智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應(yīng)用

李 琳

（淄博第十八中學(xué)，山東 淄博 255000）

信息技術(shù)的快速發(fā)展給我們的生活、學(xué)習(xí)和工作帶來(lái)巨大的影響，我們?cè)谙硎鼙憷缘耐瑫r(shí)也要對(duì)自己所在的行業(yè)思考，探索利用信息技術(shù)為行業(yè)提供便利性的方法。信息技術(shù)的發(fā)展也給我們的生活帶來(lái)了智能化，智能化相比信息化而言，工作的處理更加順暢和便捷，耗費(fèi)的時(shí)間和精力也更少。檔案管理為人口流動(dòng)、就業(yè)、學(xué)習(xí)奠定了基礎(chǔ)，但是現(xiàn)階段的檔案管理存在一定的漏洞和不足，無(wú)法給人們的生活帶來(lái)便利性[1]。高中檔案管理的內(nèi)容既包括學(xué)生，也包括高中教師，影響了學(xué)生的升學(xué)和教師的工作。但是現(xiàn)階段的高中檔案管理并不符合社會(huì)的發(fā)展需要,存在較多的缺陷，使得人們對(duì)檔案使用的便利性受到影響。智能化發(fā)展的引入將給檔案管理帶來(lái)新的活力，也將帶給高中檔案管理更好的前景，更方便了學(xué)生和老師。

1 高中檔案管理存在的缺陷

1.1 檔案調(diào)取不方便

經(jīng)歷過(guò)高考的學(xué)生都會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題，就是在高考之后，不管學(xué)生是升學(xué)還是工作，畢業(yè)后學(xué)校都會(huì)將檔案密封交給學(xué)生自己保管，學(xué)生要將檔案完整地交給即將就讀的高校、用人單位或者當(dāng)?shù)氐娜瞬攀袌?chǎng)，這樣才能保證學(xué)習(xí)和工作的順利。但是我們經(jīng)常看到學(xué)生自己保存的檔案可能被遺失或者被損壞，導(dǎo)致學(xué)校、用人單位或者當(dāng)?shù)氐娜瞬攀袌?chǎng)不接收該檔案，學(xué)生要跑很多部門和單位才能將這些文件補(bǔ)齊，增加了學(xué)生時(shí)間的耗費(fèi)。除此以外，如果學(xué)生要使用高中的部分資料，還要回學(xué)校取相應(yīng)的材料，不符合檔案管理的便利性。

很多教師也不是一直在某個(gè)高中教學(xué)，可能面臨升職和調(diào)動(dòng)等問(wèn)題，因此該教師的檔案應(yīng)當(dāng)跟著教師一起到新的用人單位。但是檔案調(diào)動(dòng)并不方便，無(wú)論是從原單位調(diào)出還是調(diào)入新單位，檔案的調(diào)動(dòng)都是一個(gè)問(wèn)題。因此現(xiàn)階段的檔案調(diào)動(dòng)并不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，需要通過(guò)相關(guān)的技術(shù)來(lái)進(jìn)行升級(jí)和轉(zhuǎn)化。

1.2 工作繁瑣，工作量大

很多時(shí)候，高中檔案管理并不是只對(duì)一個(gè)學(xué)校的師生進(jìn)行管理，往往是通過(guò)縣級(jí)單位或者市級(jí)單位進(jìn)行統(tǒng)一管理。因此從事檔案管理工作的人員經(jīng)常能夠感受到巨大的工作量和繁瑣的工作內(nèi)容。一方面很多地區(qū)都存在跨市教育的情況，即部分學(xué)生就讀的學(xué)校并不是在戶籍地區(qū)，需要將檔案轉(zhuǎn)交給就讀地區(qū)的檔案管理部門。有的是由學(xué)生自己攜帶轉(zhuǎn)交，有的是就讀學(xué)校發(fā)送調(diào)檔函進(jìn)行調(diào)取，但是依然需要經(jīng)過(guò)查找、郵寄等過(guò)程才能完成檔案的轉(zhuǎn)交，這是非常不方便的。此外，教師的檔案一般都不是由學(xué)校進(jìn)行管理，而是由當(dāng)?shù)氐慕逃块T或者人才市場(chǎng)進(jìn)行管理，一旦涉及工作崗位的調(diào)動(dòng)都要重新進(jìn)行檔案的歸整。因此數(shù)量龐大的教師和學(xué)生給檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)，增加了檔案管理的工作量和復(fù)雜程度。

1.3 信息化程度不足

雖然現(xiàn)在很多檔案管理部門都配備有電腦，但是一般都是用于與外界聯(lián)系和簡(jiǎn)單的檔案管理，并沒(méi)有形成穩(wěn)定、成熟的系統(tǒng)，沒(méi)有完全的信息化。當(dāng)需要從本單位的檔案管理庫(kù)調(diào)取檔案時(shí)，依然要靠人工經(jīng)過(guò)查找、核對(duì)、郵寄等方式進(jìn)行調(diào)取，程序繁瑣，不利于檔案工作的開(kāi)展，同時(shí)也給需要檔案的師生帶來(lái)不便。

