論大數據時代人事檔案管理模式變化

廖青松

（安溪縣人才和就業服務中心，福建 泉州 362400）

在信息化時代背景下，檔案管理部門一定要主動迎合時代發展的要求，重視發揮好相應信息資料的記錄、存儲以及應用的責任，更好地將大數據技術優勢應用在人事檔案管理工作中，實現檔案管理工作的創新發展。結合自身對于高校畢業生檔案管理的實踐經驗，探討如何在大數據時代全方位提升高校畢業生的檔案管理質量。

1 人事檔案管理發展現狀

在事業單位的組織建設發展過程中，人事檔案管理是不可或缺的重要組成部分，其詳細總結了相應的人員在開展社會活動等方面的具體情況，特別是涉及相應的個人學習、工作、獎懲等方面的內容，并結合實際需求來進行相應的保管以及整理等工作，從而保障和體現足夠的法律效率及公證力。在當前經濟社會的快速發展過程中，傳統的人事檔案管理模式存在著一定的不足之處，已不能較好地滿足時代發展的要求，落后的運轉程序不符合社會主義現代化建設的根本要求，這樣會造成相應的人才和就業服務中心的社會公信力，自我進步空間受到一定的限制。基于上述原因，結合人才和就業服務中心的檔案管理現狀以及存在的問題，提出了針對高校畢業生檔案管理的創新工作內容及策略，希望對于全方位提升檔案管理工作效率有所幫助。

2 當前人事檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理方式落后、制度不健全

在傳統的人事檔案管理過程中，受客觀歷史條件的影響，傳統的檔案管理模式大都是以人工方式為主，造成整體的檔案管理效率偏低。在新時代的背景下，傳統的較為落后的檔案工作模式則難以滿足時代發展的要求，造成人事檔案管理工作的可靠性存在問題。另外，再加上當前的人員流動率比較高，難以保障工作交接的有效性，特別是在進行檔案記錄、轉出等方面難以有效予以必要的回應。另外，在進行檔案流動環節，部分單位并沒有嚴格根據相關檔案法律法規要求開展檔案投遞以及轉移，這樣容易出現檔案遺失的問題，造成當事人的利益受到損害，難以有效滿足現代化檔案管理的工作要求。

2.2 人事檔案管理意識薄弱

部分人事檔案管理單位的管理意識較為薄弱，特別是不太重視信息化管理工作，僅僅將檔案管理信息化建設停留在表面，難以發揮信息技術的優勢。這樣的情況下，單位不重視人事檔案管理組織架構建設工作，相關的管理部門職責不清，難以有效進行統籌以及保管相應的人事檔案，甚至存在著并沒有統一化處理相關的人事檔案的情況。總體來看，開展人事檔案管理的工作中，相應的檔案管理的科學性、統一性問題有待進一步提升。

存在這樣的問題，主要是由于以下兩方面的內容。一是人事管理部門的管理意識薄弱，這樣主要是由于專業管理能力欠缺；二是管理者管理意識較為落后，不能滿足于新時代的發展要求，難以全方位有效開展人事檔案管理的電子信息化工作。

2.3 資料收集難度大

在開展人事檔案管理的實際過程中，一項重要工作是如何有效進行檔案資料收集整理，具體實踐中經常性出現資料不齊全的問題，特別是相應的檔案材料的損壞、遺失問題則會造成整理工作存在著不便。以高校畢業生的相關材料為例進行說明，如果出現資料交接中的問題，這樣就會造成不齊全的問題。在此環節中，進行具體的收集檔案資料中，檔案記錄內容時間較長，相應的紙質檔案中的簽字、蓋章等內容如果存在著缺失或不清晰的情況，這樣則會造成難以有效進行無法考證的情況，特別是相關的信息內容難以補全，往往會造成難以有效進行準確的資料收集。同時，從道德因素的角度考慮，大部分人員則是充分借助于虛假資料，往往會造成不準確的檔案信息內容。所以，傳統模式下的紙質人事檔案資料收集整理工作具有較大的難度，不符合信息化時代發展的要求。

