探究干部人事檔案管理與利用的創新

楊子櫻

（中交四公局第一工程有限公司，北京 100023）

干部人事檔案清晰、真實的記錄了干部的個人經歷、思想、品德、工作能力，是干部個人成長的真實記錄，也能夠為人事工作管理工作提供重要決策參考支持。為了能夠更好地發揮出干部人事檔案資料對人力資源管理的重要作用，需要相關人員加強對干部人事檔案的管理，解放思想，實事求是，不斷優化和創新干部人事檔案管理方法。

1 干部人事檔案的基本特點

統一的管理人員。干部人事檔案由統一的檔案員進行立卷管理，一個干部的個人資料信息會被劃分為多個方面的內容，具體包含履歷類材料、自傳和思想類材料、考核鑒定類材料、學歷學位、專業技術職務、教育培訓類材料、審核類材料、黨團材料、表彰獎勵類材料、違規處分類材料、工資任免類材料等。第二，分散的干部資料。干部人事檔案的管理需要對干部的資料進行高效率的收集整理，但是從實際發展情況來看，干部人事檔案資料信息比較分散，資料內容繁雜。第三，實體檔案流動性強。多數干部人員處于流動的狀態，人員的變動對干部人事檔案管理產生了深刻的影響，不同機關人事變動都會改變干部的配置，由此會產生比較多的干部人事檔案。

2 干部人事檔案管理存在的問題

1）沒有形成完善的檔案管理意識。在社會的進步發展下人才流動更加自由，但是機關組織并沒有重視人事檔案的管理，多數用人單位會忽視對人事檔案管理的重視，無形中加大了企業人力資源的管理成本。另外，基于干部人事檔案的管理特點，企業不僅需要設立人事檔案管理機構，而且還需要完善員工個人人事檔案。但是基本上很少有企業落實以上工作。

2）干部人事檔案歸檔管理不科學。檔案管理人員大多為非主職人員，不具備積極主動收集整理檔案資料的主動性，檔案管理被動，由此導致檔案整理不及時的問題。同時，有很多干部人事檔案的來源渠道比較單一，沒有從多個角度來反映出干部的行為作風問題。

3）檔案功效發揮局限性比較大。干部人事檔案資料的收集渠道比較簡單，一般來自企事業單位，因未及時且完整的歸檔，導致無法對干部的真實事跡進行反映，也就無法為干部的調任、升值和免職提供重要的意見參考支持。

4）檔案管理制度落后。干部人事檔案管理過程中存在管理制度不健全、制度執行不到位等情況，檔案資料信息的收集整理范圍有限，檔案管理部門對材料信息的收集不夠主動，導致材料信息的收集范圍十分狹窄，最終制約了干部組織人事工作的開展。

5）檔案管理和利用不完善。現階段管理利用干部人事檔案資料的方法、手段比較落后，且多數干部人事檔案資料采取的是手工管理模式，資源管理效率低下，資料利用率不高。雖然一些地區的干部人事檔案資料開始引入信息化管理手段，但是受思想認識和技術手段落后的影響，沒有真正發揮出技術手段在提升檔案資料管理效率方面的作用，無形中浪費了比較多的人力、物力和財力。

3 干部人事檔案管理優化對策

1）樹立正確的干部人事檔案管理工作理念。為了能夠更好地促進干部人事檔案管理需要相關人員能夠加強對人事檔案管理的重視，具體要做好以下兩個方面的工作：第一，更新單位領導對人事檔案管理的認識。企業單位領導需要將干部人事檔案管理看作是人事檔案管理的重要基礎，在實施檔案管理的時候引入先進的管理理念。第二，提升干部人事檔案管理人員的工作認識，引導他們將先進的檔案管理思想引入到干部人事檔案管理工作中。

2）規范干部人事檔案資料的管理程序。第一，完善干部人事檔案資料收集整理長效機制，采取多個方式，通過多個渠道來收集整理干部人事檔案資料信息。第二，通過完善檔案收集管理制度來調動檔案收集管理人員的工作積極性，提高檔案資料收集整理的規范化水平。第三，完善干部人事檔案資料的歸檔管理機制，提升檔案資料收集整理效率。對于收集整理完成的資料還需要在后續進行必要的監督。檔案資料的收集整理要與時俱進，滿足廣大社會公眾對人事檔案資料的收集整理要求，全面推進人事檔案管理改革。

3）充分挖掘檔案資料信息的功能作用。第一，豐富檔案資料的內涵。在檔案資料中增加能夠反映出人事干部真實情況的信息，比如增加人事干部的社會福利待遇信息、住房補貼信息、經濟收入信息等。第二，增強干部人事檔案在干部人事調動中的影響力和執行力，充分發揮出檔案資料的意見指導作用。第三，充分挖掘和利用干部人事檔案的資源優勢，建立健全完善的檔案資源系統化管理運用機制，增強人事檔案使用的社會效益。

4）強化干部人事檔案制度的建設。干部人事檔案的管理是一項繁雜性、系統性、全性的構造，需要檔案管理人員的密切配合。為了能夠解決檔案資料信息管理使用不規范的問題，需要相關人員切實完善干部人事檔案管理制度，在檔案信息收集方面需要將普通收集、突擊收集、定向收集和長期收集充分結合在一起，并根據單位發展實際情況來制定科學的干部人事檔案收集管理制度，避免檔案資料使用的隨機性和盲目性。

5）創新干部人事檔案的管理應用方法和應用手段。第一，借助現代化信息手段創新檔案資料的管理應用，及時處理不符合歸檔要求的檔案資料信息。同時，在干部人事檔案資料管理的過程中還需要定期引進先進的管理設備，更換不符合要求的計算機軟件，充分發揮出現代通信技術和網絡技術在管理、監督干部人事檔案資料使用中的作用。第二，強化對干部人事檔案資料的統一領導和分級負責。為了能夠更好地發揮出干部人事檔案資料的作用需要發揮出干部對檔案資料使用的引導作用，由國家組織人事部門制定具體的人事檔案資料收集、整理和使用制度，并為人事檔案資料的管理使用創設良好的環境支持。第三，打造完善的網絡信息管理平臺，為人們及時查詢干部人事檔案資料提供重要支持。通過打造干部人事檔案資料信息管理平臺能夠幫助相關人員更為及時、精準的查看和使用檔案信息。在干部人事檔案資料管理平臺打造完成之后還需要注重做好信息資料的安全保護工作，在提取檔案資料的時候需要設定相應的身份證和手機號碼。另外，為了減少干部人事檔案信息泄漏問題的發生，還需要做好干部人事檔案管理信息的備份工作，規避檔案資料信息在轉移、存儲的過程中出現問題。

4 結束語

綜上所述，干部人事檔案資料的收集整理和利用工作是一項長期性、復雜性的工作，為了能夠確保這項工作順利進行需要各個單位、各個部門共同努力配合，通過完善檔案管理機制、創新檔案管理方法、強化人才隊伍建設、充分挖掘檔案資料信息功能等來不斷創新干部人事檔案資料的管理和利用，從而為人力資源的開發利用作出重要的貢獻支持。