工傷保險管理中檔案的重要性分析

郭曉華

（菏澤市定陶區人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274100）

工傷保險檔案是一個系統繁雜的體系，需要工傷申報、工傷認定、勞動力鑒定等流程，還涉及經辦機構、醫療機構、公安交警等眾多部門，因此，工傷保險檔案管理鏈條較長，在此過程中，容易造成資料信息的泄漏和失真。所以，加強工傷保險檔案管理十分重要，要及時收集資料，并按照規定進行分類歸檔，促進工傷保險檔案的規范化和科學化，充分發揮檔案的重要作用，為工傷保險事業的持續向好發展貢獻力量。

1 工傷保險檔案的特征

1）鏈條長、步驟繁瑣。工傷保險檔案涉及受傷職工的保費征繳、事故取證過程、事故認定過程、勞動能力鑒定、工傷待遇發放等步驟，展示了工傷保險檔案的鏈條長、步驟繁瑣的特點，并且每個步驟聯系緊密，相互影響。

2）內容多、信息復雜。由于工傷保險檔案鏈條長、步驟繁瑣，決定了工傷保險檔案內容較多的特點，并且每項內容都包含了眾多數據，可見，工傷保險檔案內容多、信息復雜。

3）檔案信息化程度高。伴隨互聯網和信息化技術的深入應用，工傷保險檔案管理工作的信息化程度也在持續提升，檔案信息化的進程在不斷加快，推進檔案管理工作更加高效、科學和規范，也展現出檔案信息化程度高的特點。

4）保存時間長久。工傷保險檔案是一個長期的過程，起始于職工繳納工傷保險的時間，持續到職工受傷后50年結束，是一個長期的過程，在此過程中，都需要工傷保險檔案的支持，因此，工傷保險檔案的保存時間長久[1]。

5）信息安全性高。工傷保險業務中的項目繁多、信息量大，與受傷職工、用人單位的利益密切相關，為了保證檔案的真實性和高效性，既需要保存紙質版檔案，還要保存電子版檔案，而且紙質檔案和電子檔案內容一致，具有唯一性和隱私性。因此，工傷保險檔案管理的信息安全性要求很高，需要專人管理，執行嚴格的查閱制度，從而減少檔案信息泄露或被篡改的隱患。

6）共享需求迫切。工傷保險檔案包含了保費征繳、工傷認定、勞動能力鑒定、待遇發放等內容，這些檔案環環相扣，互相影響，上一環節對下一環節具有極強的銜接價值，所以，共享需求極為迫切。例如工傷待遇發放的前提是核對保費征繳信息；勞動能力鑒定的條件是工傷認定等檔案信息；賠償撥付則需要所有環節的檔案信息[2]。

2 工傷職工檔案管理工作的重要性分析

工傷保險檔案的形成是一個系統、完整的過程，在實際工作中，需要涉及以下幾個方面：一是工傷事故發生后，需要及時報案；二是工傷事故發生后，需要人社部門對受傷職工是否為工傷作出行政確認；三是對受傷職工申報的停工留薪進行全面評測，并作出相應的批復；四是有專業機構和對應類別專家對受傷職工進行勞動能力鑒定，并給出評定等級。完成以上四個環節，才能基本保證工傷職工的切身利益，并在整個過程中，涉及辦理的過程和各有關機構出具的證明材料，都要到工傷保險主管部門建檔立卷，由工傷保險檔案管理部門完成檔案的收集和整理工作。可見，每個環節的工作都十分重要，形成的檔案資料都是工傷保險檔案的關鍵資料。

在此過程中，工傷保險檔案管理工作進一步促進工傷職工傷有所保更加順暢、規范，同時也詳細記錄了每個經辦過程，為工傷認定定性準確做到了有據可查，讓受傷職工享受到社會保障的紅利[3]。

另外，工傷保險檔案管理工作是保證企業擁有穩定員工的重要措施之一，也是員工獲得福利保障的重要體現。通過推進工傷保險檔案管理的規范化水平，讓單位更好的了解和掌握職工在工作中呈現的風險，受傷的程度深淺，并且第一時間給與受傷職工安撫和幫助，既是對受傷職工的關懷和救濟，也是單位管理職工的一種感情方式，在以后的發展中，需要進一步的加深和推廣。

3 提升工傷保險檔案管理水平的建議

1）加強檔案管理重視程度，完善制度建設。加強工傷保險檔案管理人員對本職工作的重視程度，增強為參保職工服務的意識，用自己的行動來保障受傷職工的基本生活不受影響，生活水平不降低。在工傷保險管理工作中，包括社會保險征繳、待遇發放等事項，如果缺乏對社會保險檔案管理的重視，就無法站在受傷職工的角度進行處理矛盾問題，不能認真收集和整理工傷保險檔案資料，無法發揮檔案的重要作用。因此，要加強對工傷保險檔案管理人員的培訓，樹立正確的思想認識。同時，結合本職工作，提出推進工作科學化、規范化的建議，從而不斷完善相關管理制度，為以后工作的開展奠定良好的 基礎。

2）按照標準分類整理，確保檔案的系統性。工傷保險檔案包含的辦理流程角度，在不同的流程業務中，會形成不同的檔案。包括工傷保險費征繳、工傷認定、勞動能力鑒定等流程，都會有自己完整的檔案資料。所以，為了提升工傷保險檔案的規范性，就要按照不同的標準分類。比如，可以按照業務辦理流程分為保險費征繳信息檔案、工傷認定檔案、勞動能力鑒定檔案、待遇發放檔案等。而各流程檔案中，又可以按照時間、部門等標準進行分類，包括1月份工傷檔案、2月份工傷檔案，或者張某工傷檔案、李某工傷檔案等。同時，將每份檔案進行編號，保證檔案保存連續、完整，避免出現檔案的丟失，也便于以后的查詢[4]。

3）推進電子檔案轉換速度，提升檔案管理效率。信息化技術的發展，也帶動了工傷檔案管理的提檔升級，為工傷檔案的存儲和應用多了一種方式。工傷電子檔案作為紙質檔案的備份，可以增強紙質檔案的安全性，便于工作中快速準確查找，也延長了檔案的保存年限，有效提升了工傷檔案管理的質量和效率。比如，在計算工傷待遇時，工作人員可以在系統內直接調取受傷職工的參保、工傷認定、勞動能力鑒定等信息，可以直接得出結果，縮短了工傷待遇審核及發放時間，盡最大程度緩解受傷職工及家庭的經濟狀況。同時，電子檔案除了安全性高、便于查詢外，還能實現容量大、傳播快的目標，與紙質檔案相比較表現出明顯的優勢。因此，建議各級社保部門都要建立信息平臺建設，推進電子檔案的深化和廣泛應用。

4 結語

綜上所述，工傷保險是社會保障中的重要內容，是對職工受到職業傷害后最有力的保障，因此，為了讓工傷保險發揮應有的作用，做到有理有據，有據可查，加強檔案管理，具有十分重要的意義。