人力資源和社會保障檔案管理措施研究

宋家波 陳 晨

（廣饒縣公路事業發展中心，山東 東營 257300）

現如今，檔案管理已經成為保證國民經濟發展的一項重點工作，檔案作為基礎信息載體，是保證人力資源與社會保障工作得以順利開展的先決條件。作為基礎性較強的工作，高質量的檔案管理能夠為各項工作的開展提供便利。因此，有必要對人力資源和社會保障檔案管理措施進行研究。

1 人力資源與社會保障檔案管理的重要性

從國家角度中看，檔案管理屬于幫助國家維持秩序的一項基本工作，能夠為社會中的各種工作提供足夠優質的人力資源保障，因此高品質的檔案管理能夠有效提高社會穩定性。而從個人角度來看，檔案管理則能夠關系到相關工作人員的個人職位晉升等問題，并為人們的生活、工作提供輔助作用。在我國，隨著人事制度的發展變化，檔案管理受到的重視程度變得越來越高，只有通過強化檔案管理工作的效率與質量，才能夠令檔案管理工作在社會的快速發展中發揮出應有的作用。在人力資源與社會保障檔案管理中，傳統管理方式依然是目前較為常見的一種檔案管理模式，因為傳統文件歸檔模式能夠在整理過程中結合材料規律性來實現文件管理，從而保證不同檔案相互之間具有足夠的關聯性。但是這種傳統方式同樣存在弊端，例如結合材料特征形成的組卷本身便具有非常多的不確定因素，而且因為每一名檔案管理者自身的專業能力各不相同，所以有可能在立卷時出現差異性[1]。除此之外，因為案卷標題非常復雜，所以在不同人的操作過程中，標題的設定將會出現差異，從而影響到檔案的管理質量。而且在開展傳統檔案管理的歸檔工作時，因為過于重視手工歸檔，所以會導致歸檔的工作量出現大幅提高，從而影響到工作人員的歸檔效率。當檔案工作的便捷性受限時，便會促使檔案的攜帶、保存難度出現大幅提高，從而影響到檔案管理效率。所以在開展人力資源和社會保障的檔案管理工作時，應該通過現代管理方式來提高檔案管理的安全性，以此來保證檔案管理質量。

2 人力資源和社會保障檔案管理的優化方式

2.1 強化檔案管理隊伍建設

在檔案管理過程中，無論是傳統還是現代管理方式，檔案管理人才都是保證檔案管理質量的核心因素，因為檔案管理必須通過高素質人才的人工操作才能保證管理質量。而且高素質的檔案管理人才隊伍還能夠在管理方式優化之后，第一時間適應全新的檔案管理模式，從而促使檔案管理始終滿足時代的發展需求。所以在構建檔案人才隊伍時，需要重點考量管理人員的專業性，并通過在人員招聘中適當提高素質要求，來保證所有檔案管理人員都能夠在面對檔案管理工作時，及時適應檔案的相關管理工作。在此期間，還應該針對檔案人員隊伍專門開展培訓管理工作，通過結合分級培訓的制度來完成相關課程安排，以此來保證課程培訓時的有效性。在培訓過程中必須考慮不同人員的個人情況。避免在培訓期間出現一刀切的問題。除此之外，還可以通過外聘專家的方式專門開展檔案管理講座。而且為了達到激勵員工的效果，還可以通過完善獎懲制度來提高員工的學習熱情。為了保證培訓質量，還應該適當加強對于檔案管理工作的宣傳，通過宣傳的方式可以令眾多檔案管理人員明白工作的重要性。因為檔案管理工作相對比較枯燥，所以需要利用宣傳的方式來引導員工重視起檔案 管理。

2.2 強化檔案信息化建設

在如今的社會中，信息技術作為帶動社會發展的核心技術，在很多行業中都發揮出了非常重要的作用，因此信息技術的重要性毋庸置疑。在人力資源與社會保障檔案管理的過程中，可以通過信息技術完成檔案數據庫的構建，以此來強化檔案管理期間數據信息的采集、處理效率，并打破傳統文字檔案中具有的局限性。利用網絡開展檔案管理無疑更加適合新時期的檔案管理工作。因為相較于紙質文件檔案而言，數字化檔案無論是保存效果還是傳輸效率都會得到大幅提升。但是在信息化建設期間，檔案管理必須加強對于網絡安全的重視程度，因為檔案內容極為關鍵，所以網絡風險是檔案管理必須面對的一項重要問題。

為了保證數字檔案的安全性，應該合理完善信息化安全管理體系，在制定安全管理體系時，需要針對檔案信息的使用、管理權限進行合理約束，并開展針對性監管。在面對各類檔案信息時，應該按照數據重要性開展風險等級評定，然后根據管理人員級別、崗位進行權限分配。在面對中重要檔案時，還應該專門設置內容查詢方式，并開展檔案加密上傳渠道，以此來保證檔案使用時的安全性。除此之外，在開展檔案備份工作時，則需要安排專人定期查詢備份檔案狀態，避免因備份檔案失效而影響到檔案管理質量[2]。

2.3 完善檔案管理制度

在檔案管理過程中，需要針對檔案管理制定一套切實可行的管理制度，通過管理制度來提高檔案管理時的規范性，而且通過對檔案管理的協調與規劃，還能夠促使檔案管理制度變得更加科學、合理。就目前而言，人力資源與社會保障檔案與養老、就業等多項社會熱點問題擁有直接關系，所以在完善管理制度時必須對資源配置做出合理優化，以此來實現檔案信息的快速共享，另外還應該加強相關部門之間的溝通與交流，完善不同部門之間的檔案交接方式，避免檔案信息在傳遞過程中出現偏差。除此之外，還應該深入挖掘人力資源和社會保障檔案的潛在價值，通過加強檔案研究來提高檔案管理質量，因為這部分檔案信息本身便具有非常多的數據資料，所以應該適當結合信息技術將檔案內部的關鍵信息以視頻檔案的形式表現出來，從而提高檔案內容的使用效果。

3 結論

總而言之，人力資源和社會保障檔案管理的重要性毋庸置疑，檔案作為保證社會穩定發展的重要信息，其內容關系到大部分人的生活與工作，因此檔案管理非常重要。相信隨著更多人了解到檔案管理的重要性，人力資源和社會保障檔案管理工作一定會變得更加完善。