淺談資料整理在檔案管理中的意義

張雪麗

（青島農業大學，山東 青島 266109）

隨著信息技術的不斷發展，資料整理和保管工作逐漸發生了變化，數據化的資料整理以及保存管理模式讓檔案管理工作發生了新的變化。這也從側面證明資料整理在檔案管理中具有重要意義，要想提高檔案管理的有效性，檔案管理工作者就必須有效進行資料管理。

1 資料整理在檔案管理中的意義

1）資料整理理念及檔案管理發展分析。資料二字它包括許多內容，如市場前景、氣候環境、投資總額等。過去資料大部分是以紙質版存在于檔案管理中，但在數字信息發展的今天，資料逐漸發生變化，由過去的紙質版轉向了數據化、表格化，以電子文檔的方式存在于檔案管理中。在理解資料二字的基礎上可將其理解為根據檔案管理需要對各種資料，包括文字資料、數據資料、圖像資料等進行有效的整理。要求在整理過程中利用科學的方法，對已存在的、所獲得的資料進行系統的分析、檢驗、分類、匯總等，使資料能夠系統、條理的存在于檔案管理中。檔案管理從字義上分析可將其理解為對檔案的管理工作，是指檔案管理部門通過對檔案實體、信息進行有效的管理從而儲存檔案，將檔案應用于各種業務要求工作的工作。在現代信息技術發展下，由于資料整理發生了新的變化，檔案管理也預知變化，檔案管理不再是簡單的保存過程而逐漸形成檔案信息開發過程。它具有法律效益、正式性。

2）資料整理在檔案管理中的獨特作用。首先資料整理是檔案管理的前提，它是檔案管理的重要組成部分。要相對檔案信息進行有效的管理，工作者就必須先匯集、總結、篩選、整理現有的資料，只有讓資料歸位，檔案管理工作才能夠開啟下一行為。其次資料整理能夠為檔案管理指明方向，資料整理的分類與對照，能夠讓檔案管理工作有跡可，在開展檔案管理工作時也會變得異常順利。其三檔案管理能夠有效推進完整的資料整理，也就是說檔案管理能夠反作用于資料整理。為追求檔案管理的完整性、完備性，提高檔案管理的有效性，檔案管理工作人員就必須反復檢驗資料整理工作，在反作用下資料整理工作的開展會越來越豐富，而檔案管理工作的有效性也會大大提升。

2 資料整理在檔案管理工作中存在的問題

基于上述所說，資料整理與檔案管理工作密不可分。資料整理是檔案管理的前提，而檔案管理也是資料整理的保障。但在信息技術高速發展的今天檔案管理中的資料整理工作仍然存在一些問題，阻礙資料整理發揮自身積極性作用于檔案管理工作。

1）資料整理工作水平較低下。目前我國大部分地區的資料整理工作水平都處于初級層次，在開展檔案管理工作時并沒有建立真實且完整的檔案資料，導致檔案管理工作在開展時舉步維艱。首先許多檔案管理工作者不能夠有效的對檔案資料進行分類、匯總，無法篩選出合適的值得保存的資料，經常采用全不行儲存的方式，導致資料管理工作繁多，難以順利進行。其次大部分檔案管理工作人員在進行資料整理工作時無法有效順應信息化發展贊，無論在制度建設上還是在資料整理上、資料篩選或資料保存上都缺少科學的規劃，沒有充分利用信息技術做微輔助資料整理的工具，導致資料整理工作水平在一定程度上影響檔案管理工作的開展。

2）資料整理重視度認識不夠。很多檔案管理工作者在開展檔案管理工作時對資料整理的認識度不夠深入，仍然基于傳統檔案管理工作的原有思路進行檔案管理活動，從而導致資料整理與檔案管理工作相脫節。同時在錄入和選擇大部分資料時沒有建立相關數據資料，導致資料整理在被忽略下逐漸處于邊緣化狀態。

3）資料整理、檔案管理專業性差。目前一些項目的檔案管理工作人員一人多職，既要進行資料整理工作，又要進行檔案管理工作，且甚至一些檔案管理工作人員只是“兼職”人員，他們缺乏一定的專業能力，無法有效開展資料整理和檔案管理工作，從而導致資料整理水平較差、檔案管理工作無法滿足實際需求。

3 淺談如何開展有效的資料管理工作更好推進檔案管理

為有效解決上述問題，在正確的資料管理工作推進中開展有效的檔案管理工作，提出幾點建議：

1）提升認識，做好資料整理規劃。資料管理工作的重要性不言而喻。在開展檔案管理工作中的資料整理時必須提高對應人員的認識，既要認識到資料整理的重要性，又要做好資料整理規劃工作。這就要去各項目地區要對區域內的檔案管理工作人員進行及時的培訓和檢驗，確保檔案管理人員素質能夠滿足資料整理需求，及時更新資料整理內容，這樣才能夠從認識層次為檔案管理做好保障。

2）收集、篩選、整理各種資料。為確保資料的原始性和完整性，在進行資料篩選和記錄時工作人員必須秉持一定的標準和態度。且在進行收集、篩選、整理各種資料時檔案管理人員必須進行每一步工作都開展“署名”，當出現問題時也要及時“責任到人”。

3）推動檔案專業隊伍建設，提升專業性。專業隊伍建設包括兩個方面，一是資料整理、檔案管理人員的專職性，二是資料整理、檔案管理人員的能力專業性。尤其是面對信息技術發展的新時期，資料整理工作對人員的要求日益提升。首先在開展資料整理時，必須推行檔案管理扁平化，要確保檔案管理工作人員以及項目管理工作人員能夠“雙結合”，確保二者對資料的整理與把握及時到位。其次地區項目必須嚴格按照《檔案法》開展工作，要確保工作能夠符合法律法規規定，且工作流程具有規范化。

4）各司其職，統籌分工，整改問題。資料整理、組卷工作并非想象中的簡單，實際非常復雜。要想進一步確保組卷資料完備，各地區項目在進行資料編制時就必須合理統籌分工內容，要確保整理人員、篩選人員工作對接恰當，同時必須專人負責工作，不能隨意將資料整理工作派給其他工作人員，這樣才能夠從根本上確保資料者能力、檔案管理工作人員各司其職。

5）利用信息技術進行資料數據匯總。大數據時代的到來要求檔案管理人員在進行資料整理工作時建立現代數據信息檔案，因此咋進行資料整理工作時檔案管理人員必須充分利用信息技術開展相應工作。既要利用信息技術將紙質資料轉換為電子資料，進行紙質資料、電子資料雙重記錄。又要利用計算機技術提高資料數據分析、統計的準確性，建立具有保護措施、層次化、系統化的資料管理系統平臺，將有關的資料錄入系統，通過系統平臺進行高效運轉和存檔，以便查閱使用。

4 結束語

總而言之，在信息化的今天，我們必須充分認識資料整理的新發展方向。更要深入了解資料整理在檔案管理中的獨特意義，只有這樣才能夠在檔案管理的實踐活動中更好地利用資料整理提高檔案管理的有效性，讓資料整理與檔案管理相輔相成，在進一步提高資料整理工作水平中提高檔案管理水平。