探討中學(xué)檔案管理重要性與加強(qiáng)管理的途徑

劉敏玲

（南寧市三美學(xué)校，廣西 南寧 530021）

在當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作中，主要是針對運(yùn)營與發(fā)展中產(chǎn)生和留存的相關(guān)情報(bào)與憑證等重要信息，這些信息包括各類數(shù)據(jù)、文件、影像資料等，其中，中學(xué)檔案管理的內(nèi)容涵蓋各教師、學(xué)生、教務(wù)以及黨團(tuán)等多個(gè)領(lǐng)域的資料信息，其資料信息的載體形式也具有多元化，為了全面提升學(xué)校檔案管理工作水平，必須結(jié)合時(shí)代的發(fā)展需求，探索高效的檔案管理措施，強(qiáng)化學(xué)校檔案收集、整理、分析和歸檔等一系列工作水平，更好地發(fā)揮出檔案中重要信息的價(jià)值，提高檔案信息的時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1 中學(xué)檔案管理的重要性

對于中學(xué)教育的檔案管理工作來說，無論是在教育層面還是科研層面都發(fā)揮著重要的作用，因此，學(xué)校為了實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，必須高度重視檔案管理的重要性，并積極探索有效的檔案管理對策。以下分析中學(xué)檔案管理的重要性：

1）學(xué)校檔案中蘊(yùn)含著豐富的信息。對于中學(xué)的檔案信息來說，其中蘊(yùn)含著豐富的資源，自學(xué)校成立以來的每一個(gè)經(jīng)營與發(fā)展階段，通過檔案的方式將所有的事件記錄與保存，其中不但包括學(xué)校的每一個(gè)決策、舉辦的每一次活動(dòng)，同時(shí)也包含學(xué)生的每一份考試，獲取的每一份榮譽(yù)以及下發(fā)的所有文件，這些檔案對學(xué)校來說是一筆無形財(cái)富，可以為中學(xué)今后的發(fā)展道路、經(jīng)營模式以及活動(dòng)開展提供依據(jù)與支持。

2）中學(xué)檔案能夠知道教研工作。在中學(xué)檔案中，還包括歷年來的學(xué)校教案、考試習(xí)題等資料，在教師進(jìn)行教研工作時(shí)，可以充分發(fā)揮出這些教案資料的作用，以此作為參考與借鑒。另外，中學(xué)教案資料一般都是教師前輩們經(jīng)過多年的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和歸納出來的寶貴財(cái)務(wù)，因此具有重要的教研價(jià)值。如果這些檔案沒有得到良好的管理，就無法發(fā)揮出真正的作用，從而造成資源埋沒，教師的教學(xué)工作也會(huì)走很多彎路，影響學(xué)校的高效發(fā)展。

3）中學(xué)檔案是歷史的見證。對于中學(xué)的檔案資源來說，一般從建校以來的所有事件和發(fā)展過程都記錄在檔案中，是學(xué)校歷史發(fā)展進(jìn)程的重要信息源。一份文件從國家教育部下達(dá)到學(xué)校，或者教師獲得的個(gè)人榮譽(yù)以及學(xué)校的榮譽(yù)，都是學(xué)校發(fā)展歷程的重要見證。此外，每一屆學(xué)生在中學(xué)階段的求學(xué)經(jīng)歷等資料，也會(huì)以檔案的形式保存下來，也成為學(xué)校發(fā)展中的一部分，可以隨時(shí)查閱每一位學(xué)生在校期間的情況，因此，強(qiáng)化中學(xué)檔案管理工作也是尊重學(xué)校的發(fā)展歷程。

2 中學(xué)檔案管理遇到的困境

雖然中學(xué)已經(jīng)重視檔案管理工作，但是就當(dāng)前的中學(xué)檔案管理來說，由于受到教育壓力和社會(huì)沖擊的影響，大部分中學(xué)仍然將大部分中心放在教育工作中，常常忽略學(xué)校檔案管理的一些細(xì)節(jié)，導(dǎo)致檔案管理工作也會(huì)遇到 一些困境，經(jīng)常存在一些檔案管理問題，主要包括以下幾點(diǎn)：