3 完善人事檔案的數字化技術管理模式

3.1 從信息科技出發來改善管理方式

在信息化時代背景下，檔案管理單位則是充分借助于互聯網技術的優勢，通過云計算、大數據技術等先進的信息技術，全方位提升檔案管理方式的創新發展。在信息化發展的初期，相關檔案管理單位則逐步實現將紙質版檔案利用信息化手段開展相應的編碼、錄入等操作，不僅能大大提升檔案的操作、利用效率，還能有效節省大量的資源，全方位實現管理效率的提升，從而基于檔案管理新的生命活力，也能更好地保障檔案人員的隱私與保密權，更好地服務于個人檔案管理工作。在此過程中，電子檔案體現出較強的自主靈活性，這樣有利于全方位開展管控，保障檔案管理工作的高效化開展。

3.2 加強人事檔案信息管理系統的功能完善

結合信息化大數據技術的優勢，不僅能有效保障電子檔案的完整性要求，還能全面提升檔案存檔的安全性。在信息化時代背景下，應從實際需求出發，積極有效地開展相應檔案數據的云存儲等技術開發。從檔案數據進行云存儲的特點來看，應逐步豐富平臺功能以保障檔案信息管理系統功能更加完善，全方位保障檔案管理質量得以提升。借助于快速發展的云存儲、大數據技術的優勢，能全方位提升檔案管理的信息化水平，具有更強的數據處理能力，從而滿足于現代化的人事檔案管理要求。

3.3 優化檔案管理人群，提升管理人員素質

在開展事業單位的檔案管理工作中，應充分重視高素質人才隊伍的建設，并有效保障優化檔案管理人員隊伍建設，才能更好全面推動檔案管理工作的健康發展，更好地符合時代的發展要求。在高校畢業生檔案管理工作中，同樣也是這個道理，應充分重視人才和就業服務中心的工作特點，重視檔案管理人員綜合素質能力的提升，加強他們的思想道德素養能力，全面促進檔案管理人員綜合素質能力的提升，保障檔案管理隊伍的職業水平、專業能力、職業道德得到全面加強，并具備正確的思想態度。從工作實踐中來看，檔案管理工作的特殊性、原始性以及保密性等方面的要求，應避免管理人員出現隨意更改的情況，并落實好自身的崗位責任。

3.4 多途徑收集整理資料

在傳統的紙質人事檔案管理工作中，大都僅能反映出個人的基礎性信息，難以進行相關檔案資料信息的對比以及綜合性分析。在大數據的信息化時代背景下，能更好地全方位展示出人事檔案信息內容，在加強基本信息的基礎上，還能有效培養個人的品德素養、專業技能以及其他相關的特質。

所以，在進行人事檔案資料收集管理中，應在有條件的情況下，充分利用好信息技術的優勢，從整體上進行綜合性資料的收集，涉及檔案中的個人優缺點、職業能力、品德特性以及工作學習表現、違紀情況等，并能結合工作實際需求，開展合理化的有效條理化編排，從而更加有利于實現相應的檔案管理工作，能更好地發揮出檔案資料的準確性特點，有利于廣大高校畢業生的就業活動。同時，還能有效全面提升檔案管理人員的綜合素質，有利于培養高素質的檔案管理人才隊伍。

3.5 加快數字化、信息化人事檔案管理工作

在信息化時代背景下，全方位推動數字化人事檔案管理的過程中，一定要全方位推動人事檔案的信息化建設發展。在信息化時代背景下，充分重視紙質檔案的規范化、標準化管理，避免造成相應的數字化進程質量大打折扣，難以實現預期的數字化建設要求。全面加強人事檔案數字信息化進程的過程中，應從檔案管理的實際需求出發，構建規范化、科學化以及協調的管理模式，從而保障資源的整合發展，進而有效控制存在著不必要的勞動力，更好地體現出以人為本的理念，這也是數字化人事檔案管理工作的基本初衷。在傳統的紙質化人事檔案的被動提供服務模式中，我們應迎合時代發展的要求，積極提供更加優質的主動服務，通過全面促進人事檔案的信息化建設，借助于云存儲、大數據技術的優勢，更加有助于我國經濟社會的全面快速發展。

4 結束語

綜上所述，結合大數據時代發展的特點來看，為了全面提升人事檔案管理水平，應加強人事檔案的信息化建設工作，這樣有利于實現檔案資料收集范圍的拓展，有助于全面提升檔案管理人員的綜合素質能力，方可更好地適應于新時代背景下的人事檔案管理工作的需求，全面推動事業單位的綜合發展，更好地為我國經濟社會的快速發展做好相關的服務工作。