應(yīng)急管理部門檔案整合方法與研究

謝 燕

（賀州市八步區(qū)應(yīng)急管理局，廣西 賀州 542899）

1 應(yīng)急管理部門檔案的形成和應(yīng)急管理部的職責(zé)

1）應(yīng)急管理部門檔案形成。2018年3月，第十三屆人民代表大會通過了國務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案，中華人民共和國應(yīng)急管理部設(shè)立，應(yīng)急管理部將十三個(gè)部門的職責(zé)全部整合在一起，其中包括各種自然界的活動(dòng)導(dǎo)致災(zāi)害，例如：火山噴發(fā)；海嘯和地震等災(zāi)害。在具體的實(shí)踐中，應(yīng)急管理部門的檔案是從應(yīng)急或是突發(fā)類型進(jìn)行多方面分析，判斷。使應(yīng)急管理部門檔案具有參照；咨詢；評估；依據(jù)等用途。跟隨管理部門重新對檔案進(jìn)行整合收集與研究，建立新的多類型的檔案專題，方面檔案查找。本文主要針對應(yīng)急管理部門檔案的整合進(jìn)行研究。

2）應(yīng)急管理部門主要職責(zé)。應(yīng)急管理主要職責(zé)包括提前規(guī)劃書寫國家整體應(yīng)急預(yù)案，指引各地方部門及時(shí)應(yīng)對突發(fā)事件，推動(dòng)應(yīng)急預(yù)案新制度體系的建設(shè)和應(yīng)急預(yù)案的提前演練。組織建立災(zāi)情集中報(bào)告系統(tǒng)并統(tǒng)一發(fā)布災(zāi)情，籌措和組件災(zāi)情所需各類物資和人力資源，組建災(zāi)害救助體系。指揮安全生產(chǎn)類和自然災(zāi)害類的快速應(yīng)急救援，擔(dān)任國家應(yīng)對特別重大災(zāi)害的指揮部的職責(zé)。指示火災(zāi)，水難，地震等自然災(zāi)害的預(yù)防和救治。此外還需要督促和管理安全生產(chǎn)和工礦商貿(mào)行業(yè)安全生產(chǎn)等工作。

2 應(yīng)急管理部門檔案的整合研究的意義

1）應(yīng)急管理部檔案整合可以較為準(zhǔn)確反映應(yīng)急管理部的成長歷程。應(yīng)急管理部檔案記錄著應(yīng)急管理部發(fā)展的每一步，包括戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整、執(zhí)行策略和方針可以從應(yīng)急管理部檔案中找到答案。方便對以前的事件進(jìn)行有效研究。

2）應(yīng)急管理部檔案整合具有集中統(tǒng)一的特點(diǎn)。應(yīng)急管理部門集合了13個(gè)部門的檔案內(nèi)容，將原本各自分散的各部門的檔案內(nèi)容進(jìn)行整合，揭過檔案管理分散在各個(gè)部門管理的歷史，把原本分散于各個(gè)方面的檔案得以進(jìn)行統(tǒng)一管理，使內(nèi)容數(shù)據(jù)化，活絡(luò)化，方便人員進(jìn)行統(tǒng)一的查找和利用。

3）應(yīng)急管理部門的整合有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。將各個(gè)部門的檔案內(nèi)容進(jìn)行整合后，通過查閱過往的檔案就可以掌握過往處理此類事件的經(jīng)驗(yàn)，為實(shí)操提供理論依據(jù)；改變相似處理事件的思路；提高應(yīng)急處理部門處理事件的效率。因應(yīng)急管理部門對于事件的處理速度有關(guān)人民的利益，所以整合應(yīng)急管理部門的檔案既可以保障人民的權(quán)益，又可以維護(hù)國家的利益。

3 目前應(yīng)急管理部門管理檔案所存在的問題

1）應(yīng)急管理部門可供整合的歷史數(shù)據(jù)較少。應(yīng)急管理部門前身是由13個(gè)部門整合而來，過往的13個(gè)部門的歷史檔案因人員改革，調(diào)動(dòng)和離職和原本各部門對于歷史的檔案的不重視，導(dǎo)致歷史檔案遺失；加之13個(gè)部門在檔案保存方式，存儲格式，表達(dá)方式各有各的特點(diǎn)，這必然對于歷史檔案存儲造成困難，令應(yīng)急管理部門對于歷史檔案可以整合的資料偏少。與此同時(shí)，應(yīng)急管理部辦公廳印發(fā)《應(yīng)急管理部機(jī)構(gòu)改革期間檔案管理與處置工作方案》要求，原職部門檔案由各職能部門進(jìn)行封存，整合以及保管。擁有歷史和監(jiān)督意義的檔案要交及時(shí)提交檔案館。換言之就是，新組建的應(yīng)急管理部門只啟用新檔案，歷史檔案缺乏進(jìn)而影響應(yīng)急管理部門對于檔案的整合和再利用，影響了工作的效率，所以這是需要整合與研究的重點(diǎn)。

2）應(yīng)急管理部門對于數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用管理較為落后。應(yīng)急管理部門的檔案數(shù)據(jù)資源較為繁瑣，所以再進(jìn)行利用時(shí)針對性比較強(qiáng)，較難彰顯社會公益性。利用數(shù)字模型等新科學(xué)技術(shù)從而建立較為完善且符合現(xiàn)代社會發(fā)展的利用服務(wù)體系。但就目前的情況來看，這是相對來說較為困難的。

