中職學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)探討

吳曉芳

內(nèi)容摘要 近年來，我國越來越重視職業(yè)教育的重要性，并在政府報告中明確指出要加強(qiáng)職業(yè)教育的扶持力度。檔案管理是中職學(xué)校發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案管理信息化和科學(xué)化能夠有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率。但是，中職學(xué)校在開展檔案管理過程中還存在著很多問題。文章就中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議，以期為中職學(xué)校的發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞 中職學(xué)校 檔案管理 信息化 科學(xué)化建設(shè)

1 檔案管理在中職院校信息化建設(shè)中的必要性

檔案管理是中職院校發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)，但是很多在開展檔案管理過程中都是傳統(tǒng)的管理方式，這種管理方式存在著很大的局限性，導(dǎo)致管理效率不高。傳統(tǒng)模式下檔案管理都是以紙質(zhì)的方法來對教師和學(xué)生的信息進(jìn)行有效管理，從而提高信息管理的質(zhì)量和效率。但是在信息時代，可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息管理技術(shù)應(yīng)用到中職院校的檔案管理過程中，不僅能夠提高檔案信息的電子化管理，還可以有效防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞。電子化的信息管理能夠提高管理的效率和質(zhì)量，同時還能夠提高信息保存的年限。

2 檔案管理在中職院校信息化建設(shè)過程中存在的問題

隨著信息技術(shù)被應(yīng)用在中職院校檔案管理中，極大提高了中職院校檔案管理的工作效率，但是在實(shí)際應(yīng)用中還是存在著很多問題，主要的原因有以下幾種。

2.1 缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才

信息化管理和建設(shè)過程中需要專業(yè)的技術(shù)人才，在中職學(xué)校檔案管理的過程中都是教師，很少有中職院校在發(fā)展檔案管理過程中招收專業(yè)的信息管理人才。大多數(shù)中職院校在管理模式和管理手段還是按照傳統(tǒng)的方法進(jìn)行開展，管理人員也缺乏相應(yīng)的信息管理能力，使得中職院校檔案管理的效率不高。導(dǎo)致這樣的原因有很多方面：一方面，中職院校沒有意識到信息管理技術(shù)的重要性，對于中職學(xué)校的信息化和科學(xué)化建設(shè)過程中沒有進(jìn)行創(chuàng)新改革，使得檔案管理的效率不高;另一方面，檔案信息技術(shù)管理需要投入很多的硬件設(shè)施，同時還需要專業(yè)的信息人才進(jìn)行管理[1]。

2.2 信息管理體系不夠完善

傳統(tǒng)的檔案管理體系建設(shè)在信息化建設(shè)過程仍然不夠完善。很多中職院校對于檔案管理信息化管理和建設(shè)沒有指定明確的指導(dǎo)規(guī)范，使得中職院校在發(fā)展過程中沒有得到科學(xué)的指導(dǎo)，影響了檔案管理的信息化建設(shè)推進(jìn)過程。同時大多數(shù)中職院校的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不夠完善，特別是在信息管理和培訓(xùn)制度的缺乏。這樣導(dǎo)致很多人員沒有對于信息管理系統(tǒng)使用不夠精通，使得檔案管理的質(zhì)量和效率不高，使得信息技術(shù)在工程管理過程中的優(yōu)勢難以得到充分發(fā)揮。

2.3 監(jiān)督體制不完善

中職學(xué)校都意識到檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的重要性了，但是在建設(shè)過程中還需要考慮到管理信息的安全性問題。很多中職院校在檔案管理過程中仍然使用傳統(tǒng)的方法就是認(rèn)為傳統(tǒng)檔案管理更加安全。另外我國對于信息信息安全監(jiān)督還存在著很多問題，使得檔案系統(tǒng)存在著很大的安全隱患，一旦發(fā)生檔案信息泄露，就會給中職院校造成很大的損失，因此在檔案信息信息化和科學(xué)化建設(shè)過程中還需要加強(qiáng)對于監(jiān)督體制的監(jiān)管，從而更好地保障信息系統(tǒng)[2]。

2.4 人力資源規(guī)劃和管理制度不夠合理

績效考核制度能夠更好地指導(dǎo)中職院校開展檔案管理工作，從而更好促進(jìn)檔案管理工作朝著信息化和科學(xué)化的方向發(fā)展。績效考核作為人力資源管理的重要手段和方法，能夠有效督促檔案管理人員更好開展檔案管理工作。在具體實(shí)施制定人力資源考核過程中，要充分考慮到檔案管理的特點(diǎn)，根據(jù)企業(yè)具體情況來制定相應(yīng)的考核和管理制度。很多中職院校的人力資源考核和規(guī)劃形式過于陳舊化，很難滿足新時期中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的需要，使得人力資源管理制度優(yōu)勢很難發(fā)揮，檔案管理人員積極性不高，導(dǎo)致了檔案管理開展效果不高。因此在檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)過程中還需要考慮到人力資源建設(shè)合理化的相關(guān)問題。

