技師學(xué)院學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的問(wèn)題及對(duì)策分析

莫春燕

（云浮技師學(xué)院學(xué)生科，廣東 云浮 527300）

技師學(xué)院作為中等職業(yè)教育，在近幾年，隨著國(guó)家政策的大力扶持，處于一個(gè)完全高速發(fā)展的過(guò)程中。技術(shù)學(xué)院的配套設(shè)施，同樣的，也在不斷的改進(jìn)和完善之中。但是，在中等職業(yè)技術(shù)教育高速發(fā)展的同時(shí)，一些問(wèn)題，也同樣暴露了出來(lái)。技師學(xué)院的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，存在著的問(wèn)題，尤為嚴(yán)重。技師學(xué)院的學(xué)生學(xué)籍檔案，和老師的教育教學(xué)管理甚至和學(xué)生就業(yè)問(wèn)題，都牽連在一起。牽一發(fā)而動(dòng)全身，作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理的工作人員，很大程度上，必須要走在前線，主動(dòng)的去發(fā)掘?qū)W籍檔案的信息來(lái)源，搜集準(zhǔn)確的材料加以整理，這樣，才能夠在學(xué)生就業(yè)的時(shí)候，對(duì)檔案信息的查詢，發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用。

1 學(xué)籍檔案管理工作的內(nèi)容

學(xué)籍是什么？學(xué)籍對(duì)于一個(gè)學(xué)生來(lái)說(shuō)，有多么的重要，很多人，可能都還搞不清楚。學(xué)籍，其實(shí)很簡(jiǎn)單，就是學(xué)生從入校到離校畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程的記錄。

學(xué)籍檔案管理是什么？學(xué)籍檔案管理，就是學(xué)校對(duì)學(xué)生建立檔案的所有工作，都包含其中。我們?cè)谶@里，也可以將學(xué)籍檔案管理的工作，分為幾個(gè)板塊。首先，第一個(gè)板塊，學(xué)生入學(xué)，報(bào)道，注冊(cè)，發(fā)放學(xué)生證等初入學(xué)校的一切過(guò)程，就是建立學(xué)生檔案管理的首個(gè)任務(wù)，只有這第一個(gè)任務(wù)完成之后，第二個(gè)板塊的工作，才能夠順利的進(jìn)行下去。其次，第二個(gè)工作板塊，學(xué)生在校的學(xué)習(xí)成績(jī)報(bào)告包括掛科重考，都要進(jìn)行記錄在案，學(xué)生的退學(xué)，轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)，復(fù)學(xué)等等這些事情的處理過(guò)程，同樣要登記在學(xué)生的學(xué)籍檔案之中。再次，第三個(gè)這個(gè)版塊的工作，是最為復(fù)雜和耗費(fèi)時(shí)間去記錄的，學(xué)生在校期間的各種優(yōu)異表現(xiàn)取得的獎(jiǎng)勵(lì)，還有各種原因造成的處分，在記錄的時(shí)候，更是不能夠出任何的差錯(cuò)。最后，第四個(gè)工作板塊的任務(wù)，則是為學(xué)生準(zhǔn)備畢業(yè)各種證件的發(fā)放和登記，畢業(yè)證和各項(xiàng)技能證書(shū)，代表了學(xué)生在校期間是否正常完成學(xué)業(yè)并且成功踏入社會(huì)的敲門(mén)磚，影響著學(xué)生進(jìn)入社會(huì)之后的工作前景，因此，不得有絲毫的差錯(cuò)。

四個(gè)工作板塊，是學(xué)生學(xué)籍檔案管理的所有工作內(nèi)容。但是，隨著如今社會(huì)的快速發(fā)展，中等職業(yè)教育技師學(xué)院，以最快的速度進(jìn)入到了普遍大眾的視線之中，規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，所招收的學(xué)生，在質(zhì)量上就有了很大程度的分層，這樣的情況之下，就要求中職技師學(xué)院的工作人員，在學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作中，就要更加認(rèn)真，負(fù)責(zé)任的去處理各種各樣的問(wèn)題。假證的風(fēng)行，給中職技師學(xué)院的名譽(yù)和學(xué)生的就業(yè)，都帶來(lái)了極大的問(wèn)題，因此，在學(xué)生學(xué)籍檔案的管理中，就必須要加強(qiáng)審查，以確保學(xué)生的各種證書(shū)的絕對(duì)真實(shí)性，維護(hù)學(xué)生和學(xué)院的名譽(yù)。因此，學(xué)籍檔案的管理工作，至關(guān)重要，容不得出現(xiàn)差錯(cuò)，因?yàn)椋@很可能會(huì)影響學(xué)生的一生，同時(shí)給學(xué)院帶來(lái)不要的影響，阻礙學(xué)院的發(fā)展。

2 學(xué)籍檔案管理工作中目前所出現(xiàn)的普遍問(wèn)題

1）技師學(xué)院的學(xué)籍檔案管理制度不夠完善。技師學(xué)院的快速發(fā)展，是在近些年隨著國(guó)家的政策扶植才開(kāi)始的，很大的程度上，管理這些規(guī)章制度，都不是很完善，因此，才會(huì)導(dǎo)致了中職技師學(xué)院的學(xué)生學(xué)籍檔案管理問(wèn)題，異常突出。學(xué)生學(xué)籍檔案的管理制度，都需要完善規(guī)范起來(lái)。畢竟，學(xué)生的學(xué)籍所需要的資料，并不單一的只是一個(gè)部門(mén)的工作人員就可以完成的，而是涉及好幾個(gè)部門(mén)的工作人員共同配合，才能夠完成，這中間，每個(gè)部門(mén)所涉及的學(xué)生個(gè)人資料應(yīng)該怎樣整理，歸置，又應(yīng)該怎樣將這些資料全部整合起來(lái)，匯總到學(xué)校的檔案管理處，這其實(shí)都需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)并且可以簡(jiǎn)便操作的相應(yīng)制度來(lái)實(shí)行，協(xié)調(diào)。在管理規(guī)章制度不完善的情況下，出現(xiàn)的后果，就是會(huì)使得學(xué)生的個(gè)人資料不完善，材料缺少，最后整份學(xué)籍檔案都是不完整的。

