新時代衛生監督檔案管理策略新探

孟令雷

（山東省臨沂市蘭山區衛生健康監督執法大隊，山東 臨沂 276000）

新時代公共衛生體制建設，要從多方面入手。衛生監督檔案管理是企業單位衛生監督機制的重要管理手段。近年來，隨著管理的日漸深入，管理中存在的問題逐漸浮出表面，也得到了管理部門的重視。如何加強衛生監督檔案的管理水平，使檔案管理工作能夠及時有效的、科學地進行實施管理。經過長時間的衛生監督檔案管理工作的開展，對加強管理水平的辦法做了細致的探討和總結，下面做一下詳細的闡述。

1 提高衛生監督檔案管理工作的認識

衛生監督檔案管理是在特定的時間里，有針對性地對事件以及活動作出具體的詳細的記錄，并且將記錄整理好后進行存檔。檔案管理是一項需要長期整理和收集的過程，在管理的同時需要制定監管規范，來協助檔案管理的順利完成。對檔案的監督也是一個需要長時間維持的工作，不會受到來自外界或區域的影響和限制。

2 加強衛生監督檔案管理人員的素質提升

想要做好加強衛生監督檔案管理工作，首先要對衛生監督檔案管理人員的整體素質進行提升。關于檔案管理人員需要具備的基本素質，我們做了簡單的總結，主要有以下幾點：

第一，衛生監督檔案管理人員要有責任意識。檔案的管理工作是一項范圍廣、難度大的工作，對企業單位的發展和運行起到了重要的作用，檔案的管理人員要在工作中有強烈的責任意識。

第二，衛生監督檔案管理人員要有學習意識。要努力的學習和參透衛生監督檔案管理的專業技能以及專業知識，熟悉的了解工作的具體內容，以便于在工作當中遇到困難可以得心應手，具備專業的管理及操作能力。

第三，衛生監督檔案管理人員要有創新意識。創新意識主要是要求檔案管理人員要在工作中積極主動的思考問題，沖破傳統管理模式的束縛，做到與時俱進的思想境界，利用現代化的科學手段來進行檔案的采集、整理和收集。

第四，衛生監督檔案管理人員要有服務意識三是要有服務意識。監督檔案管理也是一項有著服務性質的工作。在工作中要有一定的耐心，要做好檔案管理的相關工作，為企業單位提供信息咨詢與管理的相關服務。

3 衛生監督檔案管理策略

3.1 重視檔案管理，健全工作機制

樹牢“逢一必爭、逢冠必奪”衛生監督精神，高度重視檔案管理，切實加強領導，做好檔案工作，服務衛生監督執法大局。

一是成立以主要領導為組長的檔案工作領導小組，建立綜合檔案室，落實具體工作人員，使檔案管理有人抓、有人管、有人干。

二是檔案管理與衛生監督業務工作同步規劃、同步實施、同步推進。各科室設定檔案管理信息員，負責本科室文件材料的收集、分類、整理和遞交歸檔。每年的工作計劃安排中，明確檔案管理的年度目標。

三是單位在經費十分緊張的情況下，投入一部分資金購置檔案管理設備，做到庫房、閱檔室、工作人員辦公室三室分開，完善檔案管理的設備設施的配置，為改善和推進檔案管理工作打好基礎。

四是建立、完善了從文件材料的收集到檔案接收、保管、利用、保密等規章制度，形成“檔案管理人人爭先、人人責任在肩”的檔案管理責任制，使檔案管理工作有章可循，有紀可依，照章辦事，違者必究。

3.2 狠抓制度落實，嚴格績效考核

要整體推進每一項工作，除有健全的制度外，關鍵靠抓好制度的落實，檔案管理也不例外。在對文件材料進行分類、整理、歸檔時，除嚴格執行國家檔案局制定的文書檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限表等行政規章外，還嚴格執行單位制定的規章制度。對違反行政規章和單位制度的科室和個人，將影響優秀科室評選及監督員績效工資和年度考核結果。同樣，檔案管理人員未認真執行檔案管理規章制度，也將影響到具體工作人員的績效工資和年度考核結果。

3.3 價值開發利用，發揮服務功能

搞好檔案管理工作的目的是充分利用檔案價值，推動衛生監督執法工作水平不斷提高。

一是充分利用歷史形成的檔案，提升衛生監督工作水平。衛生監督是一個新興專業，監督員基本上是由原衛生防疫站直接劃撥而來，對衛生執法領域十分陌生，在時間緊、任務重的情況下，只有邊干邊學。除向其他執法部門學習外，唯一便捷的途徑就是向館藏的行政處罰文書檔案取經。凡遇未辦理過的行政違法案件，衛生監督員即利用所檔案室保存的行政處罰案件卷宗，從中學習辦案思路、處罰依據、專業術語等，從而使執法人員素質與辦理案件質量不斷得到提高；

二是充分利用文書檔案，指導制定每年的全局性工作計劃，使衛生監督工作每年都有新突破、新進展。各科負責人在每年年初，通過去檔案室查找前幾年的重要工作材料、年度總結等進行經驗總結，提出當年前瞻性的工作目標和攻克本學科領域內的前沿性課題。

三是充分利用文書檔案，不斷完善單位的組織沿革、重大事記等歷史資料的積累，為編寫泰州衛生監督年鑒、泰州市志等打下堅實的基礎。

3.4 完善電子檔案，提高利用效率

隨著網絡技術的普及與管理軟件產業的發展，檔案電子化是檔案管理學的努力方向。為此，可以委派專人參加了市檔案局的專門培訓，邀請檔案專家現場指導電子文件檔案的軟件使用和編碼技術，取得明顯成效。這不僅減輕了檔案工作人員書寫檔案目錄的勞動強度，節省時間，提高了工作效率，更為重要的是查找文件更加方便、快捷。還可以依據本單位的事情發展情況，撰寫執法文書檔案，形成一套完整的執法檔案查閱目錄，建立說理式文書檔案基礎庫數據，逐步使檔案管理由傳統方式轉移到檔案信息化管理，以此為切入點，帶動各專業檔案、財務檔案、內部政務檔案等系統化、規范化管理水平穩步提升，更好地為全市衛生監督執法工作水平上新臺階搭建有益 平臺。