房地產檔案管理工作的創新思考

夏美麗

（山東中陽房地產開發集團有限公司，山東 壽光 262700）

房地產檔案管理工作是一項非常嚴謹的工作，隨著社會和科技的發展，只有不斷創新，才能跟得上時代潮流，發揮檔案管理所應有的作用。房地產的檔案管理工作要如何進行創新和改革，這便是以下將會提到的重點，本文將從房地產檔案管理工作現狀進行分析。

1 房地產檔案管理工作的現狀

加強對于房地產業務檔案管理工作有助于企業房地產管理的改革方案，更夠不斷更新思想不斷發現制度當中存在的問題，同時在檔案管理當中我們能夠更加直觀的觀察檔案信息，做出大數據分析，在檔案管理當中要重視對于流水賬目和顧客個人信息的管理，通過這些檔案的深入分析，可以對未來的建設工作具有指導性作用。而房產檔案的保存完善就是裁決中最有力的參考依據。面對這樣的局面，本文指出以下三點房產檔案管理工作上的問題：

1）對檔案管理缺乏重視。在房地產檔案管理當中，要制定相關的法律法規，保證業務辦理的合理化，同時要對人員實行一定的監督工作，同時工作人員也要恪守職業道德，保障客戶的信息安全不被泄漏。在工作當中，要注重不同部門的合理分工，各部門之間協同配合提高辦事效率。同時在實際業務辦理當中，工作人員要學會合理的變通，工作上要有一定的靈活性，思想不能夠太過迂腐，要切身為客戶思考。

2）檔案管理責任人不明。對于檔案管理，因為很多工作人員都不是很重視，房地產開發商沒有為檔案管理設置相應的部門，房產商的盤越大，房產檔案管理也就越不明確，工作人員越界管理，也會產生職能擴大的問題，在檔案管理工作當中沒有形成信息化的管理平臺，在對于檔案的調出過程當中，由于資料數量過多導致工作效率低下，進行合理的信息化平臺建設是如今房產檔案需要創新的必然。

3）房地產檔案數量激增。在當今的房地產檔案管理當中，其工作內容涉及建筑群的合理規劃，土地資源的審批以及房屋銷售合同管理等方面的內容，日益激增的房產檔案數量，讓工作人員也疲于應付，以至于在很多時候接受部門在接收檔案的時候沒有認真檢查，最終造成檔案的缺失或者錯漏，這樣的管理極其松懈和不科學，所以房產檔案管理工作存在很大的漏洞。

2 房地產檔案管理創新的方法

1）強化基礎業務。房地產檔案的資料比較繁瑣，要落實好檔案管理工作，首要做的事情就是需要收集資料。而收集工作是一個比較繁雜的工作，因為房產檔案的資源來源是多渠道，這就需要檔案管理部門要從多渠道進行資料的收集和歸納。工作人員可以改變傳統人員一個一個渠道去溝通的做法，讓專人負責專項工作，渠道一使用一個專員進行溝通相應的檔案資料，渠道二使用另一個專員溝通協調另外一項檔案資料，這樣以此類推，當積累一定量之后，專員對自己的渠道就掌握的非常好，這時候，就可以通過帶新人的方式來推進工作的進度，讓不同的專員小組與自己對應的渠道進行溝通協商，這樣的方式可以讓資料收集的速度加快，辦事效率也大大提高。除此之外，管理人員還是要做好檔案的整理和編目工作，這些基礎檔案管理工作都應該落實到人頭去負責。比如，對于房地產開發商來說，柜面咨詢的服務是必要的，但在這一塊本文在后面會提到如何改進，房地產商要做好服務工作，其中也就包括了房產檔案管理這一塊，派遣優秀員工是目前檔案管理工作的重要任務，只有在確保對檔案管理工作進行有效的日常監督和檢查，才能保證管理人員的工作完成度，以及資料的完整性，對于內容、質量有問題的檔案要及時進行清理和完善，最終交回的檔案一定是保證資料完整無誤，所有資料都應該有效的情況下，才可以入庫歸檔，所以，優秀員工的重要性毋庸置疑，同時，對于送到檔案室的檔案，要進行編號，最后放到文件柜上相應的位置上，并建立一本目錄檢索，方便有人咨詢的時候能快速查找到相應的檔案。

