辦公室文書檔案的管理及常見問題探討

王 麗

（招遠市檢驗檢測中心，辦公室，山東 招遠 265400）

在辦公室的文書檔案當中，保存著單位內的各項商業性的交易記錄，還有一些重要的活動，甚至有商業秘密等，對辦公室的文書檔案管理，在很大程度上能夠對單位的發展起到保駕護航的作用，它本身的功能是為單位的發展過程進行記錄，而它的價值在于能夠為單位的發展提供政策的依據。在辦公室文書檔案的管理當中，涉及一些企業單位，但絕大多屬于事業單位，它記錄會議，文件，以及重要的視頻信息，都進行了歸納總結并放到文檔中去，為以后的查閱提供便捷的幫助。

1 辦公室文書檔案的具體工作

首先它是單位內部資料的一個收集與整理的過程，整理時包括分析與歸納，將文檔進行編號處理，在分析的時要注重重點突出的文件要作重點保存，使得后續找尋和使用更為方便，文檔后歸納管理越精細對后續對文檔的利用就更加方便，所以要提高文檔歸納時的精細化。另外，文檔管理涉及的范圍很廣，它包括政策性文件、日常工作、財務上的文件、人事調動、薪資結算、設備備案、會議記錄等等，都需要工作人員細致地進行分類歸納，不能有絲毫的馬虎。在對文檔的管理要求上面，涉及三點，一點是要求能夠有便捷的搜索功能，二是信息的整合能力，三是文件的編排保存的能力[1]。從對內部文件進行搜索時，這個主要體現在電子檔當中，對內容文檔的搜索要快速而準確地找到文檔并能夠順利地提取出來，對內部文檔統計時，要做到文檔針對內容的流通性要通暢，收集的內容要具體，涉及的面要更廣，確保在以后的查閱中能夠找得到，用得到。

在對文檔進行收集時，要進行歸檔整理，要準確地將文檔的類別分類，這樣才能為以后的查閱提供更精準的查找，例如，在單位的各項事件當中，將性質相同的不同時間地點的事件歸納納在一起，這樣更加會有利于對綜合信息的處理與把握。

2 辦公室文書檔案管理出現的問題

1）管理不到位。在單位內，從上到下的管理者，所有的意識行為都放在抓經濟的效益以及單位的發展上面，對辦公室文書檔案的管理還沒有引起足夠的重視，沒有像對待抓企業發展的意識強，導致一些檔案管理部門處在單位的不顯眼位置，甚至將這類部分的辦公地點放在偏遠的區域，使許多人因檔案上的事產生不便[2]。另一個現象就是，文檔管理辦公室的設備簡陋，對文件的保存有網絡保存，也有紙質文件保存，但對紙質文檔保存時，設備的簡陋就會造成許多文檔在保存當中會發生損失現象，對單位就會無形當中造成損失。

2）辦公室文書檔案管理人員工作積極性不高。辦公室文書檔案管理工作人員之所以工作積極性不高，主要還是來自薪水報酬相當低，因為檔案保管部門沒有得到上級或管理者的重視，加上一些管理者誤讀檔案管理者的工作性質，自然就不會給出過高的工資，這種現象的后果就是工作人員在工作時漫散，毫無工作的激情，沒有一點的工作責任心，使檔案管理產生混亂的現象，甚至會發生內部資料外傳的現象，對企業的發展帶來隱患。

3）管理制度不規范。辦公室文書檔案管理在制度上沒有一個很好的規范，從而導致管理發生混亂的現象，舉個例子，對檔案管理的責任沒有一個明確的劃分，導致沒有一個能負責任的人，這樣就會使工作人員在工作當中沒有責任心，再如對文件的歸納不明確，就會使工作人員在歸檔時隨意性和主觀性相當強，對文檔的歸檔混亂造成后續有新人之后，無法找到之前的文檔，造成工作上的滯后，對工作效率也會造成一定的影響。

4）信息反饋不及時。在文檔歸納時，有些屬于合同性質的文檔，有時是屬于會議的文檔，對于會議的文檔歸納對于文檔管理人員來說，還能夠及時處理，但有些會議不一定被及時得到反饋，如有些會議是在外地進行，檔案管理人員無法跟進，加上管理人員工作繁忙，再如管理人員對檔案管理的不重視，就很難做到信息的及時反饋，為檔案錄入設計了障礙，與此現象相同的是合同的文檔處現，本單位與外單位簽合同時，大多時間簽署的地點各不相同，甚至不在工作時間之內進行，這樣就給文檔的歸檔產生一些困難。這就要求企業單位內部信息的傳遞與流通要保持一個暢通性。

3 提高辦公室文書檔案管理的措施

1）提高人員的積極性和專業水平。要想提高辦公室文書檔案人員的工作積極性，首先要使管理人員對檔案管理的工作重視起來，將文書檔案管理納入企業的整個管理體系當中去，并且要將檔案管理部門提升到一定重要的位置，使得企業內部從上到下都有一種對文書檔案管理的意識在里面，不放松，繃緊檔案管理的神經，從而為企業的發展排除隱患。第二點平衡檔案管理工作人員的薪資水平，從而提高員工的工作積極性。另外，由于辦公室檔案管理在我國的起步較晚，對于這方面的專業人才還有一定的缺口，所以要加強檔案管理工作人員的專業化培訓，使這些工作人員能夠有更加專業的技能投入到檔案管理工作當中去[3]。或可以招聘與之相關的專業人士進行相關的管理工作，這樣既能對檔案管理的工作順利開展，也使得文件資源能夠得到保障，同時也能助力企業更長遠地發展。

2）引進更先進的管理技術。目前企業單位內的，檔案管理大多采用無紙化式的電子檔，將這些檔案存入電子檔能夠節省大量的資源，同時也節省了大量的勞力成本，提高了工作效率，但是電子檔的安全性卻常常受到質疑，使許多單位依舊還是采用紙質文檔進行保存，但是傳統的紙質文檔受各方因素的影響，如溫度與濕度對文檔的影響，還有突發的自然災害的影響，都會靠成在管理當中損失的形成，加上紙質文檔管理費時費力，已經不能滿足當下對文檔管理的要求，在這個過程當中，就要引用更加先進的檔案管理技術，引入檔案管理系統，通過更高級的計算機技術，使得文檔管理的正確率大大提高，同時也使得工作人員的工作效率也相應地提高，這種網絡檔案管理系統在安全性方面是很強的，另外也克服了紙質文檔帶來的種種弊端，只有改變觀念，不斷引進新技術，才不致于使文檔管理工作落后于時代的步伐。

4 結束語

辦公室文書檔案的管理的特點是收集信息，然后處理歸納保存，這是它的基本功能，它主要的要求是對內容文件的搜索要有準確性和流通性，對信息的分類要清晰明了。在當下的檔案管理當中，出現的問題主要是管理者的管理意識不到位，對文書檔案管理的工作不重視，導致文書檔案管理一直處在企業管理系統的邊緣，沒有放在管理體系的重要位置，其次檔案管理的工作人員積極性不高，主要是工作性煩瑣以及薪資待遇不高造成的，管理制度不規范也是造成文書檔案管理的一個難題，這主要表現在對文件的管理責任沒有明確劃分，對管理沒有一個明確的要求，在歸檔時工作人員的主觀性，隨意性相當強，會給后續的文檔利用帶來許多不便，要想解決這些問題，只有通過不斷的改革，使辦公室文書檔案管理跟上時代的步伐，引用更加先進的文件管理技術，使得單位企業向著更加健康的方向發展。