淺論人事檔案管理和運用

徐 鑫

（新疆塔里木河流域管理局組織人事處，新疆 庫爾勒 841000）

事業單位人事檔案管理指的是在事業單位運營發展過程中，記錄其管理相關的人事活動，包括對工作人員調配情況，工作人員的經歷、自身能力和工作表現等事業單位工作人員的日常情況，是檔案管理工作的重點內容。因此，對事業單位人事檔案管理要點進行討論十分有必要，只有相關人員重視新形勢下事業單位人事檔案管理，了解事業單位人事檔案管理過程中存在的問題，并且積極采取措施，才能夠從根本上解決問題，從而促進事業單位健康發展。

1 現代人事檔案管理中存在的問題

1.1 人事檔案的管理不夠專業

人事檔案的管理看起來十分輕松，實際上是十分單調乏味同時連續性很強的工作。因此，需要管理人員具備專業的素養與合格的專業技能，在人事檔案的收集、整理、保管以及使用的過程中，不斷認識以及實踐，進而充分了解全部人事檔案工作的相關知識，提升人事檔案的質量和使用率。但是如今的現狀是有些單位對工作專業度的要求并不太高，很多從事這一工作的人員并未掌握相應的技能；有些單位人事檔案管理員往往身兼多職，比如監察、科技等資料的收集、分類工作。導致檔案管理者的工作超負荷，不能集中精力在這一工作中，不能形成很高的專業素養。

1.2 管理制度不夠健全

如今單位人事檔案管理制度仍然不夠健全，很多管理員沒有經過專業的培訓就直接上崗，對人事檔案、分類整理沒有應有的專業性。

1.3 管理手段十分落后

很多單位的人事檔案管理者不具備應有的專業知識和技能，未參加人事檔案管理方面的培訓，不了解人事檔案的基本運作原理，且有些從事此工作的人只是將這一工作當作兼職在做，投入的精力十分有限，這樣無法促進單位內部在此方面的調整、崗位變動以及制度改革的有效落實。此外，在管理設備方面也有問題，設備簡陋和落后使檔案的保存缺少最基本的保管措施，防火和防潮等手段均無，還停留在很基本的管理水平上。

1.4 對檔案信息的開發力度不夠

從當前的狀況看，人事檔案的開發工作很被動，只有當人們需要時才會查閱，而所提供的服務又沒有主動服務的意識，開發的動力也不足。有時候即使有查閱行為，也只是提供黨團信息、簡歷這些表面的工作。利用人才、選拔培養人才的能力不強。這些行為對單位發掘內部人才能力有所影響和弱化，輕視了其現實效用。

2 解決現代人事檔案管理問題的措施

2.1 提高對人事管理的重視

為了保證檔案管理工作的有效實施和開展，首先要轉換對管理工作的看法。單位的高層需要提高對人事管理的重視程度，這樣才可以加強其工作的效果和質量，充分發揮出其管理的作用和價值。單位高層可以將其工作歸到日常工作內容之中，再根據單位自身的實際情況來進行具有針對性的優化和改進計劃，加強單位的全面管理力度，為單位的持續發展和進步奠定基礎。同時，還可以讓單位的每一位員工都意識到檔案管理的意義，創設良好的管理氛圍和環境。

2.2 提高管理人員素質

在事業單位人事檔案管理工作中，管理人員是十分重要的一項，可以說管理人員的素質會從根本上決定檔案管理工作的質量，因此需要全面提高檔案管理人員的職業素養與專業技術水平。只有人事檔案管理人員的自身素質有所提高，才能夠推動事業單位的人事檔案管理工作順利高效進行。

2.3 健全人事檔案管理工作制度

人事檔案的管理工作十分復雜，需制定一套用來約束和規范的制度，若無規章制度便無法使管理更加有效。加強力度宣傳《檔案法》內容，增加人們對檔案基礎法律的認識，要求管理者必須知法守法，可以自覺宣傳《檔案法》。單位在收集到檔案信息后，必須嚴格進行歸檔、調出和轉入等程序，防止管理有疏漏。根據法律規定，懲罰檔案造假或自行修改的人員，嚴格執行有關規章，追究失職管理人員的責任，防止出現違法和擾亂紀律的情況出現。

2.4 注重與現代化管理技術相匹配

想要在信息技術發展迅速的現代社會取得科學、精準、完善的人事檔案管理成果，就要強化信息化技術的使用層次，并且持續性提高管理工作的標準化與專業化，注重利用電子信息化新科技進行人事檔案管理，建立計算機電子人事檔案，并注意電子人事檔案與傳統紙質人事檔案之間的協調管理。如，安裝檔案信息查詢系統，支持基層職工通過該系統查詢自身的檔案信息，但是不可修改。設置領導者客戶端，支持對工作人員評價、嘉獎等功能。直接借助客戶端將信息提供給檔案管理部門，由檔案管理者將信息錄入到對應人員的檔案內。之所以設置檔案管理人員的信息錄入環節，是要禁止部門領導者直接修改人事檔案造成管理方面的問題，并且管理人員可實現信息的精準化錄入。

3 結束語

在現代化社會中，事業單位人事檔案管理應該跟隨時代前進的步伐，使管理的目標與任務符合現代化的發展要求。陳舊的管理方式已經不能適應目前事業單位的發展，應該及時改變或者淘汰，花更多的精力在研究新的管理模式上。我國的經濟發展突飛猛進，導致部分人事檔案管理落伍于經濟發展，產生很多不足和問題。所以為了有效處理這些問題，必須要加強對人事管理人員的要求，在管理中結合單位人事的實際情況，把相對應的解決辦法落實到位。