2）技師學(xué)院的學(xué)籍檔案管理方法需要改進(jìn)。時(shí)代在進(jìn)步，教育教學(xué)同樣在進(jìn)步，所配套的校園建設(shè)同樣需要跟隨時(shí)代的潮流。如今的技師學(xué)院，已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化的校園管理模式，但是，在學(xué)生的學(xué)籍檔案管理方面，數(shù)字信息化的改革，卻還是略徐一籌。技師學(xué)院的學(xué)生學(xué)籍檔案，還停留在從前的紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上面，電子檔案不能夠和紙質(zhì)檔案一致，導(dǎo)致學(xué)生的個(gè)人資料缺失，不完整。同時(shí)，技師學(xué)院學(xué)生的技能學(xué)習(xí)分層不同，每個(gè)部門(mén)的信息管理都不能夠同步進(jìn)行更新，事實(shí)已經(jīng)證明，這些管理，已經(jīng)落后，無(wú)法滿足技師學(xué)院現(xiàn)代化發(fā)展的需求。

3）技師學(xué)院的學(xué)籍檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力有待提升。學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作，非常繁復(fù)和瑣碎，這就需要工作人員絕對(duì)具備標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)性和極強(qiáng)的執(zhí)行能力，并不是每一個(gè)人都能夠勝任這份工作。在目前整體的中等職業(yè)技術(shù)教育的大環(huán)境之下，在學(xué)籍檔案管理方面，十分欠缺專業(yè)能干的學(xué)籍檔案管理工作人員，并且，在沒(méi)有一個(gè)規(guī)范的規(guī)章管理制度的情況下，這就導(dǎo)致工作人員的不穩(wěn)定性，這十分不利于各個(gè)部門(mén)的相互配合和協(xié)作。學(xué)籍檔案管理工作人員，常規(guī)缺少整理學(xué)籍檔案的歸檔，組卷等基本技能，這就導(dǎo)致檔案的不夠規(guī)范，不夠精準(zhǔn)。因此，技師學(xué)院必須在培養(yǎng)管理學(xué)籍檔案的工作人員的技能上面加以注重。

3 學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對(duì)策分析

1）設(shè)立完整規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。如今，國(guó)家教育部門(mén)對(duì)于中等職業(yè)教育技師學(xué)院的學(xué)籍檔案管理，也已經(jīng)出臺(tái)了各項(xiàng)政策和規(guī)定，技師學(xué)院就需要根據(jù)國(guó)家教育部門(mén)的規(guī)定，來(lái)設(shè)立制定出符合本學(xué)院的學(xué)籍管理規(guī)章制度，并且在學(xué)籍管理工作中，更要注意必須從根本上遵循標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范學(xué)籍管理工作中出現(xiàn)的各項(xiàng)問(wèn)題，嚴(yán)格把關(guān)學(xué)籍管理的能力，提升學(xué)籍管理的水準(zhǔn)。因?yàn)槊總€(gè)部門(mén)都是需要相互配合協(xié)調(diào)來(lái)整理學(xué)生的個(gè)人信息等資料，因此必須要明確學(xué)籍檔案的整理，歸檔，移交制度，使得各部門(mén)能夠最大程序化的去完成各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，做好學(xué)生學(xué)籍的檔案資料的移交整合。緊跟社會(huì)的步伐，準(zhǔn)確的了解學(xué)生在新的學(xué)年中學(xué)習(xí)能力的變化，以便更真實(shí)準(zhǔn)確的記錄學(xué)生的各項(xiàng)信息資料。

2）加強(qiáng)電子檔案的運(yùn)用。在數(shù)字信息化的普遍運(yùn)用中，技師學(xué)院應(yīng)該改變傳統(tǒng)學(xué)籍檔案的歸整模式，不再單一的使用紙質(zhì)檔案，而是需要建立出完整的電子檔案信息的框架來(lái)，統(tǒng)一學(xué)籍檔案的錄入方式和搜索方法，使得各個(gè)部門(mén)能夠同時(shí)更新信息資料，獲得資料信息共享，提高工作效率。當(dāng)然，注重電子檔案的運(yùn)用，并不意味著紙質(zhì)檔案會(huì)被完全取代，而是將紙質(zhì)檔案和電子檔案相融合，共同存在，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案的保存不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。

3）提升學(xué)籍檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。學(xué)籍檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力是提高學(xué)院學(xué)籍管理工作最為關(guān)鍵的一環(huán)。因此，學(xué)籍管理工作人員，必須具備標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作人員，必須要進(jìn)行定期的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)考核，不斷的提升工作人員的業(yè)務(wù)能力，以確保學(xué)籍檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。

4 結(jié)語(yǔ)

學(xué)籍檔案管理工作，本身就具有繁復(fù)性，需要工作人員具有絕對(duì)的耐心，在管理學(xué)籍檔案中，工作人員則是需要不斷的學(xué)習(xí)新的技術(shù)，不斷改進(jìn)工作方法，使得學(xué)籍檔案管理工作更加有效率的完成，并且同時(shí)確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。