智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應用

李 琳

（淄博第十八中學，山東 淄博 255000）

信息技術的快速發(fā)展給我們的生活、學習和工作帶來巨大的影響，我們在享受便利性的同時也要對自己所在的行業(yè)思考，探索利用信息技術為行業(yè)提供便利性的方法。信息技術的發(fā)展也給我們的生活帶來了智能化，智能化相比信息化而言，工作的處理更加順暢和便捷，耗費的時間和精力也更少。檔案管理為人口流動、就業(yè)、學習奠定了基礎，但是現(xiàn)階段的檔案管理存在一定的漏洞和不足，無法給人們的生活帶來便利性[1]。高中檔案管理的內容既包括學生，也包括高中教師，影響了學生的升學和教師的工作。但是現(xiàn)階段的高中檔案管理并不符合社會的發(fā)展需要,存在較多的缺陷，使得人們對檔案使用的便利性受到影響。智能化發(fā)展的引入將給檔案管理帶來新的活力，也將帶給高中檔案管理更好的前景，更方便了學生和老師。

1 高中檔案管理存在的缺陷

1.1 檔案調取不方便

經(jīng)歷過高考的學生都會發(fā)現(xiàn)一個問題，就是在高考之后，不管學生是升學還是工作，畢業(yè)后學校都會將檔案密封交給學生自己保管，學生要將檔案完整地交給即將就讀的高校、用人單位或者當?shù)氐娜瞬攀袌觯@樣才能保證學習和工作的順利。但是我們經(jīng)常看到學生自己保存的檔案可能被遺失或者被損壞，導致學校、用人單位或者當?shù)氐娜瞬攀袌霾唤邮赵摍n案，學生要跑很多部門和單位才能將這些文件補齊，增加了學生時間的耗費。除此以外，如果學生要使用高中的部分資料，還要回學校取相應的材料，不符合檔案管理的便利性。

很多教師也不是一直在某個高中教學，可能面臨升職和調動等問題，因此該教師的檔案應當跟著教師一起到新的用人單位。但是檔案調動并不方便，無論是從原單位調出還是調入新單位，檔案的調動都是一個問題。因此現(xiàn)階段的檔案調動并不適應社會的發(fā)展需求，需要通過相關的技術來進行升級和轉化。

1.2 工作繁瑣，工作量大

很多時候，高中檔案管理并不是只對一個學校的師生進行管理，往往是通過縣級單位或者市級單位進行統(tǒng)一管理。因此從事檔案管理工作的人員經(jīng)常能夠感受到巨大的工作量和繁瑣的工作內容。一方面很多地區(qū)都存在跨市教育的情況，即部分學生就讀的學校并不是在戶籍地區(qū)，需要將檔案轉交給就讀地區(qū)的檔案管理部門。有的是由學生自己攜帶轉交，有的是就讀學校發(fā)送調檔函進行調取，但是依然需要經(jīng)過查找、郵寄等過程才能完成檔案的轉交，這是非常不方便的。此外，教師的檔案一般都不是由學校進行管理，而是由當?shù)氐慕逃块T或者人才市場進行管理，一旦涉及工作崗位的調動都要重新進行檔案的歸整。因此數(shù)量龐大的教師和學生給檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，增加了檔案管理的工作量和復雜程度。

1.3 信息化程度不足

雖然現(xiàn)在很多檔案管理部門都配備有電腦，但是一般都是用于與外界聯(lián)系和簡單的檔案管理，并沒有形成穩(wěn)定、成熟的系統(tǒng)，沒有完全的信息化。當需要從本單位的檔案管理庫調取檔案時，依然要靠人工經(jīng)過查找、核對、郵寄等方式進行調取，程序繁瑣，不利于檔案工作的開展，同時也給需要檔案的師生帶來不便。

1.4 紙質化檔案不利于檔案的保存和環(huán)境保護

現(xiàn)在很多檔案依然是紙質的，因此給檔案室的檔案保存帶來困難。一方面由于紙質檔案的保存需要較適宜的環(huán)境，對溫度和濕度都有著較高的要求，如果濕度過大容易導致檔案發(fā)生霉變。另一方面隨著檔案年代的增加，檔案容易因為頻繁的調動而受損。此外，對檔案室的衛(wèi)生和消防安全也是挑戰(zhàn)。因為紙質檔案較多，如果不注意防火安全容易引發(fā)火災，并且需要對檔案室進行消殺，防止老鼠等啃食檔案。并且紙質化的檔案需要用到數(shù)量很大紙張，不利于環(huán)境的保護。全世界每年因紙張的需要而砍伐大量的森林，造成土地荒漠化，最終導致環(huán)境的破壞。因此智能化的檔案管理可以減少紙張的使用，保護環(huán)境。

2 加強高中檔案智能化管理的措施

2.1 優(yōu)化檔案管理機制

檔案管理是一件考驗耐心和細心的工作，但往往因為檔案的管理機制存在問題導致檔案管理變得繁瑣、復雜。檔案的調取需要經(jīng)過檔案管理負責人的同意，并且要求嚴格的調檔和歸檔記錄，經(jīng)過層層的審批。很多時候由于管理人員之間的溝通出現(xiàn)問題，導致檔案調取不出來。因此我們要對檔案的管理機制進行優(yōu)化[2]，精簡檔案調取的步驟，同時加強檔案的保密性。對檔案的管理進行統(tǒng)一化和標準化，協(xié)調各部門之間的工作，確保檔案管理工作能夠有條不紊地展開。檔案在自身權限內實現(xiàn)共享可以減少調檔地手續(xù)，提高調檔地工作效率。

2.2 深入強化檔案管理的信息化和智能化

目前檔案管理存在的最大問題就是信息化水平不夠，很多檔案管理部門的檔案管理系統(tǒng)簡陋，信息化和智能化水平不高[3]。在檔案管理的信息化時代，具備一套功能完善的檔案管理系統(tǒng)是最基本的要求，但是很多檔案管理部門并不能做到這一點。除了要擁有完整的檔案管理系統(tǒng)，也要匹配相應的設備來提高檔案管理的信息化和智能化水平。功能強大的后臺服務器是方便用戶與檔案管理人員的質量保證，它能保證檔案管理系統(tǒng)正常地運行，同時提高檔案保存的安全性，減少數(shù)據(jù)丟失的風險。

2.3 建立安全高效的數(shù)字檔案庫

檔案庫是檔案管理機構保存檔案的地方，但紙質檔案既不利于保存，也不利于檔案高效的調取，因此開發(fā)數(shù)字檔案庫是有必要的。數(shù)字檔案庫可以使得檔案管理人員更方便歸整和調取檔案，也可以減少檔案維護的支出。但是也要加強科技人員的培訓，保證數(shù)字檔案庫可以正常運轉和安全防護。除了更高效的檔案管理工作，數(shù)字檔案庫還可以減少紙張的使用，保護我們生活的環(huán)境。

3 小結

綜上所述，高中檔案管理涉及的人數(shù)眾多，包括在校的師生和工作人員。學生的升學、教師和工作人員的工作調動都牽涉到檔案的調取，因此加強檔案管理智能化可以提高檔案調取的效率。檔案管理智能化需要高質量的數(shù)字檔案庫、便捷的檔案管理系統(tǒng)和安全的檔案管理、儲存技術，除此以外也需要對檔案的管理的機制進行優(yōu)化。多方面、多部門的協(xié)調工作和高效溝通，可以精簡檔案調取的手續(xù) 和步驟，讓智能化檔案管理更好地服務于師生。