應(yīng)收賬款管理案例研究

楊志紅 （高級會計師） （漳州片仔癀藥業(yè)股份有限公司 福建漳州 363000）

藥品“兩票制”及“4加7帶量采購”政策的推進，不斷加快我國醫(yī)療改革的進程。但是與此同時，藥品流通行業(yè)的競爭壓力也進一步加大，醫(yī)藥公司通常采取賒銷的銷售模式來擴大其銷售額，這樣醫(yī)藥公司應(yīng)收賬款占用的資金將大幅度的增加，科學合理地管理應(yīng)收賬款對于醫(yī)藥公司來說就顯得尤為重要。本文結(jié)合L醫(yī)藥公司應(yīng)收賬款管理存在的問題，對財務(wù)部門采取的應(yīng)對措施進行了介紹，并總結(jié)了實施效果。

一、L醫(yī)藥公司應(yīng)收賬款管理存在的問題

（一）應(yīng)收賬款占用大量營運資金

L醫(yī)藥公司成立于2004年，其擁有上游供應(yīng)商1 500多家，下游客戶有14 000多家，公司所經(jīng)營的醫(yī)藥品種有上萬種。在我國商務(wù)部發(fā)布的2016年至2019年藥品批發(fā)企業(yè)排行榜中，L醫(yī)藥公司分列于第97位、第78位、第65位和第59位。隨著公司業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，公司的應(yīng)收賬款大大增加，據(jù)公司財務(wù)數(shù)據(jù)，2016年至2019年末賬面應(yīng)收賬款余額分別為2.07億元、2.71億元、3.2億元、3.3億元。巨額的應(yīng)收賬款占用了大量的營運資金，為維持正常經(jīng)營，公司對外大額舉債，導致財務(wù)成本居高不下、資金效率不高、股東回報率較低，因此，亟需加強應(yīng)收賬款的管理。

（二）缺乏對客戶信用的管理

公司忽視對客戶信用的調(diào)查和管理，未對往來客戶的資信狀況進行科學分析與評估，沒有建立客戶資信檔案。信用額度的授予系由經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶的性質(zhì)、實收資本、行業(yè)信譽等情況自行評價后提交申請，經(jīng)部門主管審核后，提交財務(wù)經(jīng)理審批即可執(zhí)行。而各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員為了增加業(yè)績甚至有意提高賒銷額度，部門主管和財務(wù)經(jīng)理對客戶的信用狀況未進行充分調(diào)查了解，難以發(fā)現(xiàn)問題，致使款項無法及時收回。

（三）部門之間缺乏有效溝通

財務(wù)部門和銷售部門缺乏有效溝通，財務(wù)部認為清理應(yīng)收賬款是銷售部門的事情，僅注重記賬而未將客戶信用情況提供銷售部門；銷售部門僅注重銷售業(yè)績，不注重客戶的信用風險，導致公司應(yīng)收賬款未能有效催收。

二、改進L醫(yī)藥公司應(yīng)收賬款管理的具體措施

針對應(yīng)收賬款管理存在的問題，L醫(yī)藥公司財務(wù)部門制定了一系列制度和規(guī)定，加強公司信用政策管理。

（一）設(shè)置信用主管，加強信用管理

為了建立一套科學而實用的客戶信用體系，財務(wù)部門設(shè)置了專職信用主管這一職位。聘任既能掌握財務(wù)專業(yè)基礎(chǔ)知識，又熟悉醫(yī)藥流通行業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)則、善于收集整理提煉相關(guān)信息的人員來擔任。針對業(yè)務(wù)人員提出的對新客戶授予信用期限與信用額度的申請，必須經(jīng)過信用主管審核之后，才能按照公司的內(nèi)部控制規(guī)定流程提交審批。針對所有客戶信用的日常變更和修改，也都必須經(jīng)過信用主管的確認。

信用主管還需要跟蹤各個客戶應(yīng)收賬款的回款情況，每月都要編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，同時梳理逾期客戶或應(yīng)收賬款賬齡超過6個月的客戶清單，編制相應(yīng)的明細表提交給財務(wù)部經(jīng)理。對于應(yīng)收賬款逾期超過兩個月的客戶，由財務(wù)部門出具詢證函，信用主管跟蹤至詢證函回函或者跟蹤至應(yīng)收賬款回款。每隔10天，信用主管要以O(shè)A的形式發(fā)送應(yīng)收賬款逾期客戶情況表給相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)理，督促各業(yè)務(wù)部門催收逾期貨款。

