探究新時期行政事業單位現代化人事檔案管理建設的意義和對策

董名丹

（四平市城市管理信息中心，吉林 四平 136000）

我國很多行政事業單位對于人事檔案管理建設不重視，依然沿用傳統的人事檔案管理方式，紙質的管理方法嚴重影響了資料的安全性，對于檔案的調閱效率也有很大影響。新時期背景下，行政事業單位要充分利用現代化的信息技術，構建完善的現代化人事檔案管理系統，加強對人事專員專業性的重視，從而能夠確保行政事業單位的各項管理工作能夠順利進行。

1 行政事業單位現代化人事檔案管理的意義

第一，現代化人事檔案管理好地解決傳統紙質檔案管理存在的問題，能夠使人事檔案管理效率和安全性不斷增強。行政事業單位在組建和運行的過程中，就會形成單位內部的人事檔案，人事檔案中包括員工的各種基本資料，還包括單位本身的發展資料、運營資料等。行政事業單位在運營和發展的過程中，人事檔案的相關數量也會隨之增加，人事檔案也會不斷擴充、更新。人事檔案對于行政事業單位管理至關重要，是行政事業單位在運行過程中的重要依據，能夠為行政事業單位的改革和發展提供翔實的關鍵參考資料，為人事崗位的調動提供關鍵的決策依據。無論是行政事業單位隊伍的優化、人員的變動以及科室調整等，都依靠人事檔案管理咨詢。現代化人事檔案管理能夠充分發揮出自身的作用，使人事檔案管理的利用效率進一步提高，更快速有效地進行人事檔案的調閱與統計。

第二，行政事業單位現代化人事檔案管理能夠更好地幫助解決傳統人事檔案管理中存在的問題。我國當前很多行政事業單位仍然使用傳統的人事檔案的管理方法，部分資料仍然使用紙質材料進行存放，存放時擺放在普通的檔案柜中，這種傳統的管理方法帶來了很多問題。紙質材料的人事檔案管理方法，容易導致人事檔案的目錄不清晰，在行政事業單位進行調閱的過程中，只能按照人事工作者的經驗進行預估選擇，影響了人事檔案的相關調閱效率。傳統的人事檔案管理方法人事檔案存放相對集中，因此在進行調閱的過程中，不能進行實時調閱，也只能由相關派遣的工作人員進行調研，消耗了很多時間成本。傳統人事檔案管理過程中，檔案的調閱需要經過多個環節審批，經常出現一次審批不能滿足全部調閱的需求，從而出現了多次審批的問題。上述問題都容易導致行政事業單位人事檔案的應用效率降低，行政事業單位內部的管理效率也會隨之降低。紙質的人事檔案如果遇到了陰雨天，空氣濕度相對較大的時候，如果不能對人事檔案存放處進行及時的除濕、通風工作，紙質的人事檔案非常容易發霉、受潮。行政事業單位現代化人事管理能夠有效避免由于紙質答案帶來的各種不便，節省了檔案調閱時間，全面提升了行政事業單位人事檔案管理的效率，為行政事業單位的正常運營和發展提供更多的幫助。

2 行政事業單位人事檔案管理存在的問題

1）管理意識薄弱。我國當前大部分行政單位在進行管理的過程中將重點都放在業務領域上，對于人事檔案管理工作并不重視，企業管理者對于人事檔案的管理意識相對薄弱，導致了很多行政單位沒有構建完善的現代化人事管理體系?，F代化人事檔案管理能夠有效提高企業行政管理的效率，有利于單位的整體運營發展。

2）管理不夠規范。我國當前很多行政事業單位的現代化人事檔案管理不夠規范，對于員工和各種事項相關資料的收集、整理、利用、統計、鑒定、保存等環節沒有進行明確規定。其一，人事檔案的權威性和真實性不能得到保障，存在著隨意涂改和造假的問題，無法為單位提供可靠的數據支撐；其二，很多人事專員的專業性不強，對于現代的人事檔案管理知識掌握程度不足，操作技能也存在著一定的問題。據權威調查顯示，在很多單位內部并沒有配備專門的人事檔案管理人員，有些人事檔案管理人員根據單位的具體需求臨時借調而來，自身的專業性得不到保障，因此在對人事檔案進行處理的過程中，經常會出現人為方面的問題。

3）利用效率低下。行政事業單位人事檔案管理最主要的目的就是合理地使用人事檔案系統，為行政事業單位的運營和發展提供服務。我國當前很多行政事業單位對于人事檔案管理的作用并不明確，認為人事檔案管理工作只是簡單的保存和存放人事檔案，不能充分對人事辦管理系統進行利用，導致人事檔案管理系統的利用效率低下。

3 新時期行政事業單位現代化人事檔案管理建設的對策

1）建立嚴格的規章制度?，F代化人事檔案管理結合了傳統人事檔案管理和信息化管理，使人事檔案管理效率能夠不斷提升。行政事業單位應該建立嚴格的人事檔案管理制度，要充分地使用現代化信息技術，構建完善的現代化人事檔案網絡，在網絡平臺上公布各項規章制度。無論是行政事業單位的管理者還是人事專員都要全面提升現代化人事檔案管理意識，構建完善的檔案收集、管理、保存以及調閱制度，使人事檔案管理操作有章可循，充分發揮出現代化人事檔案管理的優勢。

2）做好檔案的甄別歸檔。人事專員要充分利用現代化技術做好人事檔案的甄別和歸檔工作，轉變傳統的紙質檔案管理方式，使人事檔案在調閱的過程更便利。人事專員必須要做好人事檔案的相關核實工作，確保各項資料的準確性，定期要對人事檔案進行徹底的清理和檢查，如果發現過期、不實的信息要及時進行更新和處理，從而能夠更全面地保障人事檔案自身的完整性。

3）加強檔案管理的信息化輔助。信息化技術能夠有效幫助企業實現數據的保存和傳遞，對于構建現代化人事檔案管理體系有至關重要的作用。因此必須要加強人事檔案管理中的信息化輔助，從而才能全面提升行政事業單位人事檔案管理的質量和效率。人事專員在開展工作的過程中，要以保密性和準確性作為原則，充分使用信息化輔助，使用各種先進的硬件和軟件實現數據的傳遞和保存。

4）加強隊伍建設。行政事業單位人事檔案的工作者為人事專員，人事專員的專業性、工作經驗、職業操守等都是決定人事檔案管理工作能否順利進行的關鍵。因此必須要加強隊伍的建設，在人事專員招聘的過程中，要著重對專業性理論知識進行考察，對操作規范進行檢驗，綜合判斷是否能夠勝任人事檔案管理工作。對現有的人事專員要進行定期培訓與考察，全面提升人事專員的綜合能力。還需要對人事專員進行思想層面的教育，使人生專員能夠更充分地認識到現代化人事檔案管理的重要性。

4 結語

現代化人事檔案管理能夠為單位的各項決策提供數據支撐，使單位的各項行政工作能夠有條不紊地進行。在新時代背景下，充分利用先進科學技術，能夠使人事檔案管理更加規范，使各項管理工作能夠更有序地展開，能夠更好地規避傳統人事檔案管理中存在的問題，使人事檔案管理效率進一步增強。