新時期住房公積金檔案管理的特點與措施

向 偉

（荊州住房公積金管理中心，湖北 荊州 434000）

住房檔案在住房管理系統中發揮著重要作用，因此住房管理需要高度重視，其中住房配置文件是記錄公共交通交易的檔案文件，包括訪問、貸款、金融和文檔管理四個領域。隨著住房和公屋檔案的數量隨著時間的推移不斷增加，貸款數量不斷增加，發展健全的住房檔案管理制度，解決住房管理和住房融資問題，是當今的一項重大任務。本文書作者根據其工作經驗發表了意見，并對現行公共住房管理制度中出現的一些問題作出了回應。

1 住房公積金檔案管理的特點

住房公積金的對應部門在辦理不同業務時，都會查閱檔案中客戶的相關資料，檔案中明確記錄客戶最開始的業務辦理情況與之后涉及的多種信息。所以在住房公積金的業務辦理過程中，檔案是客戶的歷史記錄，對于業務的辦理有著十分關鍵的作用。

1）檔案整理有時效性。客戶在辦理住房公積金的對應業務時，需要立即把自己的相關信息、資料予以歸檔。因此，住房公積金的管理擁有較強的時效性，如果客戶在相應的時間中沒有立即進行歸檔，那么就會大大提升將來的工作難度。例如，客戶如需辦理住房貸款，若辦理完對應的業務后，辦理者沒有馬上對信息進行歸檔，則在系統內無法顯示客戶已經辦理了該業務，客戶在之后進行公積金項目辦理時，需要再次填寫相關信息，辦理該業務，從而對客戶的業務辦理產生了負面的影響。所以需要辦理人員在客戶住房公積金辦理中注重業務辦理的時效性，能夠現辦現存。

2）檔案構成復雜，種類豐富。住房公積金的經辦部門、繳存單位、對應管理部門的繳存員工都是住房公積金檔案構成內容。同時以上部門一般還含有其他的公證機構、經辦單位、銀行等，所以構成較為復雜。我國當前的住房公積金檔案一般分為三種類型：提取、貸款、歸集，多種業務檔案還擁有其他不同層次的劃分，所以住房公積金的檔案管理內容十分豐富。

2 住房公積金檔案管理中存在的問題

1）檔案管理設施不達標。檔案管理問題尤其突出，因為房屋局管理部門設立房屋局的時間較短，而且檔案缺乏正式的設計，因而有更多不合理的規定，例如：b.地區一級的辦公條件差或缺乏檔案儲存，致使9小時安全措施失效，并影響了檔案的安全和保存。

2）缺乏檔案管理機制，缺乏限制。今天，我國在住房預算管理方面缺乏更強有力的規章制度和監管機制，各地區住房預算缺乏統一的數據，許多地區的住房預算管理沒有積極參照其他地區的機構，導致缺乏區域管理。住房材料檔案的管理是一個新的、經驗較少的方面，因此，所建立的檔案系統既不系統、統一也不全面，嚴重限制了公共資金的管理。

3）檔案管理小組是不專業的。管理臨時雇傭大量員工的住房合同的員工安排不足，缺乏文件管理方面的理論和實踐知識，不足以應用計算機、處理公共信貸和一些現代管理技術，從而造成日常文件管理的障礙。

4）檔案收集不完整，缺乏統一的規劃。在業務辦理與辦理模式中，住房公積金的管理機構缺乏統一的規劃，很多地區的住房公積金管理機構存在著較大的差異，同時因為管理的內容多樣化，負責管理的工作人員較少，檔案機構不但需要獲取客戶的檔案資料，同時還需要負責其他檔案業務的辦理。但很多業務分散在檔案管理部門的多個科室中，這導致檔案資料在整理、收集的過程中不能統一協同開展，使得檔案資料出現不完整的問題。

3 住房公積金檔案管理的措施

1）規范歸檔程序，強化責任落實。公積金管理中心需結合《住房公積金管理條例》《檔案管理辦法》等有關法律法規，制定適應本單位情況的檔案管理實施細則，用制度來規范檔案的管理。完善檔案管理的保密制度、管理員崗位責任制、出入庫登記制等制度，做到有規可依，保證檔案的準確、完整、安全。嚴格履行歸檔程序。歸檔前，部門需要對資料進行再次審核，確認公積金檔案資料的完整性。部門檔案員根據業務類型和發生的時間對資料按順序編號，即時立卷及裝訂成冊后，編制《檔案保管清冊》。當年的檔案在裝訂成冊或立卷完畢后，可以由部門檔案員暫時保管，期滿之后移交本單位檔案部門管理。移交到檔案部門管理的檔案，應保持卷冊原本封裝，特殊情況必須拆封進行重新整理的，應當會同財務部門共同拆封整理，以明晰責任。各部門都應設立獨立的檔案管理崗，在檔案的流轉過程中分段管理、各負其責，提高檔案管理工作的規范性。各部門檔案管理人員應密切配合，使檔案得到科學的管理、有效的利用和完整的保存。

2）構建完善的檔案管理機制。公積金對應管理機構一定要根據自身的現實狀況，對住房公積金檔案管理的機制予以完善，了解公積金檔案管理過程中相關的保管、歸檔、整理、收集等業務，確保檔案管理人員能夠正確、有效地對客戶的檔案予以操作，從而確保住房公積金資料的準確性與有效性，讓住房公積金檔案標準且規范，符合檔案管理的內容要求。由此可見，住房公積金檔案管理是構建和諧社會、化解公積金貸款風險、健全住房保障系統的基礎，它不僅僅是對企業科學管理的內容。相關的住房公積金管理機構需要有效完成對應的任務與責任，把其納入公積金考核機制內，從而有效化解檔案管理中存在的問題，形成信用貸款對應的責任機制，嚴格根據要求展開考核、檢查，有效促進住房公積金檔案管理工作人員的自主性。

3）培養高水平的檔案管理人員。作為管理公積金檔案的主體，住房公積金檔案管理人員專業素質的高低會直接影響檔案管理的水平，因此，需要培養高水平的檔案管理人員，提高他們的整體素質。一是重視檔案管理人員的專業技術水平。招錄檔案員時盡量選擇檔案管理專業的畢業生，提高檔案管理的專業化水平。同時，加強住房公積金檔案管理人員的日常培訓工作，努力提高他們的檔案管理專業知識水平和技能，使其加強對檔案管理法律法規及檔案管理新理論、新方法的學習，與時俱進做好公積金檔案的管理工作。二是重視對高素質、復合型人才的培養。檔案管理人員不只需要懂得檔案管理知識，還應積極學習住房公積金各項政策規定、業務辦理流程，了解公積金檔案的特殊性。同時，隨著檔案電子信息化建設的推進，檔案管理人員還應該具備一些計算機知識和技能，從而提高檔案管理的效率。

4 結束語

綜上所述，住房公積金檔案管理工作者一定要及時了解檔案管理的最新發展情況，通過增強對檔案管理的認識，構建明確的獎罰機制、構建完善的檔案管理機制、增強檔案管理工作者的專業水平、重視資金投入，從強化檔案管理設施建設等多個內容入手，切實保障相關客戶的應有權益，確保相關部門的業務順利開展，從而促進我國住房公積金相關業務順利、持續發展。