高校增量檔案數字化及成績利用

王鋼領

（上海大學，上海 200444）

隨著時代的變化，人們的生活節奏越來越快，對于信息化的要求也越來越高，檔案信息化是不可阻擋的趨勢，也是社會發展的需要。高校保存的檔案中，通常包含黨群、行政、教學、基本建設、科學研究、出版、儀器設備、外事、財會等類別，分類比較細致的還包含人物、聲像、實物等類別，每個類別下面又分為數個細分的類別，高校往往人員眾多，學生數萬人，教職工數千人，利用接待量大，實施的業務種類也比較豐富。高校每年都有大量的新增檔案，我們稱之為增量檔案，增量檔案中利用率較高的類別，可以優先進行數字化的工作，如近年學生成績的利用、學校相關領導、機構所生成的文件查閱，如果不能及時掃描錄入檔案電子管理系統，將會對利用工作造成巨大阻礙，耗費大量人力、物力。為了能夠便捷有效的利用檔案，筆者在上海大學的工作實踐中，大力推進增量檔案數字化的工作。

1 掃描場地的準備

一般根據增量檔案掃描量，來確定所需場地及設備器材，這取決于所開展此項工作的高校學生、教職工數量、收集檔案的數量、需要掃描的檔案類別等。場地的準備報考掃描儀工作場地、案卷暫存場地、裝訂場地。

由于案卷收集與掃描不可能同步進行，也許某天收集的比較多、掃描人手比較緊張，所以需要布置案卷暫存場地，案卷暫存場地又可分為待掃描區域和已掃描區域，每個區域還需根據檔案的類別分類存放，做好檢查和登記，以免混亂。

掃描儀工作場地需保證掃描儀的正常工作，需要放置掃描儀、掃描操作流程、連接電腦、掃描登記簿。掃描登記簿包括詳細登記簿和統計表，其中詳細登記簿記錄每卷案卷的掃描日期、掃描人員姓名、案卷檔號、總頁數、封頁頁數、文頁頁數、特殊情況備注，統計表則統計每天掃描的總頁數、總文件數，便于進行數據的核對、糾錯。

案卷掃描完成后，需放入已掃描區域，當已掃描案卷累積到一定數量后，則進行已掃描案卷的裝訂工作。由于裝訂工作是間歇性的工作，可作為檔案教師的一項常規工作內容。

2 掃描設備器材采購

所需設備包括掃描儀、電腦、操作面板等。掃描儀可根據自身情況選擇不同工作方式的儀器，一般常見的是最大掃描A3幅面的平板掃描儀，盡量采購新型的機器，應用最新的技術更新，能夠節約人力、提高效率。傳統平板掃描儀掃描速度慢，平板玻璃亦需要經常清理，耗費人力很大，若采用自動進紙掃描儀進行掃描，會大大的提示掃描效率，現在更新的機器型號，會有大量的附加功能，比如自動分割，可以一次性掃描較多頁，然后根據設定規則，分割成若干個所需特定頁數的文件。有的機器具有設別重頁的功能，能夠保證每次僅有一張紙進入掃描儀滾輪，若有多張紙滾入，則會報錯，提醒操作者重新放置紙張。有的掃描儀還具有去除裝訂孔、陰影部分填充、文字突出顯示等功能。尤其是在一些人手比較緊缺、掃描時間比較緊張的單位，能派上大用場。這些都是非常實用的功能。

3 掃描人員安排

由于檔案掃描是一項重復、嚴謹、枯燥的工作，如果條件允許，最好安排專職人員進行操作，鑒于高校的情況，在職教師一般是具有正式編制，人員不能隨意增加，辦公經費一般比較緊張，由于增量檔案相對來講量較少，外包掃描公司則費用高，要求一次性提供的檔案量較大。由于高校往往鼓勵學校機構招聘學生助理作為人力不足的補充，這樣能為勤工助學的經濟困難學生提供一定的工作崗位和經濟扶持，是一個操作性較強的方案。

學生助理招聘管理一般由檔案管理教師負責，檔案管理教師是專職、長期從事檔案工作的人員，對高校檔案業務非常精通，能夠承擔學生助理招聘、管理、培訓等工作，能夠解決學生助理操作過程中遇到的各種問題。

流動性大，招聘、培訓，增加學生工資，人數也是時多時少，增加掃描機器臺數，在學生多的時候，能夠充分利用人力資源。學生助理進行檔案掃描的話，還需要發揮學生之間傳幫帶的作用，讓接觸比較早的技術比較熟練的同學前期先帶一下剛來的同學，這樣教師節省下來的時間，可以做其他工作。

4 掃描數據的處理

掃描過程中應盡量發揮掃描機器的自動化來提高工作效率，節省人力成本，減少出錯率。以高校增量檔案掃描的學生成績相關的檔案為例進行介紹。由于各個學院和不同學歷學生的成績檔案制作的 格式有很大差別，有單面的，也有雙面的，有A4紙大小的，也有A3紙大小的，一般同一學院相同學歷的學生成績制作的格式是相同的，這就需要我們根據不同的格式來調整掃描的策略。增量檔案一般是由較新的紙張印制而成，用高速掃描儀自動進紙掃描效率比較高，而且高速掃描儀還可以進行各種統一的設置。如果每個學生的成績檔案都是固定相同的頁數，則可以將掃描儀設置為固定的頁數分割為一個PDF文件保存。掃描儀還可以設置單面掃描和雙面掃描，跳過空白頁，防止掃描到不需要的頁面。高速掃描儀進紙的過程中，操作人員需要集中注意力關注機器是否正常運行，確保紙張按照順序一頁一頁的進紙，如果出現差錯，需要及時將紙張移開，以免錯誤持續下去，及時進行修正。

數據檢查、處理，糾錯，一般每個月進行一次數據掛接，將數據與檔案管理系統中的條目相連接，也可以根據具體情況安排掛接的周期。數據掛接之前，需要進行數據的檢查和校對，確保數據格式、命名等準確無誤，通過軟件來糾錯效率比較高。常見的錯誤多是文件命名方面的問題，最重要文件名中的檔號不要出錯，檔號是每卷檔案的標識，命名要按照掛接的規則進行。

高校檔案館陸續接收新增檔案，需要及時掃描，尤其利用率高的成績單。掃描后，如果有學生需要英文版的成績單，則需要將已掃描的中文版的成績單打印完成后，由高校檔案館老師將中文成績輸入成績證明制作系統中，通過成績證明制作系統預先保存的翻譯庫中調出相對應的英文課程名稱，由工作人員進行核對，則可以自動翻譯成英文的，以后學生再次利用，如果沒有新增的成績，就不需要重復輸入，如果有新增的成績，則需要將新增的成績添加即可，以前輸入的成績則不需要重復輸入。如果成績證明制作系統預先保存的翻譯庫中沒有某科課程，則需要工作人員首先將此門課程錄入至翻譯庫中，然后再進行利用。