（二）制定信用管理原則，對信用額度、天數(shù)等進行專戶管理

1.客戶信用管理原則。對所有銷售客戶都必須進行信用評價，納入信用管理體系，包括設(shè)置信用天數(shù)和信用額度，沒有進行信用評價的客戶不得對其進行銷售。信用天數(shù)分為黃色預(yù)警天數(shù)和紅色逾期天數(shù)兩個信用天數(shù)。應(yīng)收賬款正常與否以黃色預(yù)警天數(shù)和紅色逾期天數(shù)來進行區(qū)分判斷：（1）在黃色預(yù)警天數(shù)內(nèi)的應(yīng)收賬款為正常期限。（2）如果超過了黃色預(yù)警天數(shù)，但是沒有達到紅色逾期天數(shù)的應(yīng)收賬款天數(shù)為預(yù)警清理期；在該期間，經(jīng)過審批后允許臨時開通業(yè)務(wù)權(quán)限，但是臨時開通后的時限不得超過紅色逾期天數(shù)。（3）超過了紅色逾期天數(shù)的應(yīng)收賬款即為逾期應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款逾期之后不允許臨時開通業(yè)務(wù)權(quán)限，要進入全面的清理狀態(tài)。信用額度的設(shè)置以該客戶在黃色預(yù)警天數(shù)內(nèi)預(yù)計的銷售金額為依據(jù)，并根據(jù)客戶的資信狀況以及歷史實際的銷售量實行動態(tài)管理。對于跨地區(qū)銷售的業(yè)務(wù)，經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門必須全面了解客戶的資信情況并嚴格控制、盡量壓縮跨地區(qū)客戶的信用期限和信用額度。

2.客戶信用天數(shù)管理。黃色預(yù)警天數(shù)和紅色逾期天數(shù)的具體設(shè)置原則如下：黃色預(yù)警天數(shù)，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)備貨時間、送貨時間、公司戰(zhàn)略發(fā)展的需要、公司與客戶的合作黏度等因素做出綜合判斷，在適當壓縮應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)的前提之下，綜合確定黃色預(yù)警天數(shù)。公司的備貨、送貨時間由公司的物流中心根據(jù)公司與客戶之間的距離遠近和物流配送便利性等因素綜合提出，作為申請黃色預(yù)警天數(shù)的參考依據(jù)之一。公司的物流中心每個月會根據(jù)客戶以及物流配送商的實際情況對在途配送天數(shù)進行評估，如果需要調(diào)整的應(yīng)該報給物流中心副總監(jiān)進行審批（異常情況調(diào)整的還應(yīng)該報財務(wù)經(jīng)理進行審核、總經(jīng)理進行審批），由信息部指定專門人員在信息系統(tǒng)中進行相應(yīng)的調(diào)整。公司利用業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，對公司銷售的各個醫(yī)藥品種的毛利情況進行統(tǒng)計，分析確定公司的戰(zhàn)略醫(yī)藥品種。進而對各個客戶每年總的銷售額、戰(zhàn)略品種的銷售額、毛利進行綜合排名。根據(jù)排名情況，將客戶按照核心客戶、重點客戶、一般客戶來進行分類，并且制定出各類別客戶黃色預(yù)警天數(shù)的上限。其具體客戶類型見表1。

表1 客戶類型表

根據(jù)L醫(yī)藥公司近年來客戶信用體系管理工作的實踐，綜合同行業(yè)和公司實際情況，以客戶性質(zhì)分類確定最高限黃色預(yù)警天數(shù)，其具體分類見下頁表2。

表2 不同性質(zhì)客戶黃色預(yù)警天數(shù)表

3.客戶信用額度管理及審批流程。L醫(yī)藥公司對所有客戶實行信用額度動態(tài)管理，將所有客戶根據(jù)其所有制形式、資金實力等分為A、B、C三級，其中A級為國有企業(yè)或國有控股企業(yè)、優(yōu)質(zhì)上市公司、公立醫(yī)療機構(gòu)、實收資本為5 000萬元及以上的其他民營單位；B級為國有參股單位但非控股企業(yè)、ST的上市公司、實收資本為1 000萬元（含1 000萬元）至5 000萬元的其他民營企業(yè)、私營大中型的醫(yī)療機構(gòu)；C級為個體戶、私營小型醫(yī)療機構(gòu)（例如門診等）、實收資本為1 000萬元以下的其他中小微民營企業(yè)。