3）應(yīng)急管理部門的檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)需要不斷加強(qiáng)。目前，管理部檔案的管理人員重視歷史檔案的保護(hù)，輕視歷史檔案的再次開發(fā)和利用。有些人員甚至難以分清分類管理的歷史檔案應(yīng)處在什么位置上。檔案管理人員由于業(yè)務(wù)素養(yǎng)較低，在應(yīng)急事件發(fā)生時(shí)，無法及時(shí)有效的整理出所需檔案。

4 應(yīng)急管理部門檔案的整合方法

1）檔案人員需提高應(yīng)急管理工作的職業(yè)敏感度。根據(jù)黃委水利局局長王建中做的講話《淺談如何提高應(yīng)急事件處置能力》中，可知突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或是可能造成危害社會的嚴(yán)重后果，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對自然災(zāi)害，事故災(zāi)難，公共衛(wèi)生事件和社會安全事件，這些事件一般具有不確定性和突發(fā)性；聚眾性；社會危害性；決策的非程序化性。這些便要求檔案人員具有非常高的業(yè)務(wù)能力和對于事物發(fā)展的敏感度的判斷。在這種情況下，應(yīng)急管理部門所作為應(yīng)急，突發(fā)事件的重要管理部門，歷史檔案和數(shù)據(jù)又會顯得尤為重要，可以根據(jù)歷史檔案推測出病情案例，應(yīng)急預(yù)算，費(fèi)用概算和病情所持續(xù)的時(shí)間。如果應(yīng)急管理部門擁有完備的歷史檔案和數(shù)據(jù)體系，應(yīng)急管理部門檔案管理人員可以快速調(diào)出相關(guān)歷史數(shù)據(jù)，會大大降低做出應(yīng)對所需時(shí)間。正是因此，應(yīng)急部門檔案管理人員更應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)應(yīng)急管理工作的職業(yè)敏感度；增強(qiáng)對于工作責(zé)任感，使命感。一旦應(yīng)急事件突然來臨時(shí)，可以迅速有效的做出應(yīng)對措施。

2）加強(qiáng)對于應(yīng)急管理部門檔案的整合研究工作。（1）配合應(yīng)急管理部門的檔案管理工作處檔案整合的工作。重大事件發(fā)生是在政府領(lǐng)導(dǎo)下的各部門協(xié)作，合力完成的工作，這使得檔案資料存儲于多個(gè)部門，應(yīng)急管理部門作為應(yīng)急事件處理的先發(fā)部門，應(yīng)快速做好歷史檔案收集。通過檔案收集過程中進(jìn)行安排事件部署，組織實(shí)施，評估分析等工作；并及時(shí)保存和還原好應(yīng)急事件處理的過程和做出的措施，方便后人作為參考研究。（2）對于突發(fā)事件的特點(diǎn)進(jìn)行分類匯總。檔案資料不是收集完成就是結(jié)束，對于突發(fā)事件檔案的較為突出的特點(diǎn)進(jìn)行分類，具有相同特點(diǎn)的事件進(jìn)行匯總。例如某地區(qū)的人口，地理環(huán)境，基礎(chǔ)設(shè)施和能參與應(yīng)急突發(fā)事件的人數(shù)進(jìn)行分析，進(jìn)行特點(diǎn)匯總。與此同時(shí)，應(yīng)對突發(fā)事件的有效措施進(jìn)行詳細(xì)的記錄，方便后人汲取有效經(jīng)驗(yàn)，便于更好的應(yīng)對突發(fā)事件。（3）整合和提取檔案的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)；將這些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)轉(zhuǎn)變?yōu)榭破沾胧?，向人民普及突發(fā)的應(yīng)急事件應(yīng)該如何做才能有效減少對人民的傷害。（4）加強(qiáng)各地檔案館之間的聯(lián)系；方便實(shí)現(xiàn)資源共享，擴(kuò)大檔案的高效利用率。

5 提升應(yīng)急事件的處理能力

為了提高應(yīng)急管理部門保障公共安全和處置突發(fā)事件的有效性，最大程度地減少突發(fā)事件及其造成的危害。

應(yīng)急事件的檔案服務(wù)工作專業(yè)性強(qiáng)，工作量大，工作時(shí)間長；更迫切需要工作人員不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，做好相關(guān)的檔案規(guī)劃和分類以及匯總，組織實(shí)施和管理，必要時(shí)可以同技術(shù)人員聯(lián)系以獲得專業(yè)的知識用以支持突發(fā)，應(yīng)急的事件。

處理應(yīng)急事件不僅僅是應(yīng)急管理部門人員的責(zé)任，還需要各地方政府相互配合，完善管理體制和運(yùn)行機(jī)制；同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)人民在面對突發(fā)事件所應(yīng)具備的自保能力。

應(yīng)急事件的處理不單是政府和應(yīng)急管理部門的責(zé)任，需要各地人民的配合。

經(jīng)過不懈的努力應(yīng)急管理部門檔案一定會發(fā)揮出自己最大的效用?？傊?，應(yīng)急部門檔案整合作為應(yīng)急部門檔案管理的一部分，應(yīng)納入應(yīng)急部門整體發(fā)展規(guī)劃中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，產(chǎn)生優(yōu)秀的應(yīng)對措施；才能為應(yīng)急事業(yè)更好的盡到自己的責(zé)任。