事業(yè)單位檔案管理工作的作用及對策探討

高 倩

（臨縣節(jié)能監(jiān)察大隊，山西 呂梁 033200）

事業(yè)單位與企業(yè)單位不同，相比較而言，更加重視檔案的管理工作。這是由于事業(yè)單位的建設和權威管理的特點導致的，還由于事業(yè)單位的對檔案管理工作的重視程度較高，讓事業(yè)單位的檔案管理工作不斷在發(fā)展和優(yōu)化，展現(xiàn)了事業(yè)單位檔案的管理水平。

1 檔案管理工作在事業(yè)單位中的作用

檔案中有文獻資料、視頻資料、圖片資料、音頻資料等，記錄著事業(yè)單位在發(fā)展過程中的所有軌跡，其中包括有各種文獻記載、活動紀要、監(jiān)督檢查信息等，檔案管理工作完整地展現(xiàn)了一個單位的發(fā)展歷史，體現(xiàn)著一個單位的時代變遷，系統(tǒng)再現(xiàn)了單位的變革歷程，是一份珍貴的檔案資料。

檔案管理能從側面觀察到事業(yè)單位的業(yè)務情況、文化建設以及政策落實等，相當于一部單位的活的歷史書，具有非常重要的作用：

1.1 促進事業(yè)單位的文化建設

單位的文化氛圍和文化精神，集中體現(xiàn)了一個單位的精神面貌，帶動整個單位工作人員的工作狀態(tài)。好的文化建設能夠豐富職工的業(yè)余生活，同時帶動事業(yè)單位的精神文明。文化建設做得好，能夠帶動職工的工作積極性和凝聚力，形成事業(yè)單位不斷向前發(fā)展的源動力。

1.2 提升事業(yè)單位的監(jiān)督管理

事業(yè)單位的各種工作都要圍繞業(yè)務工作而開展，但是又要兼顧好其他方面的工作，才能體現(xiàn)一個事業(yè)單位的綜合水平。一定的監(jiān)督檢查可以督促事業(yè)單位的各項工作有序開展，順利進行，檔案中的監(jiān)督檢查記錄以及整改資料的記錄，都是事業(yè)單位不斷糾錯、不斷完善自己的好方式，必須加大對檔案管理中監(jiān)督檢查部分的檔案管理力度。

1.3 落實事業(yè)單位的各項政策

事業(yè)單位的各項政策從提出到貫徹落實，需要一個載體進行完整地記錄，以便考核績效成果，提供來年政策制定的依據(jù)。檔案中的各項政策落實是否到位、落實的成果如何，都能夠從檔案的真實記錄中反饋出來，做到有理有據(jù)，清晰分明。一定要在檔案管理中加大對各項政策的落實管理工作，保證事業(yè)單位制定出來的政策能真正落到 實處。

2 事業(yè)單位檔案管理的對策探討

2.1 培養(yǎng)管理人才

事業(yè)單位的檔案管理，需要一支專業(yè)化的人才隊伍。定期組織檔案人員進行培訓和學習，邀請領域內(nèi)的專家進行座談和輔導，對于提高檔案人員的工作水平有很大的作用。檔案管理工作瑣碎而復雜，需要不斷與時俱進，更新自己的知識結構，制定考核機制，對人員進行季度的業(yè)績考核，建立清晰的獎懲制度，加強業(yè)務人員工作積極性。檔案人員的素質和工作水平，直接決定著檔案工作的成效，影響著事業(yè)單位的年終考核評分。檔案人員要不斷加強對《檔案法》《保密法》等相關政策法規(guī)的學習，結合本單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，進行適當?shù)卣{整和政策制定，約束檔案人員的工作流程和工作步驟，確保檔案工作做到實處、扎實推進。每年度要進行檔案工作的檢查和反饋，對一年來的檔案管理工作的臺賬、檔案室的設施、檔案室的資料進行巡查和檢查，增加檔案人員的保密意識、安全意識和責任意識。

檔案人員自身也要提高責任感，面對這樣責任重大的工作，一定要嚴格按照工作流程和步驟進行，不斷提高自己的檔案工作水平，積極學習新方法、新技能，運用好以往檔案室的學習資料和管理人員的方法，吸取精華剔除糟粕，為自己所用。

2.2 加強基礎設施，嚴格進出登記

檔案具有保密性和專業(yè)性，根據(jù)檔案的管理現(xiàn)狀，要引進一些信息化的設備和網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，向檔案管理電子化邁進。電子的監(jiān)控設備和智能管理系統(tǒng)也要相應配備，可以提升檔案室、資料室的文件安全性，針對一些機密性的文件，要開設專門的檔案柜進行保存。對一些時間跨度大，年代久遠的珍貴文獻資料等，要進行定期檢查，實時監(jiān)控室溫，放置滅火設備，預防意外發(fā)生。為避免檔案受損，要為檔案室經(jīng)常通風、保持干燥。

檔案室內(nèi)的資料都是原始一手資料，具有不可替代性，一定要保管檔案的原件，不丟失不遺漏。檔案室一定要對進出人員進行嚴格登記，保證檔案的安全性戶外完整性，不要被不明人員進出隨意外帶，不能私自夾帶外界文件資料等進入檔案室。另外對進出人員進行安全檢查，保證進入檔案室的人員隨身未攜帶易燃易爆物品。

2.3 創(chuàng)新管理方式，提高管理成效

事業(yè)單位的管理工作不可小覷，要高度重視、嚴格落實，將國家的各項政策和檔案管理的規(guī)定，落實到位。檔案工作要從小事抓起，不放松不懈怠。管理檔案工作的理念也要更新和完善，找到適合本單位的管理模式，并走出去，向優(yōu)秀的單位進行考察和學習，提高本單位的檔案管理工作成績。互聯(lián)網(wǎng)技術可以充分覆蓋到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，利用先進的計算機軟件進行檔案管理，便于檔案的收集、存儲和查閱，提高檔案管理的保密性和高效性。將數(shù)字化檔案館建設提上日程，作為未來檔案管理工作的重點。加大對智慧化檔案室的建設力度，對重要的資料以及年代久遠的資料進行電子掃描，建立信息庫，晚茶鞥數(shù)據(jù)上傳和完善以及檔案室的信息備份工作。服務永遠是檔案室的工作目標，數(shù)字化建設也是提升服務意識和服務效能的有力手段，必須不遺余力地推行。充分利用檔案資料的價值，為當今事業(yè)單位的發(fā)展提供制定政策的依據(jù)。

3 結束語

信息化技術為檔案管理提供了先進的管理模式，掌握先進的管理技術將利于提升檔案管理的工作質量，提升工作成效。同時，事業(yè)單位的檔案管理，必須嚴格按照相關的規(guī)定和政策進行落實和執(zhí)行，確保事業(yè)單位的檔案管理工作不斷穩(wěn)步向前發(fā)展。