醫(yī)院干部人事檔案管理存在問題及措施

尹 蕾

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博 255036）

醫(yī)院的干部人事檔案信息，記錄了各崗位員工一生中最原始的各項信息，是醫(yī)院有效任用人才的一個重要參考依據(jù)。這就對干部人事檔案管理提出了嚴(yán)格的要求。為了更好地促進醫(yī)院的健康穩(wěn)定發(fā)展，我們就需要對醫(yī)院的干部人事檔案管理進行深入的研究和分析。

1 現(xiàn)階段醫(yī)院干部人事檔案管理存在問題

首先，我國現(xiàn)階段醫(yī)院干部人事檔案的收集、整理工作存在不足。由于醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)能力較低，多數(shù)不是檔案專業(yè)院校畢業(yè)，使得他們在進行醫(yī)院干部人事檔案的收集、整理的過程中，工作不夠?qū)I(yè)，導(dǎo)致應(yīng)該被及時存入檔案的材料沒有被有效的收集。如：職稱評定、優(yōu)秀員工獎勵、年度績效考核、職務(wù)晉升等重要事件發(fā)生的材料，必然會使干部的個人信息發(fā)生變化，這些信息都應(yīng)該被及時、完整的記錄在個人檔案中[1]。由于相關(guān)管理人員工作經(jīng)驗不足，對其中很多信息做不到詳細(xì)記錄，從而導(dǎo)致人事檔案信息滯后，不能及時反映相關(guān)人員的情況，制約醫(yī)院對人才的有效管理。還有部分醫(yī)院人事檔案在收集和整理過程中，沒有對這些檔案信息的真實性和有效性進行審核和辨別，也導(dǎo)致很多人事檔案不能夠真實的反映相關(guān)人員的情況，也給醫(yī)院培養(yǎng)人才帶來了一定的困難。

其次，少數(shù)醫(yī)院不重視醫(yī)院干部人事檔案的存放工作，對于檔案的歸檔沒有明確的制度，致使很多人事檔案在收集之后，存放的比較隨意，沒有進行分類歸檔，影響了人事檔案的調(diào)取及使用的效率。醫(yī)院的檔案室還存在沒有有效的標(biāo)簽標(biāo)記，不同類型的人事檔案混合存放，在使用時查找起來非常困難，而且，這種情況也會導(dǎo)致人事檔案的丟失或者損壞等問題，一旦這些問題發(fā)生，很難被及時發(fā)現(xiàn)，造成醫(yī)院人事管理工作不必要的損失[2]。這種不科學(xué)、不合理、不規(guī)范的檔案管理情況，極大的影響了醫(yī)院對于相關(guān)人員真實情況的了解，也造成了一些不必要的工作阻礙。

第三，許多醫(yī)院對干部人事檔案的管理意識也較弱，使得很多檔案不能夠被有效保護。有的醫(yī)院雖然有專門的干部人事檔案室，但是對于存放的檔案保護卻不夠認(rèn)真。我們很多醫(yī)院的人事檔案，一旦存入檔案室，可能很久都不會再進行重新核對，這也使得時間較長的人事檔案出現(xiàn)了不同程度的損毀或者缺失。極大影響了人事檔案內(nèi)容的完整性，也導(dǎo)致很多醫(yī)院在進行人才評定的時候，無法提供更有力的信息及證 明[3]。另外，由于一些管理人員在工作中態(tài)度不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，不能嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在人事檔案管理中違規(guī)借閱等，致使極個別內(nèi)容被私自篡改，影響了醫(yī)院干部人事檔案的真實性和嚴(yán)肅性。

2 新形勢下醫(yī)院干部人事檔案管理的措施

1）加強管理人員的管理意識。由于醫(yī)院干部人事檔案的重要作用，醫(yī)院應(yīng)該高度重視人事檔案的管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行國家的《檔案法》，并根據(jù)醫(yī)院的管理特點，制定詳細(xì)的檔案管理制度，使醫(yī)院人事檔案管理工作能夠科學(xué)、有效、規(guī)范的進行。為了保證檔案管理制度的有效實施，對于醫(yī)院檔案管理人員必須實現(xiàn)專職專管，專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)是不可缺少的，通過正規(guī)培訓(xùn)機構(gòu)強化對管理者培訓(xùn)。要求管理人員要及時、認(rèn)真、細(xì)致的進行檔案的收集和歸檔工作[4]。同時也要加強醫(yī)院干部人事檔案管理人員的思想教育工作，要加大對醫(yī)院人事檔案重要性的宣傳，讓每一個管理人員都能夠從思想中深刻認(rèn)識到人事檔案在醫(yī)院健康發(fā)展中的重要作用和意義，從而提高醫(yī)院檔案管理人員的工作意識，進而促進醫(yī)院干部人事檔案管理工作的有效、規(guī)范進行。