L醫(yī)藥公司對不同級別的客戶分別設(shè)置不同的審批流程，信用額度動態(tài)管理的系數(shù)必須根據(jù)對客戶實地考察的領(lǐng)導層級等進行調(diào)整：（1）審批流程方面：①A級客戶的審批流程為業(yè)務(wù)人員申請→部門經(jīng)理審核→財務(wù)經(jīng)辦審核→財務(wù)經(jīng)理審核→運管部門審核。②B級客戶的審批流程為業(yè)務(wù)人員申請→部門經(jīng)理審核→財務(wù)經(jīng)辦審核→財務(wù)經(jīng)理審核→運管部門審核/審批→（授信額度超50萬元以上的）分管副總經(jīng)理審批。③C級客戶的審批流程為業(yè)務(wù)人員申請→部門經(jīng)理審核→財務(wù)經(jīng)辦審核→財務(wù)經(jīng)理審核→運管部門審核→分管副總經(jīng)理審批。（2）信用額度動態(tài)管理的調(diào)整系數(shù)方面：A、B、C三級客戶的信用額度動態(tài)管理的調(diào)整系數(shù)分別為2、1.5和1.2。調(diào)整系數(shù)作為額度設(shè)置的一個計算依據(jù)。（3）在對不同級別的客戶額度設(shè)置之前，L醫(yī)藥公司要求不同級別的人員對客戶進行實地考察：①額度在200萬元及以上的A級客戶，業(yè)務(wù)部門經(jīng)理需要實地考察；授信額度在100萬元以上200萬元以下的A級客戶，業(yè)務(wù)人員的直接上級需要實地考察。②授信額度在100萬元及以上的B級客戶，業(yè)務(wù)部門經(jīng)理需要實地考察；授信額度在50萬元以上100萬元以下的B級客戶，業(yè)務(wù)人員的直接上級需要實地考察。③授信額度在10萬元及以上的C級客戶，業(yè)務(wù)部門經(jīng)理需要實地考察；授信額度在5萬元及以上10萬元以下的C級客戶，業(yè)務(wù)人員的直接上級需要實地考察。

4.客戶信用評估。新的客戶申請信用體系以及臨時開通、變更信用額度時，都必須對客戶進行信用評估，主要了解掌握客戶以下信息：（1）資金實力（即實收資本金）、企業(yè)信用；（2）主要經(jīng)營人員（包括企業(yè)實際控制人和主要經(jīng)辦人員）的個人信用；（3）該客戶的質(zhì)量管理信用等級以及相關(guān)體系的管理情況；（4）企業(yè)的經(jīng)營情況（含企業(yè)的主要業(yè)務(wù)模式，如配送、代理、過票、單體零售、連鎖零售、公立醫(yī)療機構(gòu)、私立醫(yī)療機構(gòu)等，如果存在多業(yè)務(wù)模式的，需要厘清主要盈利的業(yè)務(wù)模式）、行業(yè)地位（包括區(qū)域、省域、大區(qū)、全國等）；（5）在黃色預(yù)警天數(shù)內(nèi)的預(yù)計銷售金額等（第（4）、（5）項由業(yè)務(wù)部門收集信息并提出建議）。根據(jù)評估的情況進行綜合考慮后，對各個新的客戶進行黃色預(yù)警天數(shù)、紅色逾期天數(shù)、信用額度的設(shè)置。

5.客戶信用日常管理。對于達到預(yù)警期的客戶，公司暫停對其發(fā)貨，應(yīng)收賬款進入預(yù)警清理期。如果確實需要發(fā)貨的，經(jīng)過領(lǐng)導審批之后方可臨時開通，臨時開通的時限不得超過紅色逾期天數(shù)。達到紅色逾期天數(shù)的，列為重點清理對象并關(guān)閉信用體系停止發(fā)貨。對于進入預(yù)警期或逾期的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)系統(tǒng)在到期前的3天向業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進行信息預(yù)警提示。

6.客戶信用變更。根據(jù)客戶與公司近期的合作情況，可對客戶的信用額度進行變更調(diào)整。黃色預(yù)警天數(shù)和紅色逾期天數(shù)只能壓縮不得延長，如果確實需要延長的，應(yīng)根據(jù)實際情況提供相應(yīng)的書面說明并且要附上相關(guān)的證明資料，經(jīng)過公司的總經(jīng)理審批之后才能執(zhí)行。

