完善疾控中心檔案管理的措施

黃海金

（海南省海口市疾病預(yù)防控制中心，海南 海口 571100）

疾控中心的檔案資源屬于十分重要的一種資源，并且在疾控中心的發(fā)展中有著十分重要的作用及價(jià)值，屬于疾控中心各項(xiàng)任務(wù)開(kāi)展的重要依據(jù)。疾病預(yù)防控制中心日常的檔案管理工作主要是監(jiān)測(cè)、預(yù)防和控制，它是人類(lèi)與各類(lèi)疾病抗?fàn)帯⒕S護(hù)人們身體健康的歷史產(chǎn)物，對(duì)于一個(gè)地區(qū)的公共衛(wèi)生事業(yè)有極其重大的影響和作用。本文就疾控中心檔案管理談幾點(diǎn)膚淺看法，請(qǐng)檔案同行斧正。

1 疾控中心檔案的含義

疾控中心檔案包含各種相關(guān)衛(wèi)生科研課題調(diào)查案例、實(shí)驗(yàn)分析、數(shù)據(jù)報(bào)告、防治方案、試測(cè)觀測(cè)、典型案例、總結(jié)、傳染病防治等原始記錄資料，都具有真實(shí)性和可追溯性。疾控中心檔案著眼于對(duì)各類(lèi)疾病的預(yù)防、監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)和檢測(cè)，是形成于日常業(yè)務(wù)活動(dòng)的各類(lèi)具有保存價(jià)值的文字、圖像及其他形式的歷史載體。在社會(huì)水平的提高和人們對(duì)自身健康的關(guān)注度提升的影響下，高效務(wù)實(shí)的管理疾控中心檔案，對(duì)服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)、服務(wù)民生具有重要的實(shí)用價(jià)值。傳染病防治、免疫規(guī)劃、艾滋病、寄生蟲(chóng)病、結(jié)核病及慢性病防治、職業(yè)衛(wèi)生及食品營(yíng)養(yǎng)衛(wèi)生、健康教育等。一是涉及范圍廣。從地域上看，疾控中心檔案隨著信息化的發(fā)展，已經(jīng)由地區(qū)局部 監(jiān)測(cè)轉(zhuǎn)變?yōu)閲?guó)家之間信息共享。二是動(dòng)態(tài)性。疾控中心檔案管理工作是采用定時(shí)建檔定時(shí)管理，它主要根據(jù)疾控中心文件材料的形成時(shí)間，按年度→保管期限的方法開(kāi)展各種分類(lèi)和整理工作。

2 疾控中心檔案管理的重要性

1）為維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定及國(guó)民健康具有重要作用。不同于普通醫(yī)院所建的檔案，疾控中心的檔案重點(diǎn)在于對(duì)于突發(fā)、不明原因的疾病的防控進(jìn)行記錄，并進(jìn)行上報(bào)，及時(shí)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)研究，從而有效的避免疾病的傳播擴(kuò)散，從而創(chuàng)造出健康積極的良好環(huán)境，對(duì)于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定及保障國(guó)民健康安全具有重要促進(jìn)作用。

2）為科研和醫(yī)學(xué)技術(shù)提供可靠依據(jù)。疾控中心檔案在衛(wèi)生防疫工作各部門(mén)中不僅起著紐帶作用，還為防疫工作人員的防疫決策、防疫研究和防疫理論提供有效的數(shù)據(jù)和豐富的經(jīng)驗(yàn)案例，為領(lǐng)導(dǎo)在制定衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則時(shí)提供真實(shí)可靠的依據(jù)。為有關(guān)衛(wèi)生防疫、醫(yī)學(xué)技術(shù)資源和環(huán)境保護(hù)等提供了重要依據(jù)資料的儲(chǔ)備，是技術(shù)力量的結(jié)晶，當(dāng)新的科研出現(xiàn)，為其提供準(zhǔn)確真實(shí)的第一手儲(chǔ)備材料，為科研和醫(yī)學(xué)技術(shù)提供最大的成功保障。

3）減少時(shí)間與成本。電子信息的加入和網(wǎng)絡(luò)的共享，使各部門(mén)可以根據(jù)權(quán)限對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取查閱，不需要經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，直接可以在電腦軟件中輸入關(guān)鍵字或內(nèi)容就可以進(jìn)行快速查閱，甚至可以根據(jù)需要打印出來(lái)，發(fā)揮了信息極大的共享性，提高了查詢效率，并減少了檔案管理人員的大量工作和時(shí)間成本。電子檔案各個(gè)工作環(huán)節(jié)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成，且能進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，不僅節(jié)約了紙張，還直接降低了過(guò)去對(duì)檔案復(fù)印備份、郵寄、裝訂等的費(fèi)用 成本。

4）方便查詢、借閱。疾控工作是社會(huì)性且長(zhǎng)久性的衛(wèi)生管理工作，電子檔案信息化的介入，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)疾控檔案資料進(jìn)行細(xì)致的分類(lèi)和歸檔，它將原始檔案資料掃描存儲(chǔ)在硬盤(pán)中，避免錄入錯(cuò)誤，借閱查詢通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，減少了對(duì)原始檔案的挪動(dòng)和流轉(zhuǎn)性，保證了紙質(zhì)檔案的完整性。并可利用成熟的網(wǎng)絡(luò)共享軟件對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢、借閱、傳輸和查找，大大減少了工作人員的繁重工作，提高了工作效率。

