檔案管理歸檔整理分類技巧初探

樊瑞其

（臨縣法律援助中心，山西 呂梁 033200）

檔案最關(guān)鍵的特征在于檔案所記錄的是原始信息。作為一種廣泛的社會(huì)現(xiàn)象，檔案在繼承人類社會(huì)歷史和文化等方面具備關(guān)鍵價(jià)值。檔案與人類社會(huì)生活生產(chǎn)相伴而生，屬于人類社會(huì)特有的現(xiàn)象。合理保存檔案對(duì)未來社會(huì)發(fā)展具備指導(dǎo)和參考價(jià)值，因此，合理整理和分類檔案，能夠防止檔案信息的失真和丟失，提升檔案管理質(zhì)量。

1 檔案管理之歸檔整理分類的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理觀念較落后

由于缺乏現(xiàn)代化檔案管理理念的正確指導(dǎo)，部分部門和機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中依舊采用傳統(tǒng)方式；缺乏檔案歸檔分類意識(shí)，導(dǎo)致工作質(zhì)量難以提升、工作難度提高、工作數(shù)量增加[1]。因此，在檔案管理過程中，應(yīng)高度重視相關(guān)工作者對(duì)現(xiàn)代化檔案管理理念的掌握，并將其應(yīng)用于檔案歸檔、整理和分類中。

1.2 檔案管理欠缺專業(yè)性

相關(guān)調(diào)查表明，目前部門、機(jī)構(gòu)等單位從事檔案管理工作的職員普遍由其他崗位職員或機(jī)關(guān)內(nèi)部的調(diào)動(dòng)組成，缺少專業(yè)檔案管理人才，導(dǎo)致檔案管理工作總體欠缺專業(yè)性。而專業(yè)化檔案管理是充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的基礎(chǔ)和前提。以下是檔案管理工作中欠缺專業(yè)性的詳細(xì)表現(xiàn)：第一，缺少專業(yè)性的整理、歸檔和分類辦法；第二，缺少專業(yè)管理人才；第三，檔案管理職員流動(dòng)性強(qiáng)；第四，檔案整理、歸檔和分類規(guī)范和程序缺少專業(yè)性。

1.3 檔案整理信息化水平較弱

處于信息化時(shí)代，檔案管理的信息化是必然趨勢(shì)，也是關(guān)鍵部分。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，信息化檔案管理可以節(jié)約大量人力和物力，而當(dāng)前部分機(jī)構(gòu)的檔案管理缺少信息化技術(shù)，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，缺乏檔案信息化管理觀念；第二，缺少檔案信息化管理技術(shù)，如檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等；第三，缺少具備信息技術(shù)的檔案整理人才。

2 檔案管理之歸檔整理分類的技巧

2.1 整理程序

檔案信息具備繁雜、豐富、分散等特征，因此，在檔案的分類、整理和歸檔中，構(gòu)建相應(yīng)的整理程序極為關(guān)鍵。該程序應(yīng)契合檔案管理職員現(xiàn)狀，經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，切合整理程序，能夠提高檔案歸檔、整理和分類效率。因此，檔案管理者應(yīng)以特征為依據(jù)分類需要?dú)w檔的檔案，比如，將檔案的類型、所屬部門、類型和性質(zhì)等作為檔案劃分的首要依據(jù)，以完成檔案大致內(nèi)容和所屬性質(zhì)的劃分。以文件所屬要素和構(gòu)成要素等為依據(jù)展開不同門類的劃分，構(gòu)建檔案初級(jí)整理分類程序[2]，以提高檔案管理的效率，是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是檔案歸檔的前提。在不同類型檔案的管理選擇不同的整理程序，與其中整理內(nèi)容相對(duì)應(yīng)，從而簡(jiǎn)化整理步驟，明晰整理思路。

2.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的分類整理

伴隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)實(shí)力的增強(qiáng)，國(guó)家科技實(shí)力亦穩(wěn)步提高，在信息科技普及的環(huán)境下，檔案整理、歸檔、分類的信息化是大勢(shì)所趨，電子檔案在檔案管理領(lǐng)域已得到普及，但大量檔案管理部門依舊采用紙質(zhì)檔案管理辦法，人工尋找和擺放等極大降低檔案管理的效率，且損耗財(cái)力、物力和人力。因此，在檔案管理方面，可使用電子化管理系統(tǒng)和電子化檔案自動(dòng)升降柜，規(guī)范化、有序化檔案管理；電子檔案“電子化管理”和電子文件“電子化歸檔”的理念在檔案管理工作漸漸普及，與紙質(zhì)檔案一樣，電子檔案亦成為現(xiàn)代化檔案管理的媒介和載體。而且，電子檔案更契合當(dāng)前社會(huì)節(jié)奏，符合人民生活。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同的是，電子檔案在錄入和查詢方面極為迅速，具備顯著優(yōu)勢(shì)，大量節(jié)省人力資源，且電子檔案管理模式在發(fā)展中不斷更新?lián)Q代。紙質(zhì)檔案的歸檔辦法依舊是使用人力資源歸檔這一傳統(tǒng)模式，但隨著時(shí)代的發(fā)展和不斷深入的檔案管理研究，紙質(zhì)檔案歸檔程序也被不斷優(yōu)化、簡(jiǎn)化。但電子檔案在節(jié)省時(shí)間資源和人力資源方面具有顯著優(yōu)勢(shì)，致使檔案歸檔的規(guī)范性和精準(zhǔn)性不斷提高。同時(shí)，電子歸檔軟件亦不斷更新?lián)Q代，因此，檔案管理工作者必須接受相關(guān)專業(yè)技巧的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

2.3 細(xì)分技巧

細(xì)分技巧是指以類別、輕重、級(jí)別為依據(jù)分類整理檔案，檔案管理也存在輕重緩急和上下級(jí)之分，在檔案管理工作中應(yīng)分清檔案的細(xì)化條例和輕重緩急。面對(duì)繁雜的檔案體系，各部門應(yīng)負(fù)責(zé)所處級(jí)別的檔案歸檔，避免工作缺失和重復(fù)，防止檔案系統(tǒng)的失誤或斷層。檔案歸檔雖復(fù)雜紛繁，但有章可循，檔案管理工作者應(yīng)明晰檔案細(xì)分原則，應(yīng)牢記于心，應(yīng)用于檔案管理過程中；檔案整理歸檔分類應(yīng)遵循先重后輕的原則，提高工作效率。檔案的分條縷析是檔案歸檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)檔案詳細(xì)的分條縷析能夠提高檔案分類整理效率和檔案系統(tǒng)的總體質(zhì)量。檔案管理者可依據(jù)大類別分類，小類別細(xì)分，繼續(xù)深層次劃分，以細(xì)節(jié)為切入點(diǎn)，簡(jiǎn)便化、細(xì)致化歸檔工作。

3 結(jié)束語

檔案在指導(dǎo)未來事件和記錄歷史事件等方面都具備尤為關(guān)鍵的價(jià)值和意義。為保證正常發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，合理科學(xué)的整理、分類和保存檔案勢(shì)在必行。因此，相關(guān)工作者應(yīng)明確認(rèn)知科學(xué)合理整理和分類檔案的價(jià)值和重要性，全面掌握檔案歸檔、整理和分類的技巧，充分提升檔案管理工作的成效和質(zhì)量。