3 如何更好地發(fā)揮檔案管理在中職院校信息化建設(shè)過程中的作用

3.1 注意人才的培養(yǎng)

在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中各個行政中職院校一定要認(rèn)識到高素質(zhì)人才在促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用方面發(fā)揮重要的作用，因此要積極制定先關(guān)的福利政策來吸引具有扎實(shí)信息技術(shù)、掌握工程管理專業(yè)知識的高素質(zhì)人才。需要注意以下幾點(diǎn)：

第一，中職院校為了可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)地需要，需要積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才。這些檔案管理人員不僅需要有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)能力，同時還需要具體很強(qiáng)的信息管理能力，能夠掌握信息管理系統(tǒng)地使用，同時還能夠?qū)τ谙嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析和處理，從而更好勝任檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的需要。

第二，加強(qiáng)在職管理者信息技術(shù)培訓(xùn)。不同的中職院校應(yīng)該結(jié)合著自身檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度和完善程度來制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，需要在培訓(xùn)過程中掌握培訓(xùn)著掌握的實(shí)際情況，根據(jù)存在的共性問題提供相應(yīng)的解決方案，從而使得檔案管理人員更好地掌握相關(guān)知識，更好地提高檔案管理人員應(yīng)用軟件管理的能力。

第三，要加大信息技術(shù)的軟硬件投入力度。信息技術(shù)在建筑工程管理中的應(yīng)用需要軟硬件系統(tǒng)的支持。因此，各個檔案管理的中職院校應(yīng)加大投入，配備先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備，開發(fā)或購買工程管理操作軟件，并在項目管理中運(yùn)用信息技術(shù)。良好的應(yīng)用是鋪平道路。

3.2 加強(qiáng)對于檔案管理人員的信息能力的提升

新時期對于檔案管理人員使用信息能力提出了新的要求和新的期望，同時檔案管理工作得以有效開展的前提是相關(guān)工作人員具有扎實(shí)的檔案管理的專業(yè)知識，同時具有相關(guān)信息軟件使用的相關(guān)經(jīng)驗。要對于平時工作中加強(qiáng)檔案管理者信息技術(shù)培訓(xùn)，尤其培訓(xùn)使用信息管理系統(tǒng)的能力[3]。每一個中職院校對于信息技術(shù)的能力要求是不同的，因此各個中職院校在建立自己的檔案信息管理系統(tǒng)時，要考慮到學(xué)校的宏觀戰(zhàn)略布局，從長遠(yuǎn)的角度來進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，使得信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于中職院校的檔案管理工作。

3.3 提高檔案管理人員的組織協(xié)調(diào)能力

檔案工作不同于其他性質(zhì)的工作，既是一項業(yè)務(wù)工作，又是一項服務(wù)性質(zhì)的工作。這就要求從事檔案工作的檔案管理人員掌握相關(guān)的檔案管理業(yè)務(wù)知識，又需要檔案管理人員具有很強(qiáng)的責(zé)任意識、管理意識以及服務(wù)意識[4]。具體需要做到以下方面。第一要具有組織協(xié)調(diào)工作。在中職院校開展檔案管理工作過程中，要積極協(xié)調(diào)各個部門之間的工作情況，保證檔案管理工作地正常開展。因為在開展檔案管理工作過程中，檔案管理人員不可避免地要與相關(guān)部門和相關(guān)人員打交道。如何得到各方支持，加強(qiáng)溝通和溝通。除了依靠相關(guān)的規(guī)章制度，更重要的是依靠檔案人員的協(xié)調(diào)能力，實(shí)現(xiàn)各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

4 結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展和檔案管理人才綜合素質(zhì)的提高對于創(chuàng)新中職院校檔案管理的發(fā)展至關(guān)重要。本文通過研究檔案管理在中職院校信息化建設(shè)過程中存在的問題，然后加強(qiáng)對于檔案管理人員的信息能力的提升，提高檔案管理人員的組織協(xié)調(diào)能力，在培養(yǎng)人才方面既要注意到制度的建設(shè)，又要提高對于管理人員的培訓(xùn)力度，從而更好地促進(jìn)管理人員的綜合發(fā)展。希望本文提出的幾點(diǎn)建議對讀者有一定的啟示作用，從而不斷促進(jìn)中職院校檔案建設(shè)工作的開展。

（作者系湖北新產(chǎn)業(yè)技師學(xué)院? 咸寧職業(yè)教育（集團(tuán)）學(xué)校 助理館員）

【參考文獻(xiàn)】

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[2]彭森.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的中職院校檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：180.

[3]王協(xié)舟，王露露.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案工作改革的幾點(diǎn)思考[J].檔案學(xué)通訊，2016（5）：94-100.

[4]趙彥昌，毛麗敏.淺談“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)的三大趨向[J].檔案與建設(shè)，2016（8）：4-7.