提高辦公室檔案管理科學化水平的路徑研究

穆 敏

（廣州市園林建筑工程公司，廣東 廣州 510170）

新的發展階段意味著企業等相關機構要充分迎接新挑戰，改革新思路，通過全新意識形態的滲透，不斷規范自身的發展行為，檔案管理工作也不例外。在對辦公室檔案管理內容進行深化的過程中，要充分結合現代行政管理建設的體系，著眼于組織結構合理化的措施探討。而針對以上特點，本文重點探究辦公室檔案管理科學化水平的相關路徑，以期通過細致內容的分析，助力企業逐漸朝向可持續化的方向發展。

1 辦公室檔案管理科學發展的注意事項

無論是企業還是黨政機關等相關主體，在對檔案管理工作進行開展的過程中，都要從科學實效的角度入手，對各類注意事項進行重視。一般來講，其內容主要闡述如下：首先，要充分把握檔案管理細則規范性的落實，既要對先進的思想理念進行滲透，也要結合工作實際，重點對檔案管理的通用性、特殊性原則進行落實。其次，注重資源共享，強化資源管理建設。通過檔案管理中心的構建，重點對搜索關鍵詞等欄目進行構建，從而快速的檢索各類檔案資料。最后，強化檔案管理基礎設施的建設，從現代化數字化信息化的角度入手，重點拓展現代資源平臺。通過多部門聯動，對層層分級制的現代信息基礎管理平臺進行構建。在這個過程中，重點把握現代系統軟件的開發，根據自身發展實際，與科技公司進行合作開發新平臺，從而通過功能的綜合設置，重點提升辦公室檔案管理的科學化水平。

2 強化辦公室檔案管理科學化水平的重要意義

進入到新的發展階段，注重辦公室檔案管理科學化水準的把握具有至關重要的影響。首先，注重辦公室檔案管理工作開展的科學化，既是新時代電子檔案管理模式應用的重要需求，也是實現檔案管理信息化發展目標的重要途徑。其次，從目前管理現狀的角度來分析，很多企業應用紙質檔案與電子檔案相結合的管理模式，大大提升了管理質量和管理效率，為其他生產經營活動的開展奠定了深厚的基礎。最后，檔案信息管理科學化的推進，也是構建現代社會制度的重要途徑和重要需求可，既可以滿足相關機構檔案管理的需求，也可以通過使用困難的解決，進一步的優化工作現狀。因此，總體來看，利用現代信息技術強化檔案管理科學化水平是十分有必要的。

3 提升檔案管理科學化水平的策略

社會經濟飛速發展，檔案信息也越來越豐富。在對生產經營管理活動進行開展的過程中，相關社會主體不僅要對各項工作細節內容進行統籌部署和安排，也要注重檔案信息的多元化發展。通過存儲介質的創新，進一步的對各項檔案管理工作中的問題進行深入了解，這樣才能夠通過現代檔案管理細節的優化，有效明確檔案信息儲存科學管理的重要內涵。一般來講，在對策略部分進行分析的過程中，我們主要將內容分為以下幾個不同的維度：

3.1 利用現代信息技術優化檔案管理模式

進入到現代社會制度之下，在對檔案管理工作進行開展的過程中，要結合辦公室檔案管理的重要需求，對現代信息技術和信息系統進行應用和拓展，這也是推動檔案管理逐漸朝向可持續發展方向的重要路徑。和渠道。在對具體工作進行開展的過程中，一般要做到以下幾點：首先，強化檔案管理基礎設施的建設，既要從硬件設備完善的角度出發，對各類電子設備進行采購，也要從軟件開發等信息平臺構建的角度出發，重點將電子檔案與紙質檔案進行結合，這對于檔案管理信息化發展目標的有效實踐，具有十分重要的積極影響。其次，利用目前現有的技術手段，創新檔案管理過程中的傳輸存儲媒介。通過技術優勢的展現，進一步的對有序的檔案信息化管理系統進行應用。最后成立電子檔案閱覽室，對專門的工作進行分案別類的開展。與此同時，也要注重。檔案信息化推進中各項問題的解決，比如，在對電子檔案管理模式進行拓展的過程中，要安裝防火墻等相關軟件，以保護信息的安全性。與此同時，要進行檔案備份，以防止檔案泄露或檔案丟失等相關問題的出現。

3.2 注重辦公室傳統檔案管理理念的改革與個性

從意識形態深化的角度入手，在對辦公室的管理科學工作進行推進的過程中，要將理念更新作為工作開展的重要任務，結合現代檔案管理需求，在對各項工作進行開展的過程中，要積極注重檔案管理方案設置的合理性。構建專門的部門，安排專業的人員對檔案管理工作進行有序推進，既要考慮檔案信息管理的客觀規律，也要通過現代信息設備的應用，避免由于人為操作失誤而出現檔案管理不科學、不完善等相關的問題。通過檔案室資金投入的完善，進一步的解決實際操作管理中的各項問題。

3.3 強化文件檔案整理的高效發展

當然，除了上述措施之外，在對檔案管理內容進行把握的過程中，從一體化工作理念融入的角度入手，對辦公室檔案管理科學化的發展目標進行實現是非常重要的。一方面，在對辦公室檔案資源進行整合的過程中，要通過高效辦公軟件的應用，進一步的對各類檔案的查詢應用等相關功能進行凸顯。另一方面，在對各類檔案信息進行登記的過程中，要對各類分類標準進行明確。比如，根據標題、時間、負責人等相關內容的不同，對各類檔案文件進行分門別類的擺放。在對具體資料進行裝訂的過程中，要嚴格按照文件使用期限統一進行備注，錄入至計算機系統之中，這樣可以通過電子檔案與紙質檔案的結合，對各類文件、信息、檔案信息的實際情況進行精準化的掌握。

3.4 構建完善制度，提升檔案管理人員綜合素質

最后，在對各項檔案管理內容進行審核的過程中，積極構建完善的規章制度，指導各項檔案管理活動也是十分重要的，要積極對檔案管理責任制度進行落實與開展，根據具體要求，對各項管理活動進行組織。重點落實獎勵激勵制度，這樣既可以激發管理人員的工作熱情，也可以規范他們的工作行為。與此同時，通過再培訓、再教育，重點對檔案管理人員自身的綜合素質進行提升。通過教育培訓體制的落實，不斷強化檔案管理人員學習的積極性和主動性，使他們不僅要掌握專業的檔案管理知識，也可以通過計算機掃描等相關新型技術的學習，更加快速的適應新情況和新需要，從而更加精準地提升檔案管理工作的實效性。

4 結束語

綜合以上內容分析，在對辦公室檔案管理工作進行推進的過程中，積極了解目前的檔案管理現狀是十分重要的。在對檔案管理科學化目標進行把握的過程中，相關適合主體還要從不同維度和不同角度入手，重點創新管理模式，從而在構建高校檔案管理制度的同時，進一步的創新管理模式，提升檔案管理水準。