探究人事檔案管理信息化策略

王 靜

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

人事檔案工作是在選拔任用管理監(jiān)督以及評鑒人才過程的重要依據，是合法維護人才權益的基礎，同時也是我國社會發(fā)展過程中重要的資料。早在2018年11月《干部人事檔案工作條例》的頒布中便明確增加了關于信息化建設內容：需要進一步對人事檔案進行信息化管理和開發(fā)，提升檔案管理的質量與效率，建立更加安全高效的信息化管理體系。

1 人事檔案信息化建設的優(yōu)勢

1）有效保護原檔案。人事檔案管理信息化建設，可以充分的保護原檔案。紙質檔案在保存過程中會由于出現(xiàn)意外等而損毀或者缺失。信息化的檔案可以通過特殊介質對其進行保存，確保相關檔案免受破壞，同時數(shù)字版的人事檔案資源可以對其進行加密，使得其安全性更高，有效的避免由于長期處理過程而產生的紙張損壞、字跡模糊等現(xiàn)象，并且也可以節(jié)省人力和物力，在資源共享檔案查閱過程中更為高效。

2）統(tǒng)一管理標準。實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設可以進一步規(guī)范相關工作的標準，尤其是可以借助信息化的模式構建多維立體的管理模式。上下級之間以及各個部門之間的人事檔案在交接過程可以更為高效，實現(xiàn)了信息資源的無縫使用。對于檔案的查閱轉遞以及檢查等都可以更為高效，使得人事檔案管理工作更具規(guī)范性和高效性。

3）提高管理效率。借助信息系統(tǒng)可以構建方便快捷的使用界面，檔案管理過程也可以更加便捷。比如可以解決傳統(tǒng)檔案管理中碎片化所碎化的管理方式，同時也可以做到檔案及時歸檔、及時使用、及時共享、及時對其進行更新，確保人事檔案的實時性，進一步提升檔案的規(guī)范化管理水平。

2 人事檔案信息化建設策略

當前人事檔案信息化建設過程中仍然存在一定的問題，首先由于人事檔案具備一定的特殊性，因此在對其實現(xiàn)信息化的過程中需要更高的標準，要確保電子文件安全性。一些單位在實現(xiàn)檔案數(shù)字化時，往往都采取外包的形式，這也就無法從根本上確保相關信息的安全。其次，人事檔案在管理過程中需要按照涉密檔案來進行管理，信息化的人事檔案仍然需要在存儲以及共享等過程中都做好安全管理工作，有效的防止信息資源的外泄，需要引入信息安全系統(tǒng)、物理安全系統(tǒng)、網絡安全系統(tǒng)來作為保障，這也會投入更多的人力和財力。第三，檔案信息化在構建過程中需要更為嚴格的方法，無論是在數(shù)據的采集上還是應用上，各個環(huán)節(jié)都具有一定的復雜性，因此需要通過有效的手段提升人事檔案管理的有效性。

1）健全管理機制。人事檔案信息化建設仍然存在一些問題，會由于檔案的特殊性以及檔案管理系統(tǒng)的特殊需求，使得檔案信息化體系構建具備一定的復雜性。因此人事檔案信息化建設需要進一步健全管理機制，要嚴格約束有關文件資源的使用。可以根據人事檔案信息化建設的現(xiàn)狀來制定相關細則，如《人事檔案信息化管理崗位職責》，《人事檔案信息化場地管理辦法》，《人事檔案信息化保密協(xié)議》，《外包人員保密承諾書》等，需要通過管理機制作為保障來確保人事檔案在信息化構建以及后續(xù)應用過程中都有相應的保障程序，并且在落實過程中需要做到嚴格的監(jiān)督，讓檔案管理工作更為高效、有序，同時也可以真正發(fā)揮人事檔案的信息化價值，使得資源共享更為高效。

2）完善管理流程。人事檔案信息化建設要完善的管理流程，需要按照國家技術標準來規(guī)范操作。信息化的建設需要借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需要按照標準規(guī)范來進行細化各個細節(jié)。如掃描紙質文檔時，需要做好保密工作，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為圖像和文本時，需要嚴格按照規(guī)范來構建目錄，在掃描過程中需要做好細化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性，也保持完整性和準確性，使得電子檔案與紙質檔案完全一致、高效可用。借助新的技術手段可以更好的實現(xiàn)檔案資源的共享，這樣除了檔案管理人員以外，其他需要對檔案資源進行查閱的人如果具備權限，就可以登錄網站對信息進行調取，這樣既給用戶帶來了方便快捷的體驗，同時也減少了工作人員瑣碎的工作步驟，不需要通過傳統(tǒng)的方式來對信息進行檢查、收集，可以提升檔案資源的服務質量和效率。在進行資源共享時，應當重視其信息的安全性和保密性，只可以在具有權限的平臺上打開使用。

3）提高管理意識。人事檔案管理信息化建設需要進一步提升管理人員的核心素養(yǎng)。信息技術的快速發(fā)展使得其已經被廣泛應用到各個行業(yè)，信息技術應用的過程中需要相關人員具備信息化的操作意識。如果一些管理人員以老舊的工作方法開展管理，對信息技術持有排斥的態(tài)度，那么相關工作在落實過程中將會面對很多阻力。需要檔案管理人員熟悉電子文檔的構建和使用方法，同時在管理過程中也需要結合電子檔案狀態(tài)特征來對管理人員進行培訓。管理人員需要掌握安全防護手段和計算機系統(tǒng)知識，要構建一批專業(yè)能力強、政治素養(yǎng)高、作風正派的檔案管理人員。需要加強其專業(yè)知識的培訓，這不僅包括計算機網絡信息安全等方面的培訓，也需要其具備安全意識以及職業(yè)道德觀念，更好的利用現(xiàn)代化手段來開展管理工作，同時也可以遵守職業(yè)道德，在開展工作時具有更強的原則性，使得相關工作的開展更為高效。

4）引入資源支持。人事檔案管理工作在信息化落實過程中，需要引入大量的資源作為支持。首先需要硬件方面的支持，信息化建設需要終端設備作為保障，如計算機掃描儀等錄入設備，以及安全防護設備，相關數(shù)據在錄入的過程中需要遵守規(guī)范，同時在對電子檔案進行建檔、保存時也需要安全管理設備作為保障。因此需要提供優(yōu)質的軟件資源來對電子信息檔案進行管理，使得相關檔案在使用共享等過程中可以嚴格按照規(guī)范。通過統(tǒng)一化的電子檔案標準，可以使得不同部門之間的檔案資源實現(xiàn)無縫共享，這樣既提高了人事檔案的交換效率，同時也有助于對人才的選拔和任用。

3 結束語

總的來說，當下人事檔案信息化建設是一項長期且復雜的工作，需要系統(tǒng)的對其進行分析，并且結合信息化發(fā)展的大趨勢，針對當前信息化建設過程中存在的諸多問題予以重視，在面對各種問題時應當積極采取應對策略，而不是回避。人事檔案管理信息化建設不僅有助于單位人力資源的有效調配，也可以更好地利用檔案信息與其他資源進行整合實現(xiàn)資源的實施聯(lián)動，充分發(fā)揮檔案資源的價值，為人才的有效利用提供平臺。