精細化管理醫院人事檔案管理的改革方法及質量探究

云 飛

（濱州市中心醫院，山東 濱州 251700）

人事檔案是指在醫院按照自身發展需求培養、選拔、任用職工的過程中，記載職工政治思想、業務能力、工作表現及個人經歷等信息內容的文件資料，具體包括員工的姓名、性別、籍貫、出生日期、婚育情況，政治面貌、學歷學位、專業、職業資格、工作經歷、部門崗位、薪酬等級、職務變動、培訓記錄、獎懲記錄等信息[1]。近年來，醫療行業迅速發展，醫院人事檔案管理工作量增大，質量標準提升，采用傳統的管理模式，無法勝任相關工作要求，急需展開改革，引進精細化管理模式，切實提升醫院人事檔案管理工作質量。

1 醫院人事檔案管理現狀分析

1）檔案管理工作不受重視。人事檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，能夠為醫院人力資源管理提供可靠的信息支持，但在當前，醫院并沒有正確認識到人事檔案管理的重要性，認為這不屬于中心工作范疇，在這方面無需投入過多的人力、資金及物資，這導致人事檔案管理模式革新受阻。在領導層不重視的情況下，人事檔案管理制度不完善，缺乏詳細、合理的發展規劃，人事檔案管理工作流于形式化，相關資源被浪費。

2）檔案管理手段落后。醫院人事檔案管理工作內容繁復，信息量大，稍有疏忽就可能出現失誤，影響到工作質量。在傳統的人事檔案管理模式中，大部分資料為紙質文件，無法長期儲存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導致信息丟失，而且，大量紙質文件累積，不便整理，查找資料也極為困難，整體管理水平較低，人事檔案資料無法得到有效利用。當前，醫院人事檔案步入信息化管理階段，但是由于財政投入有限，信息化管理設施不齊全，部分設備過于陳舊，硬件設施、軟件系統相較落后，網絡系統存在諸多安全隱患，影響到檔案整理、分類、儲存、開發工作效率，檔案資料不齊全，更新速度慢，無法發揮應有的指導價值[2]。

3）檔案管理人員業務水平偏低。隨著醫院人事檔案資料的不斷累積，其工作量會越來越大，如果采用傳統的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，信息化建設是醫院人事檔案管理發展的必然方向。當前，醫院并未設置專門的人事檔案管理崗位，配置專業的檔案管理人員，人事檔案管理工作多由辦公室工作人員兼職，乃至退休員工負責，缺乏專業素養，更無法跟上人事檔案管理信息化建設的步伐，無法真正意義上實現對于人事檔案的精細化管理。

2 醫院人事檔案精細化管理改革方法及質量提升策略分析

1）充分重視檔案管理，完善檔案管理制度。新形勢下，醫院應該充分重視人事檔案管理工作，跟隨醫院發展實情，制定科學合理的人事檔案管理發展規劃，明確人事檔案的目的、要求及標準，增加資金投入，按照規范建設人事檔案室，檔案室必須滿足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全標準，將人事管理活動中所積累的資料，及時歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設置編碼，統一管理。同時，基于醫院人事檔案管理需求，制定精細化管理制度，依照《檔案法》、《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等文件指示，制定醫院人事檔案精細化管理制度，明晰檔案工作的具體流程及執行方案，提升工作水平[3]。

2）引進信息技術，構建人事檔案管理信息平臺。醫院在人事檔案精細化管理變革中，應該與時俱進，引進現代化檔案管理理念、手段、方式、方法，創新人事檔案管理模式。在人事檔案管理信息化建設過程中，醫院應該引入適合自身檔案管理需求的數據模式，再根據財政預算，采購相關信息設備，比如說計算機、打印機、掃描儀、攝影機、專用微機等，創造合適的電子檔案儲存環境，構建人事檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，全面提升檔案管理服務水平。同時，為保障信息安全，應選擇安全系數高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質，同時，完善權限設置，合理定義不同功能模塊的操作權限，對系統數據展開分層管理，同時，設定賬戶權限等級，數據庫管理人員可瀏覽后臺數據，具有數據編輯、管理權限，其余用戶只能查詢權限內的檔案信息。完善數據平臺防御機制，定期優化、升級系統，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監控軟件等，以防信息泄露、數據丟失或被篡改[4]。

3）完善檔案管理機構設置，提升工作人員業務水平。醫院應該完善人事檔案管理機構設置，配備在業務素質、政治素質上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實。而且，醫院人事檔案信息化建設，對于檔案管理人員專業水平提出了不一樣的要求，為了讓相關崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，醫院應該引進在專業素質、信息素質上達標的優秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓、在崗繼續教育等工作，定期組織人員參加業內培訓及學術交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當前醫院人事檔案信息化管理工作中所用的技術軟件及設施，強化網絡安全教育，提升其網絡安全防范意識，保障電子檔案的儲存、利用安全性。

4）充分利用信息技術，提升醫院人事檔案管理水平。隨著醫院運營規模的擴大，醫院職工數量不當增加，人員流動性較高，醫院必須持續更新人事檔案，借助于信息技術，能夠實現對于人事檔案的動態化管理，實時記錄醫院現有職工的數量及具體信息，并且可以在信息平臺上，設計一個績效考核管理模塊，記錄每個職工月度、季度、年度績效評估結果，利用績效信息計算職工薪酬與獎金，合理利用人事檔案，推動人力資源管理。此外，醫院可以根據長期發展規劃，科學分析人事檔案資料，分析醫院整體人才儲備狀況及人事流動情況，預測接下來一段時間醫院人力資源的需求，從而制定下一年度或下一季度的人才招聘計劃，確保醫院發展策略有足夠的人才作為支撐點，確保人力資源狀況能夠滿足醫院的改革與發展需求[5]。借助于大數據技術，能夠有效利用人事檔案資料，分析醫院人力資源現狀及發展情況，提升對于人事檔案信息的利用率。

3 結語

綜上所述，隨著社會經濟體系的變化，國家政策發生了轉變，推動了人事制度的創新，這對于人事檔案管理產生了一定的影響，在新形勢下，醫院應該根據人事檔案管理工作面臨著的新環境與新要求，展開人事檔案管理改革，引進現代化管理理念與手段，提升人事檔案管理及服務水平，最大限度挖掘人力資源價值，推動醫療衛生事業發展建設。精細化管理理念的引進，有利于醫院人事檔案管理水平的提升，醫院應該根據醫院發展規劃，以及人事檔案管理需求，制定科學合理的工作計劃，優化人事檔案管理相關資源的調配，實現全面、科學、精細的管理，建立健全人事檔案管理制度，規范工作流程及執行標準，切實提升人事檔案管理工作效率及質量。