7.對存在經(jīng)營異?；蛴馄趹?yīng)收賬款的客戶資信再評估。財務(wù)部門協(xié)同業(yè)務(wù)部門對出現(xiàn)應(yīng)收賬款風險的客戶重新進行資信評估，主要從客戶的資金實力、與公司合作的歷史信譽情況、客戶以及法人代表或主要經(jīng)辦人員的信用情況；企業(yè)的經(jīng)營能力、現(xiàn)狀、核心競爭力、主要利潤來源以及未來業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等方面進行評估，同時按照新的評估結(jié)果調(diào)整客戶的信用體系；重新評估后認為不合格的，尤其是經(jīng)過確認存在較大應(yīng)收賬款風險（倒閉或經(jīng)營狀況持續(xù)惡化）的客戶應(yīng)終止合作并且立即向其追討貨款；重新評估后，整體資信狀況符合要求的客戶，應(yīng)該督促客戶簽訂還款承諾書（應(yīng)特別注明對所欠的銷售賬款需要收取資金占用利息）后，視客戶的實際回款情況確定是否發(fā)貨以及具體的發(fā)貨數(shù)量，必要時應(yīng)該采取法律手段。同時需要實時跟進客戶的資信情況，中途異常的客戶需要再次進行評估，評估不合格的客戶則停止向其發(fā)貨。

8.客戶信用定期梳理。每年的第四季度（OTC業(yè)務(wù)每年第二季度和第四季度兩次），分別由財務(wù)部門來牽頭，業(yè)務(wù)部門會同運營管理部門對所有客戶的信用體系進行重新評估梳理，評估后認為需要調(diào)整的，由業(yè)務(wù)部門提出調(diào)整申請（原則上只能調(diào)整信用額度，不延長信用天數(shù)），經(jīng)過公司領(lǐng)導審批之后，由財務(wù)部門根據(jù)審批之后的信用體系會同信息部門對相關(guān)客戶的信用體系統(tǒng)一進行調(diào)整。

（三）明確各部門職責，制定獎懲管理制度

1.明確各部門職責。（1）財務(wù)部門：主要負責應(yīng)收賬款的結(jié)算與記錄，監(jiān)督管理應(yīng)收賬款的全額、及時回收；負責公司應(yīng)收賬款的日常管理與控制；負責定期與供應(yīng)商或客戶進行詢證對賬。（2）業(yè)務(wù)部門：主要負責日常應(yīng)收賬款的對賬及催收、客戶的經(jīng)營狀況信息的收集與反饋；業(yè)務(wù)人員需要及時與客戶進行溝通與對賬，做好所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的欠款情況的日常跟蹤。在客戶下單之前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該了解該客戶是否有逾期的應(yīng)收賬款，如果有逾期的應(yīng)收賬款應(yīng)該立即進行催討，同時確保客戶回款之后才能向其發(fā)貨。業(yè)務(wù)人員和信用主管需要實時關(guān)注客戶的經(jīng)營管理等情況，以便能夠第一時間獲悉客戶的各項信息，及時應(yīng)對客戶異動情況。（3）運營管理部：主要負責應(yīng)收賬款管理相關(guān)事項的備案與跟蹤。

2.制定獎懲管理制度，對應(yīng)收賬款進行考核。公司制訂《獎懲管理制度》，對應(yīng)收賬款管理不到位出現(xiàn)逾期情形的相關(guān)人員，或者針對逾期客戶、回款有風險客戶、雙方賬務(wù)不符的客戶沒有進行有效詢證以及欠款憑證沒有及時歸還的相關(guān)人員進行處罰。同時，在《經(jīng)濟責任制考核制度》中，將年末逾期的應(yīng)收賬款金額扣減對應(yīng)業(yè)務(wù)部門的考核凈利潤。對超過黃色信用天數(shù)的應(yīng)收賬款進行重點清理，對超過紅色信用天數(shù)的逾期應(yīng)收賬款伴隨逾期時間逐步加大考核力度進行扣款處罰。