1）中學(xué)檔案管理意識(shí)薄弱。對于部分中學(xué)來說，學(xué)校管理層仍然沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，對于學(xué)校開展的檔案管理、信息收集以及檔案歸檔工作不夠規(guī)范，缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致經(jīng)常存在檔案信息缺失的現(xiàn)象，檔案管理缺乏完整性與規(guī)范性，檔案管理人員工作散漫，安全意識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料人為損壞或者遺失的現(xiàn)象，影響今后檔案資料的查閱和利用。

2）中學(xué)檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，在中學(xué)檔案管理工作中，普遍存在管理人員整體能力不強(qiáng)，綜合素質(zhì)不高的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，其一是檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，學(xué)校檔案管理人員普遍存在文化水平不高，同時(shí)也存在兼職擔(dān)任檔案管理的情況，缺乏對檔案管理工作的了解；其二是學(xué)校對于檔案管理工作重視度不足，檔案管理方面的投入力度較小，沒有對管理人員開展系統(tǒng)化培訓(xùn)與考核，導(dǎo)致中學(xué)檔案管理水平無法得到提升。

3）中學(xué)檔案信息化力度不足。隨著信息化發(fā)展進(jìn)程的不斷推進(jìn)，各個(gè)領(lǐng)域都實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的植入，全面提高了各方面的工作效率。基于學(xué)校對檔案信息管理的重視度不足來看，普遍存在信息化建設(shè)水平不足，檔案管理并沒有結(jié)合信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。學(xué)校當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)僅僅是流于表面，許多硬件設(shè)備沒有得到及時(shí)更新，軟件建設(shè)水平較差，影響中學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

3 中學(xué)檔案管理的有效對策

1）提高中學(xué)檔案管理意識(shí)。在中學(xué)檔案管理工作中，首先要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明確檔案管理對于學(xué)校發(fā)展的重要價(jià)值，提高檔案管理工作的重視程度。在實(shí)際工作中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該針對當(dāng)前的檔案管理情況作出認(rèn)真的規(guī)劃，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，將檔案管理工作提上正常工作日程，做好帶頭作用，引領(lǐng)全校教職工共同為檔案管理提供支持。此外，學(xué)校還要積極傳播檔案管理意識(shí)，合理運(yùn)用專項(xiàng)管理資金，通過專題講座，刊物等方式宣傳檔案管理的重要性。此外，學(xué)校還應(yīng)該引導(dǎo)全員參與到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)相互協(xié)同配合，共同做好學(xué)校檔案管理工作。

2）完善中學(xué)檔案管理機(jī)制。其次，在中學(xué)檔案管理工作中，管理人員還應(yīng)該完善檔案管理機(jī)制，制定合理的管理制度，確保檔案管理能夠順利開展，加強(qiáng)檔案的收集、歸檔、保存與管理工作，提高檔案管理的合理規(guī)劃，制定完善的檔案保管與節(jié)約制度，并嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行管理，避免檔案資料缺失現(xiàn)象，明確崗位職責(zé)，同時(shí)引入檔案管理追責(zé)制度，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。

3）構(gòu)建中學(xué)檔案信息化管理模式。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的影響下，也為中學(xué)檔案管理帶來了全新的轉(zhuǎn)機(jī)，為此，學(xué)校應(yīng)該積極開展信息化建設(shè)，提高學(xué)校檔案管理工作效率，促進(jìn)信息化檔案管理水平的提升。在實(shí)際檔案管理中，學(xué)校應(yīng)該加大信息化建設(shè)投入力度，積極優(yōu)化檔案管理硬件設(shè)備，同時(shí)引入先進(jìn)的檔案管理信息化理念和管理技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息化軟件平臺(tái)，充分與校園網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，構(gòu)建完善的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)資源互通與共享，同時(shí)搭建檔案檢索模塊，提高檔案信息的利用率，規(guī)范檔案管理水平，推動(dòng)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)水平，從而促進(jìn)學(xué)校的長久發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國教育事業(yè)的全面發(fā)展，中學(xué)教育規(guī)模得到了全面提升，為此也給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。中學(xué)檔案信息中蘊(yùn)含著巨大的財(cái)富，對教育、科研以及學(xué)校的運(yùn)營和發(fā)展都起到重要作用，因此，積極探索檔案管理的重要性，解決中學(xué)檔案管理存在的問題，提高檔案管理水平對學(xué)校未來的發(fā)展具有重要意義。