1.4 紙質(zhì)化檔案不利于檔案的保存和環(huán)境保護(hù)

現(xiàn)在很多檔案依然是紙質(zhì)的，因此給檔案室的檔案保存帶來(lái)困難。一方面由于紙質(zhì)檔案的保存需要較適宜的環(huán)境，對(duì)溫度和濕度都有著較高的要求，如果濕度過(guò)大容易導(dǎo)致檔案發(fā)生霉變。另一方面隨著檔案年代的增加，檔案容易因?yàn)轭l繁的調(diào)動(dòng)而受損。此外，對(duì)檔案室的衛(wèi)生和消防安全也是挑戰(zhàn)。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案較多，如果不注意防火安全容易引發(fā)火災(zāi)，并且需要對(duì)檔案室進(jìn)行消殺，防止老鼠等啃食檔案。并且紙質(zhì)化的檔案需要用到數(shù)量很大紙張，不利于環(huán)境的保護(hù)。全世界每年因紙張的需要而砍伐大量的森林，造成土地荒漠化，最終導(dǎo)致環(huán)境的破壞。因此智能化的檔案管理可以減少紙張的使用，保護(hù)環(huán)境。

2 加強(qiáng)高中檔案智能化管理的措施

2.1 優(yōu)化檔案管理機(jī)制

檔案管理是一件考驗(yàn)?zāi)托暮图?xì)心的工作，但往往因?yàn)闄n案的管理機(jī)制存在問(wèn)題導(dǎo)致檔案管理變得繁瑣、復(fù)雜。檔案的調(diào)取需要經(jīng)過(guò)檔案管理負(fù)責(zé)人的同意，并且要求嚴(yán)格的調(diào)檔和歸檔記錄，經(jīng)過(guò)層層的審批。很多時(shí)候由于管理人員之間的溝通出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致檔案調(diào)取不出來(lái)。因此我們要對(duì)檔案的管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化[2]，精簡(jiǎn)檔案調(diào)取的步驟，同時(shí)加強(qiáng)檔案的保密性。對(duì)檔案的管理進(jìn)行統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保檔案管理工作能夠有條不紊地展開(kāi)。檔案在自身權(quán)限內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享可以減少調(diào)檔地手續(xù)，提高調(diào)檔地工作效率。

2.2 深入強(qiáng)化檔案管理的信息化和智能化

目前檔案管理存在的最大問(wèn)題就是信息化水平不夠，很多檔案管理部門的檔案管理系統(tǒng)簡(jiǎn)陋，信息化和智能化水平不高[3]。在檔案管理的信息化時(shí)代，具備一套功能完善的檔案管理系統(tǒng)是最基本的要求，但是很多檔案管理部門并不能做到這一點(diǎn)。除了要擁有完整的檔案管理系統(tǒng)，也要匹配相應(yīng)的設(shè)備來(lái)提高檔案管理的信息化和智能化水平。功能強(qiáng)大的后臺(tái)服務(wù)器是方便用戶與檔案管理人員的質(zhì)量保證，它能保證檔案管理系統(tǒng)正常地運(yùn)行，同時(shí)提高檔案保存的安全性，減少數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 建立安全高效的數(shù)字檔案庫(kù)

檔案庫(kù)是檔案管理機(jī)構(gòu)保存檔案的地方，但紙質(zhì)檔案既不利于保存，也不利于檔案高效的調(diào)取，因此開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案庫(kù)是有必要的。數(shù)字檔案庫(kù)可以使得檔案管理人員更方便歸整和調(diào)取檔案，也可以減少檔案維護(hù)的支出。但是也要加強(qiáng)科技人員的培訓(xùn)，保證數(shù)字檔案庫(kù)可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)和安全防護(hù)。除了更高效的檔案管理工作，數(shù)字檔案庫(kù)還可以減少紙張的使用，保護(hù)我們生活的環(huán)境。

3 小結(jié)

綜上所述，高中檔案管理涉及的人數(shù)眾多，包括在校的師生和工作人員。學(xué)生的升學(xué)、教師和工作人員的工作調(diào)動(dòng)都牽涉到檔案的調(diào)取，因此加強(qiáng)檔案管理智能化可以提高檔案調(diào)取的效率。檔案管理智能化需要高質(zhì)量的數(shù)字檔案庫(kù)、便捷的檔案管理系統(tǒng)和安全的檔案管理、儲(chǔ)存技術(shù)，除此以外也需要對(duì)檔案的管理的機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化。多方面、多部門的協(xié)調(diào)工作和高效溝通，可以精簡(jiǎn)檔案調(diào)取的手續(xù) 和步驟，讓智能化檔案管理更好地服務(wù)于師生。