（四）完善內(nèi)控流程，加強風險較大的應(yīng)收賬款管理

風險較大的應(yīng)收賬款主要包括兩種情形：客戶經(jīng)營異常和應(yīng)收賬款逾期。

1.客戶經(jīng)營異常風險管理。在獲取到客戶出現(xiàn)經(jīng)營管理不善、質(zhì)量管理體系異常、改制、組織結(jié)構(gòu)重大調(diào)整、股權(quán)變更、名稱變更、面臨倒閉破產(chǎn)等情況的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該及時向部門主管、分管領(lǐng)導及財務(wù)部門備案，并及時與客戶對賬，同時關(guān)閉其信用體系并停止發(fā)貨。面臨倒閉風險的客戶業(yè)務(wù)人員應(yīng)該及時上報總經(jīng)理；同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)該及時制定貨款回收策略和應(yīng)對措施，并與客戶進行談判，及時將談判結(jié)果和事件處理情況向分管領(lǐng)導和總經(jīng)理進行匯報。

2.應(yīng)收賬款逾期的風險管理。逾期賬款發(fā)生后一律鎖死信用體系（不得臨時開通）并暫停向客戶發(fā)貨，由財務(wù)部門提供并督促、跟蹤各業(yè)務(wù)部門向客戶發(fā)出詢證函，交由客戶確認并有效簽字蓋章后收回。如果客戶沒有及時回款，財務(wù)部門應(yīng)該督促、跟蹤業(yè)務(wù)部門與客戶簽訂《還款承諾書》。每隔10天，各個業(yè)務(wù)部門都應(yīng)該在OA系統(tǒng)提交逾期賬款跟蹤表，就當月回款金額、解決方案以及解決時限、詢證函以及還款計劃書回收情況進行說明，經(jīng)過部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導確認，上報至財務(wù)部門，同時抄送給財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理備案。每個月的20日前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)該完成對上個月應(yīng)收賬款逾期客戶、回款風險客戶以及雙方賬務(wù)不符客戶的進行有效詢證；應(yīng)收賬款逾期產(chǎn)生之后的第二個月15日前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)該與客戶完成《還款承諾書》的簽訂。對客戶不配合處理或者拒不支付貨款的，財務(wù)部門應(yīng)該協(xié)同總經(jīng)理辦公室聯(lián)系律師發(fā)律師函，并且視發(fā)函具體情況按規(guī)定程序開展相關(guān)訴訟工作。

（五）嚴控現(xiàn)金收款，避免業(yè)務(wù)員挪用公款

1.銷售貨款的收取原則上應(yīng)該采用公司賬戶對公司賬戶進行轉(zhuǎn)賬的方式，或者采用公司的POS機、公司二維碼進行收款，禁止業(yè)務(wù)人員直接收取客戶的貨款，禁止“公款私存”。

2.為了保證現(xiàn)金收取各種款項合規(guī)性的要求，除了送貨上門時向客戶收取現(xiàn)金的司機或業(yè)務(wù)人員之外，其他非出納人員不得對外以現(xiàn)金的形式收取各種款項。送貨上門時收取現(xiàn)金的客戶名單需提前備案，財務(wù)部門定期進行檢查。相關(guān)業(yè)務(wù)人員送貨上門時收取現(xiàn)金之后，必須于第二個工作日及時繳交到財務(wù)部門或者直接存入公司賬戶，財務(wù)部門在收到款項之后要及時繳存至公司的銀行賬戶。

三、實施效果

（一）應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率得到提高，逾期應(yīng)收賬款大幅下降

盡管受到新冠疫情影響，2020年度經(jīng)濟形勢極為險峻，不少醫(yī)藥企業(yè)資金吃緊，L醫(yī)藥公司2020年末逾期應(yīng)收賬款仍大幅減少。同時，應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)從2016年的53.19天縮短到2020年的47.28天，有效降低了壞賬風險，節(jié)約了利息支出。

（二）建立了完善的客戶信用管理體系

L醫(yī)藥公司在對客戶的資金實力、與公司合作的歷史信譽情況、客戶以及法人代表或主要經(jīng)辦人員的信用情況、企業(yè)的經(jīng)營能力、現(xiàn)狀、核心競爭力、主要利潤來源以及未來業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等進行多維度評估后，對所有銷售客戶設(shè)置信用天數(shù)和信用額度，進行信用評價，利用信息系統(tǒng)進行客戶信用管理，在業(yè)務(wù)發(fā)生前防范風險。

（三）完善了內(nèi)控流程，明確了各部門的職責，制定了獎懲制度

通過完善內(nèi)控流程、明確各部門的職責和獎懲辦法，各部門能各司其責，按照既定的流程進行操作，加強對應(yīng)收賬款全過程的管控，提高了應(yīng)收賬款的催收效果。