檔案管理歸檔整理分類技巧初探

樊瑞其

（臨縣法律援助中心，山西 呂梁 033200）

檔案最關鍵的特征在于檔案所記錄的是原始信息。作為一種廣泛的社會現象，檔案在繼承人類社會歷史和文化等方面具備關鍵價值。檔案與人類社會生活生產相伴而生，屬于人類社會特有的現象。合理保存檔案對未來社會發展具備指導和參考價值，因此，合理整理和分類檔案，能夠防止檔案信息的失真和丟失，提升檔案管理質量。

1 檔案管理之歸檔整理分類的現狀

1.1 檔案管理觀念較落后

由于缺乏現代化檔案管理理念的正確指導，部分部門和機構在檔案管理工作中依舊采用傳統方式；缺乏檔案歸檔分類意識，導致工作質量難以提升、工作難度提高、工作數量增加[1]。因此，在檔案管理過程中，應高度重視相關工作者對現代化檔案管理理念的掌握，并將其應用于檔案歸檔、整理和分類中。

1.2 檔案管理欠缺專業性

相關調查表明，目前部門、機構等單位從事檔案管理工作的職員普遍由其他崗位職員或機關內部的調動組成，缺少專業檔案管理人才，導致檔案管理工作總體欠缺專業性。而專業化檔案管理是充分實現檔案價值的基礎和前提。以下是檔案管理工作中欠缺專業性的詳細表現：第一，缺少專業性的整理、歸檔和分類辦法；第二，缺少專業管理人才；第三，檔案管理職員流動性強；第四，檔案整理、歸檔和分類規范和程序缺少專業性。

1.3 檔案整理信息化水平較弱

處于信息化時代，檔案管理的信息化是必然趨勢，也是關鍵部分。與傳統檔案管理方式相比，信息化檔案管理可以節約大量人力和物力，而當前部分機構的檔案管理缺少信息化技術，主要表現為以下幾點：第一，缺乏檔案信息化管理觀念；第二，缺少檔案信息化管理技術，如檔案數據庫等；第三，缺少具備信息技術的檔案整理人才。

2 檔案管理之歸檔整理分類的技巧

2.1 整理程序

檔案信息具備繁雜、豐富、分散等特征，因此，在檔案的分類、整理和歸檔中，構建相應的整理程序極為關鍵。該程序應契合檔案管理職員現狀，經過實踐檢驗，切合整理程序，能夠提高檔案歸檔、整理和分類效率。因此，檔案管理者應以特征為依據分類需要歸檔的檔案，比如，將檔案的類型、所屬部門、類型和性質等作為檔案劃分的首要依據，以完成檔案大致內容和所屬性質的劃分。以文件所屬要素和構成要素等為依據展開不同門類的劃分，構建檔案初級整理分類程序[2]，以提高檔案管理的效率，是檔案管理的關鍵環節，是檔案歸檔的前提。在不同類型檔案的管理選擇不同的整理程序，與其中整理內容相對應，從而簡化整理步驟，明晰整理思路。

2.2 紙質檔案與電子檔案的分類整理

伴隨著國家經濟實力的增強，國家科技實力亦穩步提高，在信息科技普及的環境下，檔案整理、歸檔、分類的信息化是大勢所趨，電子檔案在檔案管理領域已得到普及，但大量檔案管理部門依舊采用紙質檔案管理辦法，人工尋找和擺放等極大降低檔案管理的效率，且損耗財力、物力和人力。因此，在檔案管理方面，可使用電子化管理系統和電子化檔案自動升降柜，規范化、有序化檔案管理；電子檔案“電子化管理”和電子文件“電子化歸檔”的理念在檔案管理工作漸漸普及，與紙質檔案一樣，電子檔案亦成為現代化檔案管理的媒介和載體。而且，電子檔案更契合當前社會節奏，符合人民生活。與傳統紙質檔案不同的是，電子檔案在錄入和查詢方面極為迅速，具備顯著優勢，大量節省人力資源，且電子檔案管理模式在發展中不斷更新換代。紙質檔案的歸檔辦法依舊是使用人力資源歸檔這一傳統模式，但隨著時代的發展和不斷深入的檔案管理研究，紙質檔案歸檔程序也被不斷優化、簡化。但電子檔案在節省時間資源和人力資源方面具有顯著優勢，致使檔案歸檔的規范性和精準性不斷提高。同時，電子歸檔軟件亦不斷更新換代，因此，檔案管理工作者必須接受相關專業技巧的學習和培訓。

2.3 細分技巧

細分技巧是指以類別、輕重、級別為依據分類整理檔案，檔案管理也存在輕重緩急和上下級之分，在檔案管理工作中應分清檔案的細化條例和輕重緩急。面對繁雜的檔案體系，各部門應負責所處級別的檔案歸檔，避免工作缺失和重復，防止檔案系統的失誤或斷層。檔案歸檔雖復雜紛繁，但有章可循，檔案管理工作者應明晰檔案細分原則，應牢記于心，應用于檔案管理過程中；檔案整理歸檔分類應遵循先重后輕的原則，提高工作效率。檔案的分條縷析是檔案歸檔的關鍵環節，對檔案詳細的分條縷析能夠提高檔案分類整理效率和檔案系統的總體質量。檔案管理者可依據大類別分類，小類別細分，繼續深層次劃分，以細節為切入點，簡便化、細致化歸檔工作。

3 結束語

檔案在指導未來事件和記錄歷史事件等方面都具備尤為關鍵的價值和意義。為保證正常發揮檔案的使用價值，合理科學的整理、分類和保存檔案勢在必行。因此，相關工作者應明確認知科學合理整理和分類檔案的價值和重要性，全面掌握檔案歸檔、整理和分類的技巧，充分提升檔案管理工作的成效和質量。