2）加強人事檔案的審核工作。醫(yī)院干部人事檔案的真實性，是保證人事檔案有效性的基礎(chǔ)，人事檔案所發(fā)揮的作用，首先就是建立在檔案真實性的基礎(chǔ)上的。所以，這就要求我們的檔案管理要保證醫(yī)院干部人事檔案的真實。為了避免在醫(yī)院干部人事檔案信息中出現(xiàn)虛假記載等，我們就要加強人事檔案的審核工作。對于檔案收集和整理過程中出現(xiàn)的虛假信息，我們要從以下幾個方面來預(yù)防。首先，就是在干部人事檔案進入檔案室時，就要對檔案內(nèi)容進行必要的審核，對于有疑問的信息，我們可以要求相關(guān)人員提供資料的原件以便進行復(fù)核。其次，在醫(yī)院干部人事檔案信息整理后，要與相關(guān)人員本人進行簽字確認(rèn)，承諾對信息的真實性負(fù)責(zé)[5]。第三，完善程序。對人事檔案信息確認(rèn)無誤并簽字后，加蓋單位公章，并對檔案進行嚴(yán)格保管，杜絕對檔案內(nèi)容進行私下修改等。

3）加強人事檔案的信息化管理。為了避免醫(yī)院干部人事檔案的丟失及損毀等問題，我們也要加強醫(yī)院人事檔案的保護工作。首先就要加大人事檔案管理的資金投入，紙質(zhì)檔案袋更換成符合檔案規(guī)范要求的新型檔案盒，配備移動式檔案密集架。引進先進的信息化管理設(shè)備，完善并及時更新醫(yī)院的人事檔案管理平臺，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化和電子化。利用先進的信息化技術(shù)，將人事檔案信息錄入到信息化系統(tǒng)中，這樣，就避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的易丟失、易損毀的問 題[6]。先進的信息化電子檔案管理平臺，還能夠使醫(yī)院人事檔案的管理工作更加的簡單易行。醫(yī)院的檔案管理人員可以通過信息化媒介，對人事檔案進行分類匯總，對干部的信息進行有效分析，并建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，極大的方便干部考察、考核、任免、調(diào)配、統(tǒng)計等工作。通過信息化電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理，可以使我們的檔案信息的保護工作能夠得到可靠保障。為了使信息化媒介在醫(yī)院干部人事檔案管理中得到有效應(yīng)用，我們就必須確保原始紙質(zhì)人事檔案信息在錄入電子媒介時，信息的及時性、完整性、正確性等，否則，將影響信息化媒介在醫(yī)院人事檔案管理中的作用的發(fā)揮。

4）提高檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)。為了提高醫(yī)院干部人事檔案管理的效果，我們必須要建立一個高素質(zhì)的人事檔案管理人員的隊伍。高素質(zhì)的人事檔案管理人員，能夠保證醫(yī)院人事管理制度和管理流程的有效執(zhí)行，也能夠減少或者避免人事檔案管理工作中的人為錯誤。這就需要我們選用專業(yè)的檔案管理人才。在招聘檔案管理人員時，需要具備相應(yīng)的從業(yè)資格或者檔案管理資質(zhì)證書，在人事檔案管理人員入職后，還要進行必要的入職培訓(xùn)，使其能夠深入理解并掌握醫(yī)院的干部人事檔案管理的各項要求[7]。還要定期組織人事檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使他們的工作能力和管理水平能夠不斷的提升。要培養(yǎng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，鼓勵管理人員在日常工作中，對相關(guān)的其他領(lǐng)域的知識進行主動探索和學(xué)習(xí)，例如：法律知識、計算機應(yīng)用知識等，這些都將有效的輔助檔案管理人員能夠更好地進行人事檔案管理工作。我們還要對醫(yī)院的人事檔案管理人員進行相應(yīng)的工作考核，對于在工作中不能嚴(yán)格遵守國家《檔案法》和醫(yī)院的檔案管理制度的人員要進行相應(yīng)的處罰。

醫(yī)院的干部人事檔案信息具有嚴(yán)肅性，它是醫(yī)院能夠更好的任用人才，評價人才的一個重要依據(jù)。所以，保證醫(yī)院干部人事檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性，是醫(yī)院干部人事檔案管理中的重要內(nèi)容。為了更好地收集、整理、管理醫(yī)院干部人事檔案，我們就要加強人事檔案管理意識，加強人事檔案信息的審核，并運用信息化技術(shù)等輔助手段提升醫(yī)院干部人事檔案的保護工作。我們還要不斷的增強醫(yī)院人事檔案管理人才的培養(yǎng)工作，使管理人員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，能夠達到醫(yī)院對干部人事檔案管理的要求，促進醫(yī)院各項工作和諧健康發(fā)展。