5）具有重要的研究?jī)r(jià)值。疾控中心的檔案是記錄突發(fā)公共衛(wèi)生事件、疾病的預(yù)防和控制等工作過(guò)程。通過(guò)整理疾控中心檔案，不僅是對(duì)疾控中心多年建設(shè)工作開(kāi)展情況的做出的歷史見(jiàn)證，同時(shí)也對(duì)于疾控中心內(nèi)部交流、推進(jìn)疾控中心健康發(fā)展具有重要的研究?jī)r(jià)值和指導(dǎo)意義。

3 疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀

1）檔案意識(shí)淡薄。檔案管理員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，也沒(méi)有更多的專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉，難度很大，檔案管理涉及許多復(fù)雜、枯燥的方面，要求有強(qiáng)烈的責(zé)任心和負(fù)責(zé)任的工作方式。檔案管理工作意識(shí)淡薄，在調(diào)研過(guò)程中我們可以看到，很多基層疾控中心都有檔案管理員，但這些檔案管理員并不專(zhuān)業(yè)，工作的效率也降低了。

2）檔案管理手段相對(duì)滯后。隨著疾控管理事業(yè)在廣度、深度方而的擴(kuò)大，疾控中心的檔案管理工作仍舊沿襲舊制，對(duì)于新生事物檔案歸檔整理不佳，不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)準(zhǔn)確的存儲(chǔ)記錄，檔案管理手段相對(duì)滯后。

4 完善疾控中心檔案管理措施

1）主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識(shí)。做好檔案原始資料的整理和錄入，保障檔案的原始和完整性。樹(shù)立主動(dòng)的管理觀念，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理對(duì)疾控的重大作用，提高管理水平和力度，實(shí)行有效的管理制度，明確工作流程、方法，對(duì)人員的工作進(jìn)行定期考核。 加大人員培訓(xùn)和交流，讓其掌握業(yè)務(wù)技術(shù)和全新的信息技術(shù)，提高人員的綜合素質(zhì)，使其主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識(shí)。

2）更新管理思想。疾控中心要補(bǔ)充完善各類(lèi)自動(dòng)化辦公設(shè)備，對(duì)不同設(shè)備資源進(jìn)行整合，便于管理人員高效應(yīng)用，能對(duì)檔案資料有效管理。要全面優(yōu)化疾控中心檔案管理模式，適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展要求，更新管理思想。要結(jié)合新時(shí)期檔案管理工作基本要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)管理形式進(jìn)行優(yōu)化，探究更多適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的新模式。檔案管理模式處于數(shù)字化發(fā)展，借助各類(lèi)掃描設(shè)備與計(jì)算機(jī)能將檔案資料轉(zhuǎn)為電子資料。

3）實(shí)現(xiàn)互通共享是疾控中心檔案管理的重要內(nèi)容。疾控中心檔案除了有完整準(zhǔn)確的存儲(chǔ)信息的要求外，還需要加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，要加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)疾控中心管理平臺(tái)具有統(tǒng)一的系統(tǒng)和軟件，實(shí)現(xiàn)檔案流程一體化。在全球網(wǎng)絡(luò)化大潮下，實(shí)現(xiàn)全系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息互通共享是疾控檔案管理的重要內(nèi)容。

4）為疾控病情研究提供判斷依據(jù)。電子檔案管理是利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理能力、網(wǎng)絡(luò)傳輸、硬盤(pán)存儲(chǔ)等檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)連接起來(lái)，以提高工作的有效率和質(zhì)量，轉(zhuǎn)變工作人員的繁重復(fù)雜的傳統(tǒng)紙質(zhì)管理工作模式，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)疾控檔案的及時(shí)利用率。疾控中心檔案為疾控病情研究等提供著真實(shí)有效的判斷依據(jù)，所以對(duì)其檔案管理非常重要，必須保證資料的完整性、準(zhǔn)確性和長(zhǎng)久性。

5）科學(xué)歸檔。在檔案管理過(guò)程中，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和疾控中心的實(shí)際情況，在數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上建立科學(xué)、完善的管理體系。包括收集、整理、歸檔、保管、查詢?cè)谶@一過(guò)程中，要對(duì)紙質(zhì)或圖片資料難以保存的情況進(jìn)行信息處理，在采集和歸檔過(guò)程中，要認(rèn)真對(duì)待檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和疾病檔案，將健康檔案和人事檔案放在同一位置，存放時(shí)要嚴(yán)格遵守檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并放在干燥通風(fēng)處，防火、防盜、防水、防蟲(chóng)等，查詢時(shí)和外來(lái)查檔必須做好登記，在對(duì)于數(shù)字文件的管理當(dāng)中，應(yīng)進(jìn)行備份，防止病毒或數(shù)據(jù)丟失。各部門(mén)、檔案管理部門(mén)可以全天候收集資料，科學(xué)整理檔案，科學(xué)歸檔。

5 結(jié)語(yǔ)

疾控中心檔案不僅是證據(jù)，也是廣大疾控中心工作人員辛勤勞動(dòng)的成果，有著無(wú)可比擬的現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值。做好疾控中心的檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)流行病學(xué)研究、公共衛(wèi)生和安全保障，不斷地更新檔案管理觀念，勇于通過(guò)探索新的檔案管理手段、真實(shí)地反映疾控中心工作。將疾控中心檔案管理工作與疾控中心的發(fā)展模式有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，是保護(hù)人民健康的重要保證，也是衛(wèi)生宣教的生動(dòng)教材。