衛生院檔案管理工作現狀及優化對策

吳金花

（內江市市中區玉溪衛生所，四川 內江 641000）

檔案管理工作的開展，能夠直接對衛生院未來的發展產生十分重要的影響，是醫療體系當中的重要構成。從當前基層衛生院檔案管理工作的開展情況來看，大部分衛生院都忽略了檔案管理工作的開展，進而一定程度上影響了醫院自身整體發展。因此，想要進一步提高衛生院管理工作的效率，就需要建立完善的檔案管理體系，規范檔案管理工作模式，對檔案的管理工作進行合理的優化，并將信息技術加以應用，有效提高衛生院檔案管理水平。

1 衛生院檔案管理工作存在的問題

1）衛生院檔案管理體系缺失。當今社會，衛生院檔案管理工作的開展，已然離不開管理體系。就目前衛生院的主要發展環境來參考，很多衛生院目前都是呈現管控體系缺乏的狀態，造成管理環境松散，進而對衛生院檔案管理的規范發展產生不利影響。建立相應規范管理體系，是檔案可以高效運行的保障，也是其實現基本效率的基礎，同時也會影響衛生院檔案管理水平的提高。

2）衛生院檔案管理設備缺少。目前，部分衛生院還處在一種條件有限的環境下，對于檔案的存入管理也不符合當下保管標準，同時還存在著，檔案管理技術的落后，設備老舊，這些因素都直接導致檔案管理的發展。隨著互聯網快速發展，科學技術不斷進步，加快了衛生院檔案管理工作的改革。但其中依舊存在著手工收集錄入情況，并沒有充分利用互聯網的優勢。

3）衛生院檔案管理人員業務能力欠缺。從我國當前衛生院檔案管理情況來看，部分檔案管理人員自身專業水平不達標，進而降低了管理工作效率。目前，部分衛生院檔案管理相關人員，很多都是并不具備醫療背景的檔案管理畢業人員。此種情況的發生，間接導致了整體從事人員的醫療專業水平低下。同時會出現，在面對一些醫療檔案分類方面的工作時出現一定的失誤。衛生院的檔案管理工作一項面對多方面知識的復雜工作，所以，這也就要求我們，對于檔案管理相關的工作人員，不僅需要具備相關的管理技能，同時也應具有一定的醫學知識基礎。杜絕因受衛生院本身經濟的限制或者采用不合理的招聘手段等方面的影響，使其形成衛生院檔案管理人員專業素質的低下。關于專業水平低的工作人員，在進行相關的工作時，會大大降低檔案管理的工作效率，長時間發展下去，會影響衛生院未來的主要發展。

4）衛生院檔案管理意識缺失。目前很多衛生院檔案管理工作，因為相關工作人員的知識水平偏低，造成了對于檔案管理工作的不重視，同時也不能很清楚的認識到其相關工作的重要性。也不是很注意相關資源的開發。造成了檔案資源準確不夠，不能很好地發揮自身的作用，進而影響了檔案的合理利用。

2 衛生院檔案管理的優化對策

1）提高管理人員檔案意識。需要增強管理部門對于檔案管理意識并認識到檔案管理的重要性，加強檔案管理工作的認知。加快檔案工作與日程生活當中。對檔案管理進行不斷的完善，進而提高相關工作人員的責任感，調動相關人員的積極性，得以讓檔案管理的工作嚴格按照規定落實。

2）完善管理設備。為了可以更快地適應現代衛生院檔案管理的需求，我們需要大規模的投入相應配置的對應軟件、硬件設施，進而確保衛生院檔案管理工作現代化完美推進。使互聯網可以與檔案管理工作更加進一步的結合，并可以讓各個相關部門準確、快捷的進行查詢服務工作，故而，保障了衛生院檔案資料的合理利用。

3）提高管理人員的綜合素質。對現期衛生院中檔案管理人員的相關專業知識進行有效的提高，針對檔案的管理配置專業人員，進而提高檔案管理人員的工作水平，其實，無論怎樣對其機器配置進行更新與改進，也不會改變檔案管理人員的重要性。而我們需要如何的提高相關管理人員的專業水平，需要做到以下三點：首先，讓衛生院檔案管理專員的基礎待遇得到應有的保障，并對檔案管理人員的薪資待遇與福利得到明顯提高，做到從源頭上，對檔案管理人員日常生活工作進行關注，及時對在生活中存在的困難員工，及時送去幫助和關愛之心，可以確保檔案管理人員可以將全身心投入到今后的工作中。積極調動員工的積極性，從而提高相關工作人員的積極性。其次，對相關工作人員開展定期的培訓，目前跟檔案管理相關的工作人員大多數都沒有相關的醫療專業知識，這也就需要我們對其進行相應的專業知識培訓，進一步提升檔案管理人員的綜合素質和工作質量。最后，對檔案管理人員的職業門檻進行必要的提高，可以通過學歷以及自身能力進行步步篩選。衛生院的檔案管理工作人員對衛生院檔案的管理起到這決定性的作用。目前，衛生院是最基層的我國重點醫療機構，衛生院的相關工作人員的綜合素質大大的，在一定程度上影響了我國醫療機構的整體工作效率，故而，需要我們對檔案管理相關的工作人員進行定期的培訓工作，多參加檔案管理專業知識講座，進一步加快衛生院關于檔案管理工作的質量與工作整體效率。

4）加強檔案創新服務。目前，我國的衛生院可以與當地的檔案館進行一個具有長期合作的檔案數據管理中心系統，可以讓其在網站中的各個單位使用電子檔進行集中的管理工作，并設立好文件的查詢權限問題，既保證了便捷的服務，也保證了系統中文件的安全性。同時，還需要我們利用信息化的技術進行檔案工作收集，進一步減輕相關工作人員工作量，并有效的提高檔案收集工作的時效性。

5）優化管理體系。想要建立優化管理體系，需要我們先建立基礎管理體系，并且落實相應的規范性原則。再次同時，關于管理的條例以及管理的相應措施應作為檔案管理工作的重點。并且，是需要我們根據衛生院檔案管理工作的實際發展情況，進行合理且有效的調整，得以讓相應的管理體系具有絕對的針對性。在具體的檔案管理工作中，需要對其每一項的工作內容進行嚴格的標準進行，從而使衛生院檔案管理工作合理的進行。針對優化管理體系，我們要做到腳踏實地的基本原則，對相關的文書內容做到檔案管理的工作。詳細來講，文書檔案管理的工作具體包含：1）檔案的收集工作；2）檔案的檢索工作；3）檔案的開發工作；4）檔案的整理工作等。優化檔案的管理并不僅僅就是相關檔案的收集與檔案的匯總，檔案內容的整合與利用，可以方便檔案管理相關的工作信息的開發。充分地利用檔案資料的優勢，進而可以實現衛生院檔案管理體系的完美升級。

3 結語

我國目前大部分衛生院都存在檔案資料管理混亂的現象，對檔案管理工作的重視度較低，很多衛生院的檔案管理制度也是處于不完善狀態，嚴重地缺乏相關的技術、管理人才，進而影響著我國衛生院的基本發展。本文從以上幾個方面對檔案管理常見問題進行分析，并提出了具體的改進策略，希望能為基層衛生院檔案管理工作帶來一定 幫助。