探究人事檔案信息管理的數字化與網絡化

鄧 宇

（集寧區委組織部人事檔案管理中心，內蒙古 烏蘭察布 012000）

如今科技的發展日新月異，人們記錄、傳播、以及保存信息不再單純的依賴文字和紙張。網絡的發達不但改變了人們生活方式，同時也改變了傳統的工作方式。在人事檔案信息管理當中，善用數字化和網絡化的管理方式，可以在一定程度上減輕工作人員的工作強度，提高單位的工作效率，對于檔案管理工作的開展有著積極的意義和 作用。

1 人事檔案信息數字化與網絡化的意義和作用

1）有利于紙質檔案的保存。在計算機出現以前，單位管理人員對員工的了解大多是通過紙質簡歷來了解，檔案管理部門在進行檔案管理的時候，也只能保存紙質的檔案資料。在登記檔案保管信息詳情的時候也是依靠手寫、筆記的方法，借閱人員前來借調檔案的時候也要通過紙質的登記信息來查找，浪費很多時間和精力。且紙質資料經過多次翻閱后會發生一定過的破損，不利于檔案管理工作的進行。

信息時代的來臨幫助檔案管理工作人員解決了工作中遇到的難題，現在員工可以通過電子計算機來錄入檔案保存信息，如檔案保存的時間、存放位置、借閱記錄等，一目了然，非常清晰。而且管理人員可以將電子版檔案存儲在計算機中，如果有人來借調檔案，大多情況下電子版檔案資料就能夠滿足借閱者的需求，這就避免了頻繁的去翻閱紙質資料，有利于紙質檔案資料的完整和長期保存。

2）提高了人事信息的完善度。電子計算機的功能非常強大，可以記錄相當多的信息，而不占用太多的空間，比起紙質資料會節省大量的存放空間。而且電子版人事資料記錄的員工信息更加的詳細和完備，有利于管理人員在短時間內對員工有相對全面地了解。在電子設備上查找人事信息檔案是非常快捷，因為計算機有非常強大的搜索功能，能夠在短時間內搜索到精準的信息，對于提高單位的工作效率來說很有利。

3）有利于管理工作標準化。在管理工作中我們經常聽到一個詞，那就是“標桿化管理”，標桿化管理指的是從事相同工作的人員按照同一個標準和操作流程來進行工作，也就是說工作流程要規范化，這有利于工作效率和質量的提高。人事檔案信息管理數字化和網絡化大多以電子計算機為基礎，操作方法簡便、快捷，有利于管理工作的簡化和規范化，減少工作人員在工作中出現誤差的概率。

總的來說，人事檔案信息的數字化與網絡化可以減少工作人員的工作量，減輕其工作壓力，有助于其形成規范化和標準化的工作模式，對于單位和員工來說都具有積極的作用和意義。

2 人事檔案信息管理數字化和網絡化過程中存在的問題

1）檔案管理人員信息化管理意識不強。在有些單位當中，人事檔案管理人員已經從事了多年的管理工作，習慣了傳統的檔案管理工作方法和程序，對于新興的、更加高效的信息化管理和網絡化管理由于不夠熟悉而存在抵觸心理。雖然信息化和網絡化檔案管理方法已經在實施，但有些工作人員的進步思想不強，還是比較依賴于過去傳統的管理方式，導致新的管理方式不好推進，產生的管理效果不夠 理想。

2）檔案管理人員操作能力有待加強。雖說現在是一個網絡和信息都很發達的時代，但是由于每個工作人員受教育程度不同，興趣愛好不同，所以對電子設備的熟悉程度也不同，有些年齡較大的工作人員不太熟悉電子計算機的使用方法，對計算機上的辦公軟件也不太熟悉，或者運用的速度非常慢，導致信息化檔案管理過程中效率不高，并存在誤差。

3 人事檔案信息管理的信息化與網絡化途徑

1）單位應當提高管理人員的專業水平。一些單位存在人事檔案管理人員業務水平較一般的情況，員工信息化管理意識不強，對電子設備和辦公軟件的應用不熟悉，從而影響檔案信息化管理和網絡化管理的進程及效率。針對此種情況，單位可以定期開展相關培訓，培訓人員可以針對檔案管理人員的工作心態、專業水平等各方面問題，有針對性的進行解決。同時單位在條件允許的情況下，可為員工提供在社會培訓機構參加進修的機會，員工的業務水平提高后，對于檔案信息化管理工作的進行會起到事半功倍的效果。

2）巧用大數據實現人事信息檔案信息化管理。大數據是電子計算機的一個強大功能，人事信息檔案管理人員可以利用這一功能來建立人事信息大數據，將員工的身份信息、擅長的技能、性格特點、過去的從業經歷、在本公司的從業經歷及成就等信息都可以包含在數據庫內，這樣信息使用者在獲取相關信息的時候就會比較簡便和快捷。這個數據庫所包含的信息應當非常全面，包括員工的身份信息和家庭情況，身體健康情況、教育經歷、取得證書情況、才藝和特長以及該員工在本公司所獲得過的獎勵和懲罰情況，員工能夠對單位產生影響的信息、以及單位應當為員工提供保障的信息都應該體現在大數據庫內。同時，由于單位員工數量較多，信息量較大，人事檔案管理人員在錄入和保管這些信息時，應當有技巧的進行，如采用信息分類管理法或部門分開管理法等，有邏輯、有順序的進行管理工作，才能保證更高的工作效率和更好的工作效果。

3）有系統地開展人事檔案管理的信息化。有目標、有邏輯、有順序的開展檔案信息管理的信息化、網絡化才能更好地達到工作目的。首先檔案管理人員應當明確自己的工作目標，這個目標應該是使人事信息檔案更加全面化、清晰化，同時使檔案管理工作本身更加簡單化、體系化，方便單位管理者隨時調用員工信息，同時保證員工信息的全面和更新及時。有系統地開展人事檔案管理工作有助于工作目標的達成。如檔案管理人員可以建立人事檔案存儲信息系統，通過該系統就可以一目了然的了解到人事檔案的保管情況。還可以建立人事工資系統、人事變動系統、人事考核系統等，通過該系統就可以了解到單位人才的薪資情況、人事變動情況以及是否能夠勝任現工作崗位的情況，有系統地開展認識檔案管理工作的信息化工作有助于提高效率，形成工作規范。

4）人事檔案管理人員應當站在管理者的角度思考問題。人事檔案信息管理工作人員在進行工作時應當懂得換位思考，單位員工信息資料的使用者大多是單位的管理人員，他們了解人事信息的目的是把公司的人才安排在更合適的崗位上，讓他們的才能的到充分發揮，更好實現自己的工作價值，同時也為單位做出更多的貢獻，因此檔案管理工作者在工作過程中，不能只考慮到自己工作起來方便，還要考慮到管理者使用起來是否方便。

4 結束語

綜上所述，信息化時代給人們的工作和生活都帶來非常大的優勢，信息和網絡可以使人們的工作效率更高。在人事信息檔案管理方面，應該善用信息和網絡，使檔案管理工作信息化、網絡化，以提高工作效率，達到工作效果，為單位做出更多的貢獻。