新形勢(shì)下高校檔案管理方式轉(zhuǎn)變的思考

成 燕

（青島大學(xué)，山東 青島 266071）

高校檔案工作為社會(huì)、學(xué)校、師生提供豐富的信息資源支持，是高校管理工作體系中不可或缺的一環(huán)。高校檔案工作做得好不好，直接影響到大學(xué)日常管理、教學(xué)工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也是衡量一所學(xué)校、一個(gè)部門、一個(gè)單位工作水平的重要標(biāo)志。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的高速發(fā)展，高校檔案管理工作仍受制于老思想老觀念的問(wèn)題越來(lái)越突出，發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題，并提出解決的方法和措施，對(duì)檔案工作的提升，乃至整個(gè)學(xué)校的發(fā)展，具有十分重要的意義。

本文從三方面來(lái)闡述目前檔案管理工作中最突出的三個(gè)問(wèn)題和解決方法。

1 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

目前高校檔案管理人員的共性問(wèn)題是專業(yè)性不強(qiáng)，年齡較大且身兼數(shù)職，對(duì)檔案材料還只停留在收集、整理、裝訂、歸檔、保管的層面上，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)沒(méi)有足夠的應(yīng)用能力，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。我認(rèn)為要從以下三個(gè)方面來(lái)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，一是積極引進(jìn)專業(yè)人才，招聘檔案相關(guān)專業(yè)、具備計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的大學(xué)畢業(yè)生加入檔案管理隊(duì)伍，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，促進(jìn)新老員工更新?lián)Q代。二是做好對(duì)現(xiàn)有工作人員的專業(yè)性培訓(xùn)，制定合理的考核機(jī)制，完善管理制度，充分發(fā)揮老員工的主動(dòng)性、創(chuàng)造性，提高他們的專業(yè)知識(shí)水平和信息化管理水平。三是科學(xué)編制檔案專職人員的配備，實(shí)行統(tǒng)一管理和調(diào)配，保證其福利待遇收入和職稱晉升，促進(jìn)其工作的積極性和穩(wěn)定性。

2 加快檔案信息化建設(shè)

目前高校檔案材料的管理仍沿用傳統(tǒng)的封閉管理方式，以紙質(zhì)存檔為主，電子存檔為輔，沒(méi)有專門服務(wù)于高校檔案管理的信息系統(tǒng)。檔案僅供政府企業(yè)等相關(guān)部門及本校師生使用，重保密、重收藏、輕利用的思想依然存在，調(diào)動(dòng)（調(diào)閱）者為了一份材料需要多部門蓋章、寫介紹信，甚至來(lái)回跑。紙質(zhì)檔案的多次重復(fù)查閱，降低了工作效率，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力資源，隨著保存年限的增加，紙張發(fā)黃發(fā)脆，字跡變淡模糊，紙張磨損等現(xiàn)象直接影響了檔案的完整與安全。紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)設(shè)備，大多采用“因陋就簡(jiǎn)”、“因地制宜”的原則，防火、防潮等手段還停留在較低的水平上，大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，日常事務(wù)工作更多集中在對(duì)紙質(zhì)材料的歸檔裝盒，查取調(diào)取材料等低效率的體力工作上。

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校檔案工作也應(yīng)與新技術(shù)接軌。檔案管理信息化是檔案時(shí)效性、實(shí)效性、有效性工作模式提升的發(fā)展趨勢(shì)，推進(jìn)紙質(zhì)資源向互聯(lián)網(wǎng)信息化方向轉(zhuǎn)變，有助于檔案資源的存儲(chǔ)、利用，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提升檔案上傳、調(diào)用、管理等方面的工作效率，提升檔案管理的工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)的飛躍。檔案資源互聯(lián)網(wǎng)信息化有三大優(yōu)勢(shì)，一是通過(guò)研發(fā)或購(gòu)買檔案管理一體化信息系統(tǒng)，更大發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的云端同步和共享，業(yè)務(wù)受理、身份認(rèn)證、上下聯(lián)動(dòng)、內(nèi)外聯(lián)網(wǎng)，告別調(diào)閱者“來(lái)回跑”的歷史，證明材料異地及網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程打印，形成“足不出戶”的省錢省事辦事模式。二是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過(guò)對(duì)這些文件進(jìn)行讀取、寫入、修改、查詢等操作，對(duì)材料進(jìn)行管理，提升工作效率，把工作人員從瑣碎的低效率工作中解脫出來(lái)。三是節(jié)約空間，一塊小巧的硬盤數(shù)據(jù)便可替代傳統(tǒng)方式下一個(gè)房間的檔案材料，通過(guò)云存儲(chǔ)的方式，解決了防火防潮、紙質(zhì)材料發(fā)黃變脆的問(wèn)題。

3 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化水平配置配備

高校檔案館不能僅是單純的保管場(chǎng)所，更是對(duì)社會(huì)相關(guān)部門、畢業(yè)生、在校師生提供重要信息的服務(wù)部門。針對(duì)檔案管理的配套設(shè)施建設(shè)不足的問(wèn)題，應(yīng)積極爭(zhēng)取高校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，一是劃撥資金，投入設(shè)施設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理“三室”分離，引入并應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、電腦等硬件設(shè)施，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，建立起多種檢索工具、提高檔案信息的查找利用。二是進(jìn)一步加大對(duì)原始檔案的開發(fā)利用，利用網(wǎng)站管理、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)行詳細(xì)分類，使信息能方便快捷的一次到位，同時(shí)發(fā)揮傳統(tǒng)檔案保管的優(yōu)越性，為有效開發(fā)檔案信息提供較為完整、詳實(shí)、安全的資料。

社會(huì)發(fā)展日新月異，高校在不斷追求科研、教學(xué)成果的同時(shí)，也應(yīng)重視檔案管理工作的開展，不斷優(yōu)化檔案管理機(jī)制，提升檔案管理工作人員的效率和服務(wù)水平，加大對(duì)檔案設(shè)備的資金投入，讓檔案管理工作更好的服務(wù)師生，服務(wù)社會(huì)。