探討提高文書檔案年度整理歸檔質量的意義及對策

姚麗瓊

（武漢市氣象局，湖北 武漢 430040）

新時代，文書檔案年度整理歸檔作為事業單位內部最基礎的業務工作，此項工作有著非常重要的地位。文書檔案年度整理歸檔工作是展現一個事業單位檔案管理工作是否成功的具體表現形式，它對檔案能否在工作中被充分利用起著巨大的影響意義。最近幾年，我國各項政策體制都在不斷改革發展，這些政策的發展也促使文書檔案立卷的改革，從而在提升了文書檔案年度整理歸檔工作的整體效率上面，取得了很好的成果，再加之“8號令”的實施出臺，讓各個事業單位都更加重視年度檔案整理歸檔工作。可是，即便如此從目前我國事業單位內部的文書檔案年度整理歸檔工作細節來看，依然還有許多問題有待優化改革。

1 文書檔案年度整理歸檔的概述

文書檔案整理歸檔工作包括：文書整理、檔案管理等方面的工作，事業單位的文書管理部門必須要將處理完畢且有重要價值的檔案依照它形成進程中出現的內在聯系和規律開展分類整理工作，然后再將文書檔案裝盒、歸檔。在開展文書檔案年度整理歸檔工作的時候，相關工作人員要對文書檔案開展集中處理，把一些臨時性、重要性差的文書檔案摘除，對有重要價值意義的文書檔案開展整理工作。在這個工作流程中，文書檔案年度整理歸檔工作如果出現了嚴重紕漏，就會致使文書檔案狀態零散，進而發生文書檔案損毀、丟失的情況發生，嚴重影響文書檔案的保存和后續查閱，這對有關工作的開展過程起到了極大的阻礙和影響。

2 文書檔案年度整理歸檔工作的現存問題

1）認知度不夠。在開展相關工作的時候，文書檔案年度整理歸檔現存的首要問題就是事業單位及其內部相關工作人員對此項工作的重視程度和認知程度不夠。很多事業單位與相關管理人員在開展文書檔案年度整理歸檔工作的時候依然沒有明確認識到它的必要性，也沒有做到針對此項工作給予其充分的發展空間和支持，許多管理人員都不能完全做到對文書檔案年度整理歸檔工作實際影響意義的全面認知，也不能把握此項工作對于事業單位整體經營的重要影響。因此，文書檔案年度整理歸檔工作沒法從中得到應有的重視和支持，進而導致了后續工作不能順利展開。另外，此項工作如果不能得到高效的重視，事業單位領導管理層就不會給其投入運作資金等相關資源，此項工作的工作辦法就會固步自封，人員構架上也會一直得不到更新，進一步讓此項工作的效率和質量無法達到理想目標。

2）收集難度大。在事業單位文書檔案年度整理歸檔工作上，許多職能部門和工作人員因為沒有對文書檔案收集及整理起到應有的重視，導致事業單位內部一直存在“輕檔案，中經營”的錯誤理念。這就致使文書檔案管理相關工作人員的主動性和對工作的積極性比較差，在文書檔案的收集整理上工作不夠仔細認真，造成了文書檔案收集工作的完整度上受到了惡劣的影響，從而不能保障后續年度整理歸檔與收集工作間的有機連接。

3）相關工作人員專業素養太低。文書檔案年度整理歸檔工作在進行中，相關工作人員在其中作為關鍵影響因素，只有確保相關工作人員的專業素養和專業技術得到提升，才能夠真正保障文書檔案年度整理歸檔工作的整理效率與質量能夠達到既定目標。但是因為許多事業單位在日常工作中并沒有對文書檔案管理工作重視起來，就構成了對檔案管理的相關工作人員并沒有開展培訓、教育工作等，這就導致相關工作人員的實踐能力，因為長期缺少專業技能和理論知識而一直停滯不前甚至有退化趨勢，從而讓相關工作人員不能與不停進步發展的信息化時代相接軌，也沒有辦法將新時代下的新技術運用到檔案整理歸檔工作中，不能滿足新時期文書檔案年度整理歸檔工作的各類 需求。

4）信息化和現代化程度不高。當下，我國已經全面步入了信息化技術社會發展時期，所以，文書檔案年度整理歸檔工作也必須要緊跟現代化、信息化的發展趨勢。可是，現在許多事業單位因為資金投入等原因，構成事業單位內部庫存設施不能滿足文書檔案整理歸檔工作的最低標準需求，檔案在保管整理上面的安全化、信息化程度也比較落后，進而引發管理質量和工作效率低下的問題。隨著計算機網絡技術的不斷發展普及，檔案管理工作的現代化程度已經逐步成為能夠影響提升檔案管理工作效率的重要因素，如果事業單位內部依舊不能運用實現在此項工作中加入信息化、現代化技術，就會讓文書檔案年度整理歸檔工作一直處在一種落后停滯的狀態，嚴重影響事業單位自身和文書檔案年度整理歸檔工作的正常發展。

3 提升文書檔案年度整理歸檔工作的對策

1）提高人員重視度。在開展文書檔案年度整理歸檔工作的時候，最重要的一點就是應用相應的理念開展指導工作。事業單位中的管理人員必須做到能夠全面認識到文書檔案年度整理歸檔工作的關鍵意義，并從中加入現代化的管理理念，以此來指導開展各項工作環節步驟，確保各級員工從思想認識到對理解文書檔案年度整理歸檔工作的根本意義上都能得到提升，只有這樣才能構成上行下效的發展局面，進一步保障有關認知能夠得到全面貫徹落實。

2）運用信息化的管理模式。目前，我國已經全面步入信息化時代，關于文書檔案年度整理歸檔工作，相關工作人員也要盡可能多選擇信息化操作辦法來開展處理。不但能夠快速高效的查到想要的信息，消除人工查閱的各種不方便因素，還能夠高效提升文書檔案年度整理歸檔工作本身的質量與效率，讓文書檔案年度整理歸檔工作朝著信息化、現代化發展方向不斷進發。

4 結語

綜上所述，事業單位內部在進行日常工作時，文書檔案年度整理歸檔工作在其中是不可或缺的重要環節。當前，我國經濟社會不斷發展壯大，已經全面步入了新的時期，信息化技術的運用也已經被全面普及應用，這讓文書檔案年度整理歸檔工作面臨許多改革機遇和挑戰。事業單位相關工作人員必須要正確認識到此項工作開展的重要意義，大力開展支持此項工作，并運用科學、合理、高效的辦法去處理相關工作內容，進而全面實現文書檔案年度整理歸檔工作的改革 創新。