高校增量檔案數(shù)字化及成績利用

王鋼領

（上海大學，上海 200444）

隨著時代的變化，人們的生活節(jié)奏越來越快，對于信息化的要求也越來越高，檔案信息化是不可阻擋的趨勢，也是社會發(fā)展的需要。高校保存的檔案中，通常包含黨群、行政、教學、基本建設、科學研究、出版、儀器設備、外事、財會等類別，分類比較細致的還包含人物、聲像、實物等類別，每個類別下面又分為數(shù)個細分的類別，高校往往人員眾多，學生數(shù)萬人，教職工數(shù)千人，利用接待量大，實施的業(yè)務種類也比較豐富。高校每年都有大量的新增檔案，我們稱之為增量檔案，增量檔案中利用率較高的類別，可以優(yōu)先進行數(shù)字化的工作，如近年學生成績的利用、學校相關領導、機構所生成的文件查閱，如果不能及時掃描錄入檔案電子管理系統(tǒng)，將會對利用工作造成巨大阻礙，耗費大量人力、物力。為了能夠便捷有效的利用檔案，筆者在上海大學的工作實踐中，大力推進增量檔案數(shù)字化的工作。

1 掃描場地的準備

一般根據(jù)增量檔案掃描量，來確定所需場地及設備器材，這取決于所開展此項工作的高校學生、教職工數(shù)量、收集檔案的數(shù)量、需要掃描的檔案類別等。場地的準備報考掃描儀工作場地、案卷暫存場地、裝訂場地。

由于案卷收集與掃描不可能同步進行，也許某天收集的比較多、掃描人手比較緊張，所以需要布置案卷暫存場地，案卷暫存場地又可分為待掃描區(qū)域和已掃描區(qū)域，每個區(qū)域還需根據(jù)檔案的類別分類存放，做好檢查和登記，以免混亂。

掃描儀工作場地需保證掃描儀的正常工作，需要放置掃描儀、掃描操作流程、連接電腦、掃描登記簿。掃描登記簿包括詳細登記簿和統(tǒng)計表，其中詳細登記簿記錄每卷案卷的掃描日期、掃描人員姓名、案卷檔號、總頁數(shù)、封頁頁數(shù)、文頁頁數(shù)、特殊情況備注，統(tǒng)計表則統(tǒng)計每天掃描的總頁數(shù)、總文件數(shù)，便于進行數(shù)據(jù)的核對、糾錯。

案卷掃描完成后，需放入已掃描區(qū)域，當已掃描案卷累積到一定數(shù)量后，則進行已掃描案卷的裝訂工作。由于裝訂工作是間歇性的工作，可作為檔案教師的一項常規(guī)工作內容。

2 掃描設備器材采購

所需設備包括掃描儀、電腦、操作面板等。掃描儀可根據(jù)自身情況選擇不同工作方式的儀器，一般常見的是最大掃描A3幅面的平板掃描儀，盡量采購新型的機器，應用最新的技術更新，能夠節(jié)約人力、提高效率。傳統(tǒng)平板掃描儀掃描速度慢，平板玻璃亦需要經(jīng)常清理，耗費人力很大，若采用自動進紙掃描儀進行掃描，會大大的提示掃描效率，現(xiàn)在更新的機器型號，會有大量的附加功能，比如自動分割，可以一次性掃描較多頁，然后根據(jù)設定規(guī)則，分割成若干個所需特定頁數(shù)的文件。有的機器具有設別重頁的功能，能夠保證每次僅有一張紙進入掃描儀滾輪，若有多張紙滾入，則會報錯，提醒操作者重新放置紙張。有的掃描儀還具有去除裝訂孔、陰影部分填充、文字突出顯示等功能。尤其是在一些人手比較緊缺、掃描時間比較緊張的單位，能派上大用場。這些都是非常實用的功能。

