫療救治檔案、119份為人事職稱檔案、24份為榮譽獎勵檔案及其他檔案37份。兩組檔案類型比較，差異無統計學意義（P＞0.05）。

（二）方法。1.傳統組。根據中心制定的《檔案管理工作規范》《檔案資料匯編要求》等對檔案資料采取收集、整理、鑒定、保管、統計的傳統方式進行。2.PDCA組。實施PDCA循環管理方式，將質量管理分為計劃（plan）、實施（do）、檢查（check）、處理（action）4個階段，具體如下：（1）計劃：分析中心檔案現狀，查找管理中存在的突出問題，分析這些問題并分析原因，特別是要明確產生問題的主要原因，有針對性地制定改進計劃和措施，以及要達到的預期目標。（2）實施：計劃實施前，檔案管理員要將檔案做好分類并統一管理，打印檔案管理細則并傳達到所有科室，增強其對檔案管理必要性的認識，在實施過程中要根據情況開展全員培訓，督促他們認真遵守檔案管理規劃。（3）檢查：為了充分落實檔案管理要求，在計劃、實施階段之后，要檢查實施結果，勢必要對檔案管理工作加強監督，另外還可從宏觀層面增強對中心檔案的調控，通過監督工作人員的行為來提高他們的工作積極性。（4）處理：要對梳理出的問題進行針對性處理，所以要召開有關考評、討論會議，及時總結經驗、吸取教訓，并提出改進措施，第一時間上報改進措施，分析實施成果，單位或部門領導要根據處理結果提出下一步的PDCA循環計劃。

（三）評價指標。1.檔案管理效果：評價檔案管理人員工作情況，1-10分評分，分為不滿意（0～4分）、一般（4～8分）、高效（8～10分）三個等級，總有效率＝（高效數+一般數）/總例數。2.檔案管理合格率：1-10分評分，分為不合格（0～6分）、達標（6～8分）、正確（8～10分）三個等級，總合格率＝（正確數+達標數）/總例數。3.檔案檢索效率：利用檢全率來評價，即檢全率＝檢出的有關檔案/全部有關檔案×100%。

（四）統計學處理。用SPSS20.0統計軟件進行數據整理和分析，定性資料以百分比（%）表示，組間比較用x2檢驗，以P＜0.05為差異有統計學意義。

二、結果

檔案管理效果，傳統組：高效298份、一般68份、不滿意60份，總有效率85.92%；PDCA組：高效345份、一般62份、不滿意23份，總有效率94.65%，差異有統計學意義（P＜0.05）。檔案管理合格率，傳統組：正確255份、達標77份、不合格94份，總合格率77.93%；PDCA組：正確302份、達標80份、不合格48份，總合格率88.84%，差異有統計學意義（P＜0.05）。兩組檢全率比較，差異也具有統計學意義（P＜0.05）。說明PDCA組的總有效率、總合格率和檢全率均顯著高于傳統組，見表1。

表1 傳統組與PDCA組檔案管理總體效果比較[n（%）]

三、討論

在當前新醫改的大環境下，急救指揮中心面臨著新的特點、新的問題、新的情況，檔案管理的作用日益顯現出來，其不僅能從整體上真實記錄急救指揮中心的工作面貌，還能為中心領導班子、業務科室等開展日常工作、總結經驗提供依據。檔案管理綜合水平與急救指揮中心的未來息息相關，所以如何提升檔案管理理念，使檔案資料得到充分利用，是檔案管理人員要考慮的現實問題，也是不斷檔案管理水平的目的。

PDCA循環又被稱作戴明循環，PDCA是四個英文首字母，分別代表plan（計劃）、do（實施）、check（檢查）、action（處理），也是在質量管理中要嚴格遵循的四個步驟，應用到檔案管理當中，就是要制定詳細計劃并嚴格執行，計劃完成后要檢查實施結果，總結經驗和教訓，對于好的做法要給予肯定并推廣，對存在的問題放到下一個PDCA循環中加以解決。本文中PDCA組運用PDCA循環加強檔案管理，總有效率、總合格率和檢全率分別達到94.65%、88.84%和97.91%，均明顯高于傳統組（P＜0.05），由此可見，PDCA循環在提高檔案管理水平和歸檔辦理效率方面有顯著優勢。PDCA每次循環都是以新知識更新舊知識，在前一次循環中發現的問題會在下次循環中得到處理，每一次循環的執行，對工作水平和處理效能均是一次提高，在周而復始的循環運轉中，各環節緊緊相扣，相互補充又互相制約，可以在持續改進中不斷優化整體水平，因此PDCA循環又被叫作質量環。但應強調的是，在PDCA循環運用中仍存在一定的不足，急救指揮中心檔案管理還有一些地方需要改善，所以在每一次的循環中，應該重點解決上一次循環中發現的不足和缺陷，以在最大程度上發揮其循環效能。

總之，在急救指揮中心檔案管理中應用PDCA循環，效果是顯著的，可以在實際工作中更多應用。