事業單位干部人事檔案管理及服務效率提升策略探討

仇莉麗

（南京江寧科學技術局，江蘇 南京 210000）

1 提高事業單位干部人事檔案管理及服務效率的重要性

隨著近年來國家對機關、事業單位的不斷深化改革，其對干部人事檔案管理及服務效率的提升也提出了新的要求。事業單位機關體制的變化，需要大量工作人員的流動，接踵而來的是人事檔案材料在各單位之間的變動。如果檔案管理工作和服務效率提升不上來，會直接影響到人員的人事安排，進而影響后續許多相關工作的開展。所以提高干部人事檔案的管理服務效率顯得尤為重要。

2 事業單位干部人事檔案管理及服務目前存在的問題

2.1 各級領導和人事檔案管理工作人員的相關意識有待提升

目前很多事業單位內的部分部門領導以及干部人事檔案資料管理人員對人事檔案管理工作的認識還停留在傳統觀念上。如將檔案室視為收藏室，認為檔案管理工作就是簡單的接管、保存。在登記完人事檔案資料后，就把檔案束之高閣，疏于進一步的整理歸納；對人事檔案的管理缺乏主動性、科學性及先進性，甚至有的單位沒有獨立的檔案管理部門，而是以從事其他工作的人員來兼職代為管理。由于兼職人員沒有專業的檔案管理知識和經驗，無法對人事檔案合理歸類，無法科學嚴謹的進行整理保管，因此對日后人事檔案工作帶來許多麻煩，從而嚴重影響到檔案工作的效率。

2.2 部分人事檔案管理工人員的專業知識不足

人事檔案管理工作具有重要的現實意義。但部分事業單位從事這一工作的人員并不是專業人員，缺乏專業的檔案管理工作知識，很多人員是從其他工作轉行過來，如此就導致因專業知識和能力不足而影響工作效率，忙中出錯，甚至出現檔案登記、保存出錯或丟失的問題。

2.3 人事檔案管理的設備陳舊落后

現在已經是信息化的時代，信息技術被廣泛地使用。可是還有一些事業單位依然用傳統人工方法對人事檔案進行管理，設備陳舊，觀念陳舊，意識陳舊，完全跟不上時代的要求和節奏。

如許多事業單位還在使用紙質檔案對單位人員的信息進行登記、收集、整理、傳送移交。其弊端就是不僅效率低下，且還會因為人工疏失而產生差錯。同時紙質檔案不易長期保存，容易損壞和缺失，一旦出現上述情況會對需要相關人員的日后工作調動、人事安排帶來諸多麻煩，甚至造成更深層次的影響。

2.4 人事檔案管理制度不嚴謹

人事檔案部門是個專業性、保密性較強的部門。但現階段一些事業單位卻并未制定專門的檔案管理制度。許多無關人員，閑雜人等，都可以隨意出入檔案管理室，到檔案室聊天、閑逛。有些單位有檔案管理制度，但工作人員并未能遵守相關制度，未經相關領導批準就在手續不全的情況下隨意查閱檔案，甚至有部分工作人員出于一些不法目的，對檔案進行涂改、偽造等現象, 雖然這些可能是部分人員的行為，但這種違法行為無法保證檔案的可靠性、真實性和精確性，對日后人事部門的判斷做出誤導。

3 提升事業單位干部人事檔案管理及服務效率的策略

3.1 強化干部人事檔案管理意識

首先，事業單位領導要起帶頭和表率作用。克服以前思想認識上對檔案管理工作不重視的問題，無論是在思想上，還是在行動上都要做出表率。改變以前粗放型，寬松型的管理方法，對檔案管理工作之前出現的各種歷史遺留問題，派專人進行梳理、整理，安排一位有能力、有一定檔案管理工作專業知識的副職人員專門抓這項工作。

其次，對具體從事干部人事檔案管理的人員也要督促他們改變傳統認知觀念。對于沒有檔案管理工作專業知識的、不稱職的、工作懶散、不認真負責、把檔案管理工作當兒戲的，甚至通過特殊關系安排到人事檔案管理工作部門來混日子的人員調離人事檔案管理工作。同時把真正有檔案管理專業知識的人員、思想作風好、對干部人事檔案管理工作熱情高、認真負責、責任心強的人員充實到檔案管理隊伍中來。

3.2 提高檔案管理人員的專業知識和能力

為了適應時代發展，適應事業單位向多功能性，服務型轉化的大方向，應該對從事檔案管理工作的人員做好內部定期培訓和再教育，提升他們專業知識水平和技能。此外，也可以把相關人員送到專業院校和培訓機構進行培訓和深造，以充分做好人事檔案管理工作后備人才、第二梯隊的儲備，使事業單位人事檔案管理工作后繼有人。

3.3 建立完善科學的檔案管理制度

要建立一套完善的、科學的檔案管理制度，如嚴格的檔案查閱、調用制度。保證無關人員不能查閱、調用人事檔案，更不能越級違規查閱、調用。對違反規定的人員，要進行相應處罰，對不按規定操作的檔案管理人員堅決調離崗位，以保證人事檔案的保密性、準確性和完整性。

3.4 加強現代信息化設備的應用

要加強現代化的計算機管理系統的應用，以之代替傳統的手工收集、記錄、整理、查閱、調用人事檔案。如采用互聯網技術、數字化、信息化技術對檔案資料進行管理不但可以充分提高工作效率，減輕管理人員勞動強度，還可以通過計算機實施檔案的網絡化管理，這對于檔案查閱、調用、傳送等都帶來極大便利，同時也可以減少人為失誤，避免傳統紙質檔案容易破損、缺失、不易保存等諸多問題。

4 結束語

人事檔案管理工作需要各方面都足夠重視，做好這項工作，有助于在任用、提拔各級干部時能夠提供準確、真實、完整翔實的檔案材料，從而讓人事部門做出正確、公正的判斷。而通過以上對事業單位干部人事檔案管理工作的重要性、存在的問題及解決的方法等的逐一分析，希望能夠對改進事業單位干部人事檔案管理工作，提升干部人事檔案管理及服務效率起到一定參考作用。