3 掃描人員安排

由于檔案掃描是一項重復、嚴謹、枯燥的工作，如果條件允許，最好安排專職人員進行操作，鑒于高校的情況，在職教師一般是具有正式編制，人員不能隨意增加，辦公經(jīng)費一般比較緊張，由于增量檔案相對來講量較少，外包掃描公司則費用高，要求一次性提供的檔案量較大。由于高校往往鼓勵學校機構招聘學生助理作為人力不足的補充，這樣能為勤工助學的經(jīng)濟困難學生提供一定的工作崗位和經(jīng)濟扶持，是一個操作性較強的方案。

學生助理招聘管理一般由檔案管理教師負責，檔案管理教師是專職、長期從事檔案工作的人員，對高校檔案業(yè)務非常精通，能夠承擔學生助理招聘、管理、培訓等工作，能夠解決學生助理操作過程中遇到的各種問題。

流動性大，招聘、培訓，增加學生工資，人數(shù)也是時多時少，增加掃描機器臺數(shù)，在學生多的時候，能夠充分利用人力資源。學生助理進行檔案掃描的話，還需要發(fā)揮學生之間傳幫帶的作用，讓接觸比較早的技術比較熟練的同學前期先帶一下剛來的同學，這樣教師節(jié)省下來的時間，可以做其他工作。

4 掃描數(shù)據(jù)的處理

掃描過程中應盡量發(fā)揮掃描機器的自動化來提高工作效率，節(jié)省人力成本，減少出錯率。以高校增量檔案掃描的學生成績相關的檔案為例進行介紹。由于各個學院和不同學歷學生的成績檔案制作的 格式有很大差別，有單面的，也有雙面的，有A4紙大小的，也有A3紙大小的，一般同一學院相同學歷的學生成績制作的格式是相同的，這就需要我們根據(jù)不同的格式來調整掃描的策略。增量檔案一般是由較新的紙張印制而成，用高速掃描儀自動進紙掃描效率比較高，而且高速掃描儀還可以進行各種統(tǒng)一的設置。如果每個學生的成績檔案都是固定相同的頁數(shù)，則可以將掃描儀設置為固定的頁數(shù)分割為一個PDF文件保存。掃描儀還可以設置單面掃描和雙面掃描，跳過空白頁，防止掃描到不需要的頁面。高速掃描儀進紙的過程中，操作人員需要集中注意力關注機器是否正常運行，確保紙張按照順序一頁一頁的進紙，如果出現(xiàn)差錯，需要及時將紙張移開，以免錯誤持續(xù)下去，及時進行修正。

數(shù)據(jù)檢查、處理，糾錯，一般每個月進行一次數(shù)據(jù)掛接，將數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)中的條目相連接，也可以根據(jù)具體情況安排掛接的周期。數(shù)據(jù)掛接之前，需要進行數(shù)據(jù)的檢查和校對，確保數(shù)據(jù)格式、命名等準確無誤，通過軟件來糾錯效率比較高。常見的錯誤多是文件命名方面的問題，最重要文件名中的檔號不要出錯，檔號是每卷檔案的標識，命名要按照掛接的規(guī)則進行。

高校檔案館陸續(xù)接收新增檔案，需要及時掃描，尤其利用率高的成績單。掃描后，如果有學生需要英文版的成績單，則需要將已掃描的中文版的成績單打印完成后，由高校檔案館老師將中文成績輸入成績證明制作系統(tǒng)中，通過成績證明制作系統(tǒng)預先保存的翻譯庫中調出相對應的英文課程名稱，由工作人員進行核對，則可以自動翻譯成英文的，以后學生再次利用，如果沒有新增的成績，就不需要重復輸入，如果有新增的成績，則需要將新增的成績添加即可，以前輸入的成績則不需要重復輸入。如果成績證明制作系統(tǒng)預先保存的翻譯庫中沒有某科課程，則需要工作人員首先將此門課程錄入至翻譯庫中，然后再進行利用。