2）重視信息建設。對于傳統檔案整理的過程，工作人員應該一邊收集完善資料，一邊建立電子檔案，并定期對單位和個人進行復查，如果需要更正或改動，要及時處理，對用戶的信息要做到有證可查。同時，房產檔案信息數量巨大，在確認維護權利人、物權等方面都有重要的作用，利用率很高。所以，如何運用信息技術，建立高效、準確、便捷的檢索數據庫就非常重要。在數據庫的建立中，一定要具備房屋產權編號、檔案保管編號、門牌號、產權人、身份證號等具體數據，而對這些具體數據都能通過其中的某一個或者某幾個關鍵詞進行搜索查詢，這樣的方式就可以大大縮減服務人員的辦事效率，提供更多的時間給到工作人員進行檔案管理和整理的工作。同時，對于房屋信息的動態更新，也應該有相應的管理系統設置，幫助房屋的信息實現動態更新，并通過3D模型的建立，為管理系統打造一個清晰真實的樓盤信息展示平臺。比如，對于信息化數據庫內的模塊建設，可以請專業的技術人員進行平臺的打造，設計電子檔案的模板，在每一份檔案的錄入過程中，都需要錄入常規的數據和內容，這些內容都是上文提到過的重要編號和資料，包括圖片和照片，也應該有相應的位置進行登記和填寫，并做好專業的檢索，在查詢者需要進行查詢的時候，工作人員幫助檢索其中一個相關內容就可以檢索到電子檔案，這樣的方式可以提高房產檔案的咨詢效率。對于樓盤信息的更迭和變動，信息系統的首頁上也可以看到即時數據，這樣工作人員對檔案管理就更加的清晰明了。

3）優化服務意識。隨著房地產的交易越來越多，房產信息檔案所需要的獨立空間也越來越大，對于這些問題，電子檔案解決了絕大一部分，但對于咨詢服務這一塊，還是占用了大量的人力資源，因為國家的宏觀政策導致很多房產檔案的調取和變動，這都讓傳統的電子檔案有點運行不利，因而上文提到的數據庫就能更好地解決這個問題，將房產檔案數據庫進行局域網連接，互聯網技術的不斷發展，在處理數據的方式上也是較多地運用到了信息技術手段，要求相關檔案管理部門充分利用網絡手段，建成網絡信息化的管理方式，幫助客戶能夠更加便捷高效的辦理業務，實現客戶在足不出戶的情況下進行手機辦公。在人員管理方面，要定期對工作人員進行符合時代化的培訓工作，要求相關人員掌握一定的專業技能，能夠更好地投入到為人民服務當中。

檔案管理工作也需要有一個健全機制，對于打印出來的檔案，不可隨意丟棄，如果咨詢者廢棄掉檔案復印件，需要進行粉碎或者蓋上一個作廢字樣的鮮章，另外，對于需要的檔案文件，檔案管理人員也應該出具相應的章來證明檔案的真實性，這樣的操作會大大縮短咨詢者的辦理時間，也會幫助檔案管理人員快速完成任務，提高整體服務水平。

3 結束語

綜上所述，房產檔案管理部門要認清檔案管理的現狀，著手加強檔案管理，認真分析管理中可能存在的問題和原因，并針對性地將問題一一解決，提高房產檔案管理的質量，同時，利用信息化技術讓查詢工作能夠更加便捷，脫離人手不足的困境，讓人力資源都用在更需要精細化管理的工作之中，讓房產檔案管理工作能更好地服務于社會，服務于業主，服務于人民群眾。