信息時代下辦公室檔案管理工作的改革與創新策略

吳麗洪

（東莞市交通運輸局樟木頭分局，廣東 東莞 523000）

互聯網以及信息產業的快速發展使得我國各行各業都受到了積極性影響，當前的信息化技術促使著我國社會高速發展，同時也為各行各業的工作效率提升提供了重要契機。信息技術不僅能夠有效推動辦公室的檔案管理效率提升，同時也能為辦公室檔案的收集保管、數據分析以及決策參考等提供技術支持。因此信息時代下的辦公室檔案管理工作需緊跟社會腳步，注重理念方式等方面的創新，以此提升工作質量，為辦公室檔案管理開啟新的“大門”。

1 當前辦公室檔案管理過程中存在的問題

1）信息化建設有待提升。計算機在近二十年中逐步滲透到了各行各業當中，辦公室檔案管理也多采用計算機等終端進行操作，但是信息化建設不僅僅是對檔案進行數據管理，還需要進行管理設施以及管理理念的進一步深化，信息化建設包括管理權限、各部門之間的信息共享等，在當前的信息化技術背景下辦公室檔案管理沒能按照統一的規劃進行發展，因此缺少智能化方向，雖然相較于傳統的檔案管理模式更具效率，但也僅僅是利用計算機進行無紙化操作[1]。

2）傳統工作模式仍然沿用。辦公室傳統的檔案管理僅僅是對檔案材料的收集整理以及歸納，同時在需要檔案時再進行查找，但是現代化的社會發展檔案的用處更多，既可以進行資料對比分析，同時也能對管理層決策提供數據支持，但是當前的工作人員仍保有傳統的工作模式和工作思想，沒能按照社會發展需求進行工作思路轉變，使得辦公室的檔案資源僅僅服務于個別部門或者個別管理層，沒能發揮其作用。

3）信息化技術較為落后。辦公室的檔案管理長期以來并沒有受到單位或者企業領導層所重視，認為檔案管理更多的是對數據進行收集以備不時之需，隨著當前社會的發展檔案管理已經有了自身的更加多元化用途，而目前檔案管理工作依然依靠大部分人工進行錄入、編輯，尤其在信息比對、信息調用等方面仍較為落后，沒有發揮出信息化技術的優勢，無法實現信息化管理自身的特點，這也最終導致了辦公室檔案管理信息化發展緩慢的問題[2]。

4）辦公室檔案管理人員整體素質不高。辦公室檔案管理長期以來都是一個較為清閑的崗位，同時受到傳統工作思想影響，檔案管理工作通常由年紀稍大或者是文化水平不高的人員擔任，而一些年輕骨干責任會承擔其他更加重要的工作，因此辦公室檔案管理人員的整體素質不高，同時在工作方法工作理念上也缺少創新性和創造性，往往只是按部就班的對檔案進行歸納。其實當前的檔案管理早已經由傳統的資料收集轉變為注重服務性的工作，同時對于管理人員的整體素質也有了更高要求，不僅要具備專業的檔案管理知識技能，同時還要結合網絡及數字化知識進行工作融合，包括各類軟件的熟練使用等。

2 信息時代下辦公室檔案管理工作的改革與創新策略

1）轉變傳統觀念，注重檔案管理的創新趨勢。互聯網以及信息化產業正在深刻地改變著人們的生產、生活以及學習方式，因此辦公室檔案管理工作必須轉變傳統觀念，注重自身工作的創新，緊跟時代腳步，才能更好地迎合行業發展趨勢。首先，辦公室檔案管理人員要改變傳統思想束縛、注重職業創新意識，認真學習信息化時代下檔案管理工作內容，并結合自身的工作特點，秉承科學靈活的原則開展工作。其次，單位的管理層也應該改變傳統的檔案管理人員調配原則，注重檔案管理工作自身價值，從多個角度向檔案管理隊伍注入“新鮮血液”，也可以通過定期培訓提高檔案工作人員的思想認知[3]。

2）創新工作方式，加強檔案管理模式的轉變。傳統的紙質檔案管理方式往往會出現字跡模糊、資料都丟失或檔案整理順序混亂的問題，這不僅僅會對檔案信息的準確性和真實性造成影響，同時在后期工作中需要查找時也較為繁瑣，往往錯過了最佳檔案利用時機，嚴重時還可能成為管理層的決策帶來隱患，因此應該創新檔案管理工作方式，注重檔案管理模式的轉變。首先，辦公室檔案管理工作人員要針對目前的工作情況進行問題收集和整理，將共性問題羅列出來，轉變傳統的被動解決問題模式，而要注重自身的“主動出擊”。其次，根據工作需要將辦公室的檔案進行模塊劃分、系統化的分類，還需要建立相應的檔案子系統，使得檔案信息條目清晰、層次分明、利于查找，相關工作人員在有條件的情況下還要為每個檔案進行內容概括，方便在后期工作中進行查找或者調閱。最后，要針對當前的辦公室檔案管理工作繁瑣程序進行簡化，降低人工勞務動程度、充分利用計算機及網絡優勢減少重復性工作，通過管理秩序的優化調整，利用計算機邏輯鏈條對檔案管理工作進行完善[4]。

3）轉變被動工作局面，增強管理人員的服務意識。傳統的辦公室檔案管理工作往往處于被動服務狀態，也就是從各部門進行資料收集，然后整理成冊入庫，不僅工作效率低下同時也不能為行業的發展提供重要的數據支持，在當前信息化背景下需轉變檔案管理被動工作局面，提高相關人員的服務意識。首先應該構建檔案管理網絡平臺，在檔案資料查詢、檔案資料分享、檔案資料調取等方面提高工作效能，但是檔案的利用與挖掘也存在一定的風險性，要對檔案管理進行安全加密，注重建立防火墻等有效措施，對于進出網絡的人員要進行登錄備案。其次，智能化時代下人們更多地通過網絡進行信息分享、信息傳遞，甚至在不見面的情況下也可以通力完成工作，因此要注重循序漸進地提高信息化檔案管理水平，構建智能化的整體辦公環境，在檔案收集方面就考慮數字信息傳遞，同時對于后期的資料整理以及資料調取等方面，也要做長遠性規劃，但數字化系統建設不可操之過，即而是要注重利用模塊拓展方式為其留有一定“空間”。

4）提高辦公室檔案管理人員的綜合素養。信息化時代的辦公室檔案管理更多的是依靠設備和網絡完成工作內容，但是設備維護以及工作框架體系的構建仍需要人為參與，因此檔案管理工作的整體隊伍素質對于檔案管理工作質量具有重要影響。首先，鑒于當前辦公室檔案管理工作的人員綜合素養需要有針對性地進行教育培訓，定期對信息化管理技術水平進行檢驗，同時學習培訓的過程也需要動態的考察，讓相關從業人員意識到危機感，僅僅簡單的電腦操作不符合檔案管理工作的未來發展趨勢，而是要更多地了解應用軟件以及程序使用。其次我國在計算機領域屬于世界領先水平，要注重更新員工的現有知識儲備和管理觀念，可以借助各類平臺進行學習，通過網絡平臺可以打破時間與空間限制，更大程度上節約時間，同時平臺的學習內容也更加豐富，有利于廣大員工反復觀看學習。

3 結語

綜上所述，科技的快速發展給辦公室檔案管理帶來了良好的發展前景，同時相關人員也應該意識到網絡信息技術對于檔案管理的積極性影響，并從多角度分析目前辦公室檔案管理過程中存在的問題，有針對性地進行改革與創新，為檔案管理工作的智能化